Инвентаризация материальных ценностей.
Положение о бухгалтерском учете и отчетности обязывает предприятия проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей не реже одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете при смене материально-ответственных лиц и при стихийных бедствиях в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении В процессе инвентаризации проверяются сохранность материальных ценностей правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.
Организует и руководит проведением инвентаризации руководитель предприятия или его заместитель, или главный бухгалтер. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия.
Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам. Складские операции в этот период не производятся заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточку складского учета материалов и сданы в бухгалтерию предприятия. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации излишки или недостачи, оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости.
Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общехозяйственных расходов дебет счета 10 - кредит счета 26. Недостача ценностей списывается на счет 94 Недостачи и потери от порчи ценностей с уменьшением стоимости и количества их по счета материальных ценностей. 3. Совершенствование учета материалов с применением вычислительных средств В условиях существования АСУП и автоматизированного складского хозяйства вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов.
В них на основании первичных документов отражают те же данные, что и в карточках складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют лишь по сладам и материально-ответственным лицам. Машинограммы используются для контроля за движением и состоянием материалов на складе и оперативного управления производством.
При использовании ЭВМ все необходимые регистры при сальдовом методе учета матеиалов групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости составляют на машинах. Аналитический учет материалов в бухгалтерии с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка со складским учетом и в этом случае осуществляется вручную. При передаче на вычислительное устройство карточек складского учета на их основе разрабатывается сортовая оборотно-сличительная ведомость, в которой сопоставляются исходящий остаток материалов в количественном и суммовом выражении по первичным документам, по карточкам складского учета и выявляются отклонения между этими данными.
Оба изложенных варианта аналитического учета материалов с применением ЭВМ имеют существенные недостатки, поскольку при сальдовом методе трудоемкой является разработка групповых и сальдово-сличительных ведомостей для сверки данных бухгалтерского и складского учета непосредственно с помощью машин.
При составлении только сальдовой ведомости сверку с карточками складского учета производят вручную, что значительно затруднят поиск и обнаруж6ния ошибок. При составлении сортовых оборотных ведомостей на ЭВМ ослабляется контроль за ведением складского учета и ведением складского хозяйства. В связи с этим целесообразно использовать комбинированный метод учета материалов, сочетающий прогрессивность сальдового метода и меньшую трудоемкость разработки регистров и поиска ошибок при втором варианте.
При комбинированном методе осуществляется постоянный контроль за складским учетом, и составляются сортовые оборотные оборотно-сличительные ведомости. Данные о начальных остатках и оборотах по каждому номенклатурному номеру облегчают поиск ошибок и расхождений.