Области применения информационных технологий в сфере экономики

Области применения информационных технологий в сфере экономики. Необходимость автоматизацииАвтоматизация управления финансами, как и во всех других случаях, позволяет значительно повысить качество работы, ускорить ее, в частности, по следующим направлениям 1. Бизнес-процессы управления финансами содержат большое количество рутинных расчетов сведение исходных данных подразделений, в текущем финансовом планирование, расчет остатков денежных средств в Платежном календаре и т.п ручное выполнение которых требует значительного времени и порождает ошибки автоматизация позволит устранить ошибки расчетов и сократить их сроки. 2. В процессе текущего финансового планирования подбор вариантов, перепланирование связанных показателей, коррекция связанных планов при ручной работе часто не остается времени для нахождения оптимального варианта, планирование часто останавливается на первом непротиворечивом плане автоматизация, снизив время подготовки варианта, позволит выработать множество вариантов и провести их сравнительный анализ. 3. Процесс управления задолженностью в связи с большим объемом анализируемых данных по договорам часто ограничивается посмертным анализом фактического состояния расчетов с контрагентами за прошедший период автоматизация, в числе прочего, учета договоров позволит делать прогноз состояния задолженности и вырабатывать превентивные меры по его улучшению. 4. Оперативное планирование и управление платежами при ручной работе из-за большого числа пересчетов часто ограничивается заданием и контролем лимитов оплаты на небольшой период, например, неделю не ведется, как правило, и ежедневный пересчет Платежного календаря с анализом дней потери ликвидности и оптимизацией.

Автоматизация позволит поднять этот процесс на гораздо более высокий уровень.

В целом автоматизация управления финансами дает руководителю мощный инструмент прогнозирования, выбора вариантов и анализа будущего финансового состояния предприятия, мониторинга его текущего состояния для принятия своевременных и адекватных управленческих решений. Области применения корпоративных информационных систем в сфере управленческого учета Перемены в российской экономике сделали отдельную организацию не только объектом управления, но и субъектом, формирующим законы управления по собственным критериям.

Законодательно установлены только система фискальных требований и правила финансового бухгалтерского учета.

Непривычная доныне свобода в принятии управленческих решений вместе с назревшей необходимостью использовать ее грамотно привлекает внимание российских бизнесменов к давно сложившимся в мире принципам и методам управленческого учета. Процесс формирования отечественного управленческого учета, очевидно, не может быть автоматическим переносом уже достигнутого в нашу практику хозяйствования.

С одной стороны, необходимо учитывать национальные особенности, а с другой стороны, необходимо учитывать общие тенденции совершенствования бизнеса на базе научно-технического прогресса и в целях лучшего удовлетворения потребностей потребителей.

Корпоративный системный подход к процессу управления организацией представляется наиболее эффективным, так как позволяет обеспечить согласованность по крайней мере непротиворечивость краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных управленческих решений.

Краткосрочные управленческие решения однозначно отображаются на хозяйственные операции организации и учитываются в виде бухгалтерских проводок.

Бухгалтерские проводки за определенный период времени традиционно месяц, квартал, год обобщаются в оборотный баланс и ряд отчетных форм на его основе. Среднесрочные и долгосрочные управленческие решения находят свое выражение в бюджетах организации, составляемых, как правило, на год, пять, десять лет. А бюджеты есть ни что иное, как плановые показатели по всем или отдельным, в зависимости от подробности и ориентации планирования, пунктам баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета о движении денежных средств и прочих отчетных форм. Отдельные задачи принятия управленческих решений по конкретным вопросам хозяйственной деятельности организации сформулированы, методы их решения известны.

Интересна проблема корпоративного представления таких задач, поиск оптимальных решений по комплексному критерию, сформированному на базе долгосрочных стратегий развития организации.

Построение любой системы управления включает три обязательных этапа - создание информационного пространства, необходимого для определения управляющих воздействий - разработку методологии синтеза управлений в нашем случае - автоматизированного принятия управленческих решений - создание форм в том числе экранных представления информации о рекомендуемых управленческих решениях и обоснованиях выданных рекомендаций. Подача управляющих воздействий на объект, которым является финансово-хозяйственная деятельность организации, осуществляется в ручном режиме менеджером соответствующего уровня. Проблема создания единого информационного пространства организации на сегодня успешно решена, и это решение реализовано в многочисленных программных продуктах.

Все профессиональные разработчики систем управления предприятием используют именно этот подход. При этом термин управление используется в смысле упорядоченного и наглядного представления фрагментов информационного поля в нужном месте системы, т.е. в смысле managment system, а не control system. Создание общей концепции автоматизации процесса принятия управленческих решений своевременно как с точки зрения потребностей рынка, так и по уровню существующего программного обеспечения в этой области.

В настоящее время имеются два различных направления развития программного обеспечения задачи исследования операций в экономике, использующие базу данных управленческого учета, и задачи финансового бухгалтерского учета, фиксирующие состоявшиеся хозяйственные операции и отражающие финансовое состояние организации в виде баланса с последующим анализом.

Однако, база данных управленческого учета и информация для задач бухгалтерского учета являются подмножествами единого информационного пространства организации. Поэтому для целей автоматизации процесса принятия управленческих решений будет лучше, если формирование структуры данных управленческого учета в нашей стране произойдет адекватно общеизвестной математической постановке задач исследования операций в экономике организации. Для обеспечения качественного решения каждой отдельной задачи с точки зрения внешней выходной информации необходимо формализовать ее как часть общей задачи управления организацией, то есть использовать корпоративный подход.

Представляется правильным подойти к решению проблемы с построения структуры областей принятия решений с последующей детализацией ее до конкретных задач управления. Выделим ряд задач, образующих верхний уровень системы управления организацией, решение которых формируют ограничения для принятия решений на нижних уровнях системы и позволяют представить общий критерий максимизации приведенной чистой прибыли в виде линейной формы частных критериев для принятия решений по отдельным вопросам хозяйственной деятельности.

Основой автоматизированного синтеза управленческих решений может служить математическая модель финансово-хозяйственной деятельности, в которой реализовано формальное описание процедуры выполнения бухгалтерских проводок и построения баланса организации. Модель представляет экономическую информацию методом пространства состояний в применении к хозяйственной деятельности организации.

Вектор состояния системы определен как бухгалтерский баланс, некоторые функции, характеризующие эффективность деятельности организации, трактуются как выходные величины. Входными же воздействиями в системе являются хозяйственные операции. Представление экономической информации в виде подмножества управленческой информации, а это подмножество - как подмножество единого информационного пространства позволяет подойти к моделированию влияния управленческих решений на баланс организации, через который может быть оценено качество принятого управленческого решения.

Полученную систему можно разбить на подсистемы, моделирующие отдельные этапы финансово-хозяйственной деятельности организации, которые требуют принятия управленческих решений. Процедура принятия такого решения, как правило, есть оптимизационная процедура по требуемому критерию в заданных ограничениях.

Ограничения получаются как связи выделенной подсистемы с остальными частями системы, а критерии оптимизации задаются в соответствии с общей стратегией управления организацией. Таким образом, математическое моделирование финансово-хозяйственной деятельности организации позволяет на едином информационном пространстве строить оптимизационные процедуры поиска управленческих решений например, методами исследования операций. И далее, учитывая тот факт, что модель является имитационной, полученные решения могут быть оценены с точки зрения прогноза состояния и финансовых результатов организации в случае применения их в практике хозяйствования.

Последний этап разработки системы управления организацией - ее интерфейс. Непременным условием на этом этапе является обеспечение не просто выдачи соответствующего решения, а прозрачное объяснение тех логических умозаключений или количественных характеристик, которые привели к его получению. 1.2. Автоматизация управления финансами, сущность и проблематика Роль и место управления финансами в составе финансово-хозяйственной деятельности предприятия Управление финансами - важная часть финансово-хозяйственной деятельности предприятия см. схему 1 Цель управления финансами - обеспечение деятельности предприятия финансовыми ресурсами, необходимыми для его бесперебойного функционирования.

Задачи управления финансами являются контроль и поддержание ликвидности предприятия - его способности расплачиваться по своим долгам контроль доходности предприятия - соответствия уровня расходов объему доходов оптимизация использования денежных средств и других финансовых ресурсов предприятия.

Схема 1. Управление финансов взаимосвязано с другими областями финансово-хозяйственной деятельности через предоставление и контроль использования финансовых ресурсов. Управление финансов широко использует данные как бухгалтерского, так и оперативного учета деятельности предприятия.

Особенности в отличие от других областей финансово-хозяйственной деятельности, управление финансами не регламентировано законодательно нет официальных правил и методик, установленных форм отчетности и т.п. кроме того, на сегодняшний день отсутствуют стандартные или хотя бы общепринятые отечественные методики его постановки и функционирования на предприятии. Существующие западные методики требуют адаптации из-за различий в условиях ведения бизнеса, а разрабатываемые отечественные носят, как правило, заказной характер и ориентированы на конкретные предприятия. Организационные структурыУправление финансами, как правило, организуется и осуществляется Финансовым директором предприятия.

Для выполнения необходимых функций и процедур на средних и крупных предприятиях при Финансовом директоре организуется функциональное подразделение - Финансовая служба Финансовый отдел, Финансовое управление. В небольших организациях функции управления финансами могут выполняться в рамках Планового Планово-экономического отдела в ряде случаев функции Финансового директора могут быть возложены на Главного бухгалтера организации.

В крупных предприятиях в рамках финансовой службы возможно выделение отделов секторов бюджетного, инвестиционного, налогового планирования, управления платежами, взаиморасчетами и т.п. Выполняемые функцииФинансовая служба выполняет следующие функции финансовое планирование планирование на очередной период год, квартал, месяц доходов и расходов, движения денежных средств, прогнозного баланса организации инвестиционное проектное планирование - расчет объемов, сроков и источников инвестиций, графиков их возврата налоговое планирование - расчет сумм и сроков налоговых платежей, сборов и отчислений с учетом штрафов и санкций управление дебиторской и кредиторской задолженностью предприятия - установление лимитов ее возникновения и погашения, контроль их соблюдения оперативное планирование и управление платежами - составление платежного календаря, визирование счетов к оплате и заявок на платежи оптимизация использования финансовых ресурсов расчет потребности и организация получения заемных средств, размещение временно свободных средств контроль соблюдения показателей финансового плана, анализ его выполнения финансовый анализ текущего и прогнозируемого состояния предприятия - расчет и анализ финансовых коэффициентов, план-факт анализ.

Взаимодействующие структуры и функцииФинансовая служба взаимодействует со следующими функциональными подразделениями 1. Бухгалтерия передает финансовой службе фактические данные бухгалтерского учета в качестве исходных данных планирования и для анализа выполнения планов получает от финансовой службы распоряжения на оплату, завизированные счета к оплате и другие документы по движению денежных средств в рамках оперативного управления финансами. 2. Планово-экономический отдел передает финансовой службе плановые затраты на производство продукции и плановые объемы закупок сырья, материалов и товаров для текущего финансового планирования. 3. Отдел продаж сбыта передает финансовой службе планы реализации в стоимостном выражении для текущего финансового планирования. получает от финансовой службы утвержденные контрольные показатели поступлений денежных средств. 4. Отдел закупок материально-технического обеспечения и другие подразделения с правом расходования денежных средств передают финансовой службе заявки на платежи для обеспечения своей деятельности получают от финансовой службы утвержденные лимиты расходования денежных средств передают финансовой службе на визирование поступающие счета к оплате.

Схема взаимодействия служб представлена ниже схема 2 Схема 2. Состояние и проблемы автоматизации В настоящее время отсутствуют стандартные или хотя бы общепринятые специализированные программные продукты автоматизации управления финансами, предлагаемые несколькими фирмами программы финансового планирования имеют единичные продажи, редко встречаются и заказные разработки. В основном используются 1. электронные таблицы Excel или заказные системы на их основе, частично автоматизирующие некоторые наиболее трудоемкие функции сведение смет расходов подразделений, формирование сводного плана прибылей и убытков составление и оптимизация платежного баланса предприятия плана движения денежных средств формирование отчета об исполнении финансового плана, расчет отклонений фактических показателей от плановых. 2. Функции планирования и управления платежами, встроенные в программы управления торговлей контроль входящих счетов на соответствие лимиту плану, формирование платежных документов на оплату.

Средние и крупные предприятия, имеющие выделенную финансовую службу, испытывают потребность в автоматизации ее деятельности с интеграцией в корпоративную информационную систему.

Сильным сдерживающим фактором здесь является отсутствие общепринятых стандартов деятельности финансовых служб, смешение их функций с бухгалтерскими и оперативными, большой разрыв между методикой работы, поддерживаемой программой, и сложившимися распределением обязанностей в конкретной организации.

Описание бизнес-процессов функционирования системы управления финансамиФункционирование системы управления финансами можно отобразить следующими укрупненными бизнес-процессами, каждый из который распадается на ряд более мелких текущее финансовое планирование сбор и сведение исходных данных, формирование плана бюджета прибылей и убытков, составление и оптимизация платежного баланса плана или бюджета движения денежных средств, определение источников получения недостающих финансовых ресурсов, формирование прогнозного баланса, доведение утвержденных показателей и лимитов и согласование с ними исходных показателей планирования управление дебиторской и кредиторской задолженностью обязательствами предприятия учет остатков задолженности, установление лимитов ее возникновения и погашения, оперативный учет движения задолженности, контроль соблюдения лимитов оперативное планирование и управление платежами сбор заявок на платежи, формирование и оптимизация платежного календаря, оперативный учет движения денежных средств, перепланирование календаря платежей по результатам его фактического исполнения, формирование распоряжений на оплату анализ выполнения финансового плана, финансовый анализ сбор и сведение фактических данных формирование отчетов о выполнении финансового плана, анализ отклонений фактических показателей от плановых, расчет и анализ финансовых коэффициентов.

Текущее финансовое планирование Схема 3. Общее описание 1. Цель текущего финансового планирования - определить, согласовать и утвердить плановые финансовые показатели на очередной период месяц, квартал, год доходы и расходы предприятия, объемы поступлений и платежей денежных средств, значения статей баланса предприятия на конец периода состояние дебиторской и кредиторской задолженности, внеоборотных активов и т.п 2. Результатом текущего планирования является Финансовый план, состоящий, как правило, из 3-х документов Плана прибылей и убытков, Плана движения денежных средств и прогнозного баланса.

Нередко Финансовый план представляют в виде одного документа, объединяющего показатели Плана прибылей и убытков и Плана движения денежных средств.

Единой утвержденной формы Финансового плана не существует как правило, используются формы, приближенные к соответствующим формам бухгалтерской отчетности. Типовая структура документов Финансового плана представлена на рисунке 1 План прибылей и убытков План движения денежных средств Прогнозный баланс Наименование Сумма Наименование Сумма Наименование Сумма Текущая деятельность Остаток на начало периода Актив Доходы Текущая деятельность Внеоборотные активы от реализации продукции Поступления от реализации продукции Баланс Расходы Пассив производственные затраты Платежи Уставный капитал закупка сырья Инвестиционная деятельность Баланс приобретение основных средств Сальдо по текущей деятельности Финансовая деятельность Инвестиционная деятельность продажа облигаций Финансовая деятельность Прибыль убыток Налог на прибыль Остаток на конец периода Прибыль после налогообложения Распределение прибыли Нераспределенная прибыль убыток Рис. 1 Весь процесс текущего финансового планирования разбивается на несколько этапов сбор и сведение исходных данных для планирования формирование первоначального варианта Финансового плана оптимизация и согласование показателей Финансового плана утверждение Финансового плана и доведение его показателей до соответствующих служб.

Каждый этап, в свою очередь, включает определенный набор действий, которые будут описаны далее. 3. В связи с длительностью процесса он часто сопоставим с периодом планирования и большим числом его участников помимо финансовой службы, в нем участвуют все взаимодействующие с ней подразделения обычно формируется календарный регламент прохождения этапов к такому-то числу предоставить исходные данные финансовой службе, к такому-то - согласовать показатели, к такому-то - довести утвержденные показатели.

Пример такого регламента представлен на диаграмме 1. 4. Результаты текущего планирования используются в других бизнес-процессах управления финансами утвержденные плановые показатели используются в качестве лимитов в управлении задолженностью и платежами они же являются базой для сравнения с фактическими показателями в процессе анализа выполнения планов. Диаграмма 1 5. Текущее планирование выполняется в определенных разрезах показателей, в частности в разрезе финансовой структуры предприятия, то есть среза его организационной структуры с точки зрения управления финансами, когда среди подразделений, направлений деятельности, проектов выделяются центры финансового учета центры прибыли, центры затрат, центры ответственности, для которых ведется планирование и учет доходов и расходов центры финансового учета могут иметь иерархическую структуру в разрезе целевых направлений доходов и расходов, которые собираются в единый для предприятия классификатор статей доходов и расходов классификатор обычно является иерархическим наименьшие элементы доходов и расходов группируются в статьи, те, в свою очередь, в виды деятельности текущая, инвестиционная, финансовая кроме того, поддерживается единство или соответствие классификаций статей финансовой службы, бухгалтерии и планово-экономического отдела для облегчения сопоставления и обмена данными в разрезе более мелких плановых периодов месяцев при планировании на квартал, кварталов при планировании на год в разрезе дополнительных характеристик, необходимых в конкретных ситуациях источников финансирования и объектов строительства - для инвестиционного плана, видов денежных средств, запасов, внеоборотных активов - для планирования их движения и т.п. Описание действий, выполняемых в процессе текущего планирования. 1. Финансовая служба получает от Планово-экономического отдела и других служб плановые данные в виде следующих документов План продаж сбыта, реализации - суммы доходов от реализации продукции, товаров и проч. в разрезе статей доходов, центров финансового учета сбытовых подразделений План затрат смета расходов - суммы расходов на производство, управление и проч. в разрезе статей расходов и центров финансового учета подразделений План закупок снабжения - суммы оборотных средств на закупку материалов, комплектующих, товаров и проч также в разрезе статей и центров финансового учета План движения запасов - оборотная ведомость по видам запасов - товаров, сырья, материалов, продукции План движения внеоборотных активов - оборотная ведомость по видам активов - основных средств, финансовых вложений и проч. Инвестиционный план программа - суммы капитальных вложений, ввода в строй объектов строительства и т.п. Состав и названия документов могут меняться, суть же их - предоставление Финансовой службе исходных данных в виде плановых стоимостных показателей подразделений по сферам своей ответственности.

Часть этих данных может формироваться непосредственно самой Финансовой службой это плановые суммы внереализационных и операционных доходов и расходов, плановые суммы налогов, отчислений в фонды и сборов. 2. Финансовая служба получает из Бухгалтерии фактические данные по остаткам на счетах бухгалтерского учета, используя их для формирования прогнозных остатков дебиторской и кредиторской задолженности, проч. на начало планового периода. Прогнозные остатки могут быть сформированы одним из следующих способов к фактическому остатку прибавляется план движения за период до начала планового периода к фактическому остатку прибавляются факт движения по данным оперативного учета и оценка ожидаемого движения до начала планового периода к фактическому остатку прибавляются факт движения по данным оперативного учета и план движения, отнесенный к остатку периода до начала планового непосредственная экспертная оценка возможных значений остатков. 3. Полученные данные проверяются на взаимосвязанность показатели Плана продаж и Плана закупок должны соответствовать показателям Плана движения запасов и т.п. выявленные неувязки согласуются с соответствующими службами. 4. Производится сведение излишне детализированных данных для целей финансового планирования данные по движению запасов в разрезе номенклатуры сворачиваются до групп запасов, соответствующих отдельным статьям производственных затрат, и т.п. 5. Подготовленные данные используются для подготовки проекта Финансового плана, для чего разносятся в соответствующие ячейки установленных плановых форм. Формирование первоначального варианта финансового плана 1. Получив необходимые исходные данные и произведя их необходимую предварительную обработку, Финансовая служба производит расчет производных показателей сумм налогов, зависящих от реализации продукции сумм поступлений от реализации в соответствии с условиями договоров, сумм платежей по закупкам в соответствии с условиями поставщиков и проч. 2. Все вместе эти показатели, разнесенные по установленным формам Плана прибылей и убытков, Плана движения денежных средств, Прогнозного баланса, формируют первоначальный рабочий вариант Финансового плана.

Как правило, этот вариант оказывается несбалансированным например, расходы могут превысить доходы или суммы платежей по закупкам особенно при экономичной закупке большими партиями не соответствуют суммам поступлений от реализации и т.п. Поэтому необходим процесс балансировки статей Финансового плана, оптимизации его показателей.

Оптимизация и согласование показателей финансового плана 1. Основной целью оптимизации Финансового плана с точки зрения Финансовой службы является достижение ликвидности платежного баланса предприятия - соответствия сумм платежей суммам поступлений с учетом остатков денежных средств, то есть достижения неотрицательных остатков денежных средств на конец планового периода.

Второй целью является удержание дебиторской и кредиторской задолженности в заданных пределах, то есть приведение конечных остатков задолженности к допустимым значениям. 2. Технологически процесс оптимизации заключается в изменении значений отдельных параметров, перерасчете производных и итоговых показателей, формировании нового варианта Финансового плана и анализе его соответствия вышеописанным критериям неотрицательность остатков денежных средств и соответствие остатков задолженности лимитам . 3. Выбор изменяемых показателей и величины изменения определяется опытом финансового работника и слабо формализуем, он может быть описан рядом эвристических правил, таких как сокращать в первую очередь непроизводственные расходы, не имеющие фиксированную величину как сумма арендной платы за помещения, канал связи и т.п хозяйственные и канцелярские расходы, проч. сокращать платежи по тем договорам, где от этого не зависит их исполнение с оплатой по отгрузке или сдаче работ и мал риск начисления штрафных санкций увеличивать поступления путем ужесточения условий оплаты требование предоплаты или аванса по вновь заключаемым договорам заменять денежные платежи взаимозачетами, применением комбинированных схем оплаты. В практике работы каждого конкретного предприятия вырабатываются свои приемы балансировки Финансового плана. 4. Изменения показателей, приводящие к балансировке Финансового плана, согласуются в рабочем порядке с ответственными за них службами и фиксируются, остальные отбраковываются и процесс оптимизации продолжается. 5. Если собственными ресурсами Финансовый план сбалансировать не удается, то включаются реально достижимые варианты привлечения заемных средств на различных условиях процесс заключается в добавлении статей поступлений заемных средств, расходов по процентам за них и платежей по их возврату. 6. Полученный сбалансированный Финансовый план окончательно согласуется с заинтересованными службами и передается руководству для утверждения.

Утверждение Финансового плана и доведение его показателей до соответствующих служб 1. Передаваемый для утверждения Финансовый план обычно сопровождается пояснительной запиской, в которой дается оценка начальной сбалансированности плана, принятые меры по его оптимизации и последствия принятых решений, оценка результирующего варианта плана. 2. В процессе утверждения возможно изменение отдельных показателей плана, после чего производится новый пересчет производных и итоговых показателей с возможной потерей сбалансированности и внесением дополнительных изменений для ее восстановления. 3. Утвержденный и пересчитанный план доводится до соответствующих служб в части касающейся, в виде утвержденных контрольных показателей и лимитов, обязательных к исполнению или достижению в плановом периоде.

Варианты и особенности текущего планирования 1. Скользящее планирование план составляется не на определенный календарный период месяц, квартал, год, а на определенный срок - на квартал, полгода, год вперед. При этом обычно используется переменная детальность планирования ближайший квартал планируется по месяцам, первое полугодие - по кварталам, второе полугодие - общей цифрой.

По истечении ближайшего планового периода производится уточнение показателей плана на новый срок и детализация очередного планового периода по месяцам и кварталам План на период 1.2.01 - 31.1.01 Наименование фев.01 мар.01 2 квартал 3 квартал II полугодие Текущая деятельность План на период 1.3.01 - 28.2.01 Наименование мар.01 апр.01 2 квартал 3 квартал II полугодие Текущая деятельность Такое планирование сокращает разовые затраты на составление годового плана, распределяя их более равномерно в течение года позволяет непрерывно контролировать будущее состояние предприятия на заданный срок вперед при традиционном планировании горизонт прогноза изменяется пилообразно с течением времени в то же время в отсутствие фиксированных календарных показателей затрудняет анализ и управление отклонениями фактических показателей от плановых. 2. Финансовое планирование в дочерних и зависимых структурах головная организация определяет начальные условия планирования - нормативы расходов и доходов, другие показатели готовый и согласованный на местном уровне Финансовый план подлежит утверждению в головной организации, при этом он может быть серьезно изменен, что вызывает необходимость повторения процесса его оптимизации и согласования, усложнение и ужесточение календарного регламента планирования.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью обязательствами Общее описание 1. Цель данного бизнес-процесса - удержание дебиторской и кредиторской задолженности в заданных пределах, обеспечивающих устойчивое и безопасное функционирование предприятия со стороны кредиторской задолженности - предотвращение угрозы банкротства, со стороны дебиторской - предотвращение крупных убытков от ее невозврата.

Второй целью является максимизация прибыли от использования финансовых ресурсов кредиторов и, соответственно, минимизация убытков от использования своих финансовых ресурсов дебиторами - путем управления сроками задолженности. 2. Процесс управления задолженностью разбивается на несколько подпроцессов планирование состояния и движения задолженности контроль соответствия плану текущих документов по движению задолженности оперативный учет обязательств предприятия мониторинг постоянный контроль и анализ текущего и прогнозируемого состояния задолженности.

Каждый подпроцесс включает определенную последовательность действий, описанных далее. 3. Процесс управления задолженностью взаимосвязан с другими бизнес-процессами управления финансами, более того, он в значительной степени выполняется одновременно с ними в ходе текущего финансового планирования определяются общие лимиты движения задолженности и контрольные показатели остатков задолженности на конец планового периода, используемые затем в детальном планировании и при контроле обязательств в ходе планирования движения задолженности создается первоначальный вариант Платежного календаря для бизнес-процесса оперативного планирования и управления платежами в свою очередь, оперативный учет платежей в последнем бизнес-процессе одновременно служит целям оперативного учета обязательств предприятия. 4. Управление задолженностью обязательствами предприятия осуществляется в разрезе следующих характеристик статей доходов и расходов, используемых в текущем финансовом планировании лиц, ответственных за возникновение и погашение обязательств по определенным статьям - ответственных распорядителей начальник отдела продаж - за отгрузку продукции и ее оплату, то есть за возникновение и погашение дебиторской задолженности по реализации продукции начальник отдела закупок - за оплату материалов и их поставку, то есть за возникновение и погашение кредиторской задолженности по закупкам, и т.п. контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними, что необходимо для определения конкретных источников задолженности сроков возникновения и погашения задолженности для раздельного управления текущей и просроченной задолженностью.

Планирование состояния и движения задолженности 1. Общие цифры остатков и движения задолженности задаются в рамках текущего финансового планирования, задача данного подпроцесса - детализировать общие цифры до разреза конкретных контрагентов и договоров. 2. С этой целью сначала производится уточнение остатков задолженности в разрезе контрагентов и договоров на начало планового периода - как правило, по данным не бухгалтерского учета, а оперативного, ведущегося ответственными распорядителями в рамках своей номенклатуры договоров.

Остатки рассчитываются как фактическое состояние взаиморасчетов плюс прогнозируемое до начала планового периода его изменение. 3. Далее из действующих договоров предприятия производится отбор приходящихся на плановый период данных о движении задолженности - сроков и сумм отгрузок продукции оказания услуг и их оплаты.

Эта работа может выполняться как централизованно - самой Финансовой службой, так и ответственными распорядителями в рамках своей номенклатуры договоров, с последующей консолидацией в Финансовой службе. 4. Вместе с остатками эти данные формируют первоначальный вариант Плана возникновения и погашения обязательств Плана движения задолженности. Итоговые данные по статьям доходов и расходов в этом плане должны соответствовать контрольным показателям текущего планирования План движения задолженности Статья Контрагент Договор Остаток на 1.х.хх в т.ч. просроченная Возникновение Всего задолженность Погашение в т.ч. деньгами Остаток на конец периода Итого х х Лимит х х х х х Остаток х х х х х 5. При планировании движения задолженности могут дополнительно учитываться сроки погашения - с общим делением сумм задолженности на текущую и просроченную или с детальной разбивкой просроченной задолженности по месяцам просрочки.

Соответственно планирование погашения задолженности может выполняться как с первоочередным погашением просроченной задолженности, так и с погашением только текущих обязательств например, по перечислению налогов в бюджет . 6. В случае расхождения с контрольными показателями производится оптимизация Плана движения задолженности недостижение контрольных показателей по доходам данными из действующих договоров должно быть покрыто новыми договорами превышение лимитов расходов должно быть устранено путем переноса сроков по договорам, отказа от отдельных из них или согласованной корректировкой лимитов одной статьи за счет другой например, в закупках при потребности в материале 10 кг поставка осуществляется только цистернами в этом случае оплата поставки осуществляется за счет других договоров или статей с последующей обратной компенсацией. Контроль соответствия плану текущих документов по движению задолженности 1. Вновь заключаемые договоры и входящие счета к оплате визируются Финансовой службой, которая проверяет их на соответствие лимитам с учетом ранее учтенных договоров. При превышении лимита договор или счет визируются с разрешения Финансового директора или в случае обоснования и утверждения увеличенного лимита как правило, с компенсацией за счет другой статьи у того же ответственного распорядителя . 2. Кроме того, контролируются другие платежи, не связанные с договорами и счетами, например, оплата командировочных расходов.

Обычно, это не отдельный процесс, а часть рассматриваемого далее бизнес-процесса оперативного планирования и управления платежами.

Оперативный учет обязательств предприятия 1. Учет обязательств предприятия параллельно осуществляется несколькими службами бухгалтерией - по документально подтвержденному факту и в бухгалтерской оценке то есть, с определенными правилами признания задолженности, списания просроченной задолженности и проч. ответственными распорядителями - по своей номенклатуре договоров, в управленческой оценке, по факту и ближайшему оперативному плану согласованные с контрагентами платежи и отгрузки Финансовой службой - в целом по предприятию, по факту и по плану, в управленческой оценке. 2. Поскольку данные бухгалтерского учета по ряду причин не могут быть актуальными проводки не могут быть сделаны до получения подтверждающих документов или формируются по итогам месяца , Финансовая служба использует данные оперативного учета собственного оперативного учета поступлений и платежей и оперативного учета отделов продаж и закупок сбыта и снабжения по отгрузке и поставкам. 3. Данные оперативного учета платежей всегда доступны Финансовой службе для непосредственного использования, а вот учет обязательств по отгрузке и поставкам может вестись несколькими способами Финансовая служба учитывает визируемые ею документы договоры, счета, как совершившееся возникновение погашение задолженности Финансовая служба периодически получает от ответственных распорядителей справки по суммам реально осуществленных отгрузок поставок при наличии интегрированной системы автоматизации Финансовая служба получает непосредственный доступ к данным оперативного учета отгрузки и поставок в реальном времени. 4. Данные оперативного учета обязательств используются при контроле текущих документов проверка соблюдения лимитов и для анализа состояния фактической задолженности.

Мониторинг текущего и прогнозируемого состояния задолженности1. В течение всего текущего периода производится контроль соблюдения Плана движения задолженности. 2. В случае серьезных неплановых изменений наложение крупного штрафа, перенос будущих платежей на более ранний срок и т.п. делается расчет текущего состояния задолженности и прогноз его изменения.

Результаты анализируются, при значительном ухудшении текущего или прогнозируемого состояния пересматриваются утвержденные, но не исполненные движения обязательств, вырабатываются варианты компенсации и после утверждения изменения доводятся до ответственных распорядителей.

Варианты и особенности управления обязательствами1. В ряде отраслей, связанных с оказанием непрерывных услуг электро тепло водо- и газоснабжение, телефонные и другие телекоммуникационные услуги вся проблематика управления задолженностью по основной деятельности возложена на специализированные отделы расчетов с потребителями, как правило, в составе бухгалтерии.

Финансовая служба в этом случае контролирует все остальные статьи расходов и прочих доходов . 2. В организациях с особо крупным и быстрым оборотом торговля крупными партиями товара существенным становится учет цены денег - стоимости использования заемных средств каждый день просрочки погашения дебиторской задолженности приносит значительные убытки, а кредиторской - доход.

Величины этих убытков и доходов планируются, нормируются и учитываются по фактическому исполнению.

Оперативное планирование и управление платежамиОбщее описание 1. Цель оперативного планирования и управления платежами движением денежных средств - обеспечение абсолютной ликвидности предприятия, то есть способности в любой конкретный момент времени производить текущие платежи сбалансированный на этапе текущего планирования План движения денежных средств определяет ликвидность в целом за период, но не гарантирует ее на каждый день периода, например, при выполнении платежей в начале периода, а поступлений - в конце, имеемых остатков денежных средств может просто не хватить . 2. Результатом оперативного планирования является Платежный календарь - сводный график планируемых платежей и поступлений денежных средств на период планирования, содержащий расчетные остатки денежных средств каждого вида на каждый день. Дата Поступления Платежи Сальдо Остаток 1.3 31.3 Отрицательный остаток средств или снижение его ниже нормативного минимума на конкретную дату является признаком невозможности выполнения планируемых платежей и подлежит устранению.

Платежный календарь является непрерывно изменяемым планом каждый день его исполнение приводит к коррекции остатков на текущий и следующие дни, что может привести к появлению новых дат потери ликвидности и необходимости перепланирования. 3. Этапы оперативного планирования и управления платежами сбор исходных данных для планирования платежей и поступлений первоначальное формирование и оптимизация Платежного календаря оперативное управление платежами оперативный учет поступлений и платежей оперативное перепланирование Платежного календаря. 4. В связи со сжатостью сроков оперативного планирования платежей и большим числом его участников требуется жесткая координация всех действий, что достигается формированием календарного регламента регламентируются сроки представления заявок на платежи, подготовки и утверждения Платежного календаря. 5. Оперативное планирование и управление платежами тесно взаимосвязано с бизнес-процессом управления задолженностью управление задолженностью пользуется данными оперативного учета платежей и поступлений, проект Платежного календаря создается на основе Плана движения задолженности. 6. Планирование и управление платежами осуществляется в разрезе следующих характеристик целевых направлений поступлений и платежей - в составе единого перечня статей доходов и расходов, используемых в текущем финансовом планировании видов денежных средств - безналичных средств на отдельных банковских счетах, наличных средств в разных валютах, векселей, облигаций, а также взаимозачетов введение данной характеристики определяется невозможностью мгновенного превращения конвертации одного вида денежных средств в другой и, следовательно, управлением платежами для каждого средства отдельно приоритетов обязательности платежей, для поступлений данная характеристика интерпретируется как степень вероятности прихода денег контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними используются, в основном, в справочных целях и для связи с управлением задолженностью лиц, ответственных за состояние расчетов с контрагентами в отношении конкретных платежей и поступлений - как правило, это ответственные распорядители по своей номенклатуре договоров контрагентов предприятия и отдельных договоров с ними, что необходимо для определения конкретных источников задолженности.

Сбор исходных данных для планирования платежей и поступлений 1. Начальными источниками данных для оперативного планирования платежей являются План движения задолженности, содержащий суммы поступлений и платежей в разрезе статей, ответственных распорядителей, контрагентов и конкретных договоров графики условия оплаты соответствующих договоров, содержащие сроки платежей и виды денежных средств графики периодических регулярных платежей календарь налоговых платежей, график выплаты зарплаты и т.п содержащие дни повторяющихся выплат текущие фактические остатки денежных средств. 2. Какая-то часть этих данных может быть сразу включена в Платежный календарь это, как правило, регулярные платежи и платежи, планируемые самой Финансовой службой, а также все планируемые поступления. Все остальные платежи требуют подтверждений, которые оформляются в виде Заявок на платежи.

Заявки подаются по установленной форме и в соответствии с календарным регламентом ответственными распорядителями. 3. Финансовая служба проверяет соответствие заявки плану и включает ее в проект Платежного календаря.

Заявки, превышающие лимиты по статье или непредусмотренные Планом движения задолженности, должны содержать обоснование и требуют разрешения Финансового директора. 4. Вместо заявок на платежи может использоваться комбинированный документ - заявка на расходы, совмещающий функции сметы расходов подразделения и заявки на платежи и содержащий, наряду с суммами расходов по статьям их детализацию по срокам оплаты и видам денежных средств.

В этом случае документ используется и в текущем финансовом планировании, и в оперативном планировании платежей.

Первоначальное формирование и оптимизация платежного календаря 1. Платежный календарь составляется на определенный период планирования, этот период может совпадать с минимальным периодом текущего планирования например, месяц или быть меньше его декада, неделя . 2. Для формирования платежного календаря сначала все отобранные платежи и поступления группируются по видам денежных средств и упорядочиваются по срокам исполнения - формируются графики платежей и поступлений. 3. Затем формируются ожидаемые остатки по видам денежных средств на начало планового периода текущие остатки корректируются суммами ожидаемых до начала планового периода поступлениями и платежами. 4. Далее операция расчета остатков проводится последовательно для каждой даты графиков поступлений и платежей остаток на дату равен остатку на предыдущую дату плюс сумма поступлений за день минус сумма платежей Платежный календарь Дата Поступления Платежи Сальдо Остаток 28.2 22045 1.3 2000 15000 -13000 9045 2.3 5000 15000 -10000 -955 3.3 18000 13000 5000 4045 5. Сформированные в результате графики остатков денежных средств дают качественную картину состояния Платежного календаря положительные значения удовлетворяют требованиям ликвидности, отрицательные свидетельствуют о нехватке денежных средств в конкретные дни. 6. Первоначальный вариант Платежного календаря, как правило, является несбалансированным стремление приблизить сроки платежей и подстраховаться со сроками поступлений обычно приводит к нехватке денежных средств в начале месяца.

Для оптимизации Платежного календаря в первую очередь, для устранения дней с отрицательными остатками денежных средств используют следующие приемы перенос платежей на более поздние сроки и, по согласованию с ответственным распорядителем, поступлений - на более ранние сроки разбивка платежа на несколько частей с разными сроками исполнения замена вида денежных средств платежа на другой, по которому отсутствует нехватка на рассматриваемую дату отмена платежей с низким приоритетом обязательностью или перенос их на следующий период планирования пополнение остатков одного вида денежных средств путем конвертации из денежных средств другого вида с учетом сроков конвертации покрытие недостатка собственных средств заемными планирование получения кредитов, с учетом сроков их получения и появления дополнительных платежей по их возврату и расходов по выплате процентов . 7. Результирующий вариант Платежного календаря утверждается, Уточненные сроки и суммы платежей по заявкам доводятся до ответственных распорядителей.

Оперативный учет поступлений и платежей 1. Финансовой службой организуется собственный, отдельный от бухгалтерского, оперативный учет движения денежных средств для оперативного управления платежами нужно текущие данные по остаткам денежных средств, независимо от их документального подтверждения. В зависимости от вида денежных средств, оперативный учет может быть организован следующим образом для средств на счетах в банках выписка банка первоначально обрабатывается Финансовой службой, после чего передается в Бухгалтерию при этом собственные платежи могут учитываться в оперативном учете заранее, в момент выдачи распоряжения бухгалтерии об оплате и потом подтверждаться по выписке банка для наличных денежных средств в кассе бухгалтерии Финансовая служба с определенной периодичностью может получать справку бухгалтерии о наличии и движении денег по кассе для векселей и облигаций в зависимости от места хранения в Финансовой службе или бухгалтерии , Финансовая служба либо налаживает их оперативный учет, либо периодически получает справку бухгалтерии об их наличии и движении для взаимозачетов при достижении договоренности о взаимозачете с контрагентом Финансовая служба передает в бухгалтерию распоряжение о подготовке актов сверки взаимных расчетов и учитывает суммы зачета в своем оперативном учете. 2. Полученные данные о произошедшем движении денежных средств отрабатываются следующим образом в Платежном календаре корректируются текущие остатки денежных средств производится отработка исполнения плана платежей фактические платежи разносятся по плановым плановые платежи и поступления отмечаются как исполненные в случае несоответствия плановой и фактической сумм платежа частичная оплата, может быть сформировано новое плановое значение на остаток суммы либо скорректировано старое производится отработка исполнения обязательств для целей управления задолженностью платежи и поступления исключая авансы разносятся по конкретным договорам или случаям возникновения задолженности, корректируя при этом состояние взаиморасчетов с контрагентами эта работа выполняется или самой Финансовой службой, или ответственными распорядителями по своей номенклатуре договоров. Оперативное управление платежами1. Оперативное управление платежами заключается в уточнении перечня и сумм планируемых в Платежном календаре на очередные сутки платежей с учетом скорректированных остатков денежных средств и выдаче распоряжений в бухгалтерию на их выполнение. 2. В ряде случаев необходимые документы банковские платежные поручения, накладные на передачу векселей готовит непосредственно Финансовая служба, передавая их затем в бухгалтерию для исполнения. 3. При нехватке денежных средств из-за отклонения фактических остатков от плановых или производства неплановых перечислений часть запланированных платежей может быть перенесена на последующие дни. Оперативное перепланирование платежного календаря 1. С началом планового периода и поступлением фактических данных о движении денежных средств Платежный календарь начинает подвергаться корректировке уточняются остатки денежных средств на текущий день, отмечаются исполненными плановые платежи и пришедшие поступления, переносятся неисполненные платежи и непришедшие поступления. 2. Далее производится пересчет остатков на оставшиеся дни планового периода к скорректированному остатку текущего дня прибавляются ожидаемые поступления и вычитаются уточненные платежи, с получившимся остатком следующего дня производят аналогичные операции и так далее. 3. Сформированный таким образом новый вариант Платежного календаря может оказаться несбалансированным появятся дни с отрицательным остатком, что приведет к необходимости его оптимизации.

Такое перепланирование Платежного календаря производится достаточно регулярно Платежный календарь, в отличие от остальных планов, не существует в виде одного утвержденного варианта, это, скорее, постоянно корректируемый прогноз от текущего дня до конца планового периода.

Варианты и особенности оперативного планирования и управления платежамиВ ряде случаев Финансовая служба не ведет и не владеет детальной информацией по ожидаемым поступлениям в разрезе конкретных договоров мелкооптовая и розничная торговля, например. Однако есть статистические оценки по суммам поступлений за определенный период день, неделю, декаду, с учетом сезонных изменений и распределения по дням периода пик поступлений в конце недели и месяца, сжатие их в дни выплаты зарплаты и перечисления налогов, проч В этом случае вместо детального графика поступлений в Платежный календарь закладывают оценочные суммы в нужной разбивке - ежедневно или раз в неделю.

Соответственно, не ведется разноска фактических поступлений по плановым, перенос непришедших плановых поступлений и т.п. Анализ выполнения финансового плана, финансовый анализОбщее описание 1. Цель данного бизнес-процесса - количественная оценка текущего и будущего финансового состояния предприятия, как абсолютная, так и относительная - относительно планировавшихся показателей. 2. Анализ выполняется в каждой фазе управления финансами до начала планового периода - производится финансовый анализ Финансового плана анализ структуры удельного веса статей доходов и расходов, поступлений и платежей, строк Прогнозного баланса расчет базового набора коэффициентов и оценка финансового состояния предприятия на конец планового периода при неудовлетворительности этой оценки производится пересмотр базовых показателей Финансового плана и перепланирование взаимосвязанных показателей и планов в течение периода - производится анализ соответствия фактических показателей плановым выявление превышения установленных лимитов или сопоставление факта с планом, отнесенным на прошедший период кроме того, может производиться расчет прогнозируемого выполнения плана с учетом уже имеемого его фактического исполнения, оценка полученного прогноза и принятие необходимых корректирующих управленческих решений в случае неудовлетворительной оценки по завершении периода - производится сопоставление достигнутых фактически показателей с плановыми план-факт анализ рассчитываются отклонения факта от плана, производится анализ их причин непрогнозируемые изменения внешней обстановки, ошибки планирования, ошибки при исполнении плана, собственно финансовый анализ фактических показателей расчет базового набора коэффициентов, оценка фактического финансового состояния предприятия по результатам оценки принимаются управленческие решения, которые могут привести, в частности, к пересмотру Финансового плана очередного периода. 3. В процессе финансового анализа выполняются следующие действия формирование текущей в течение периода или итоговой по его завершении отчетности о выполнении плана текущая отчетность формируется по данным оперативного учета, итоговая - по данным бухгалтерского учета расчет отклонений фактических показателей от плановых общие суммы отклонений затем распределяются по вызвавшим их причинам оценочным путем расчет удельного веса статей, отдельно по плановым и фактическим показателям, их сопоставление расчет базового набора коэффициентов финансового анализа, сравнение полученных значений с эталонными, их качественная оценка хорошо, удовлетворительно, неудовлетворительно, опасно. Варианты и особенности выполнения финансового анализаВ ряде случаев для облегчения анализа причин отклонений фактических показателей от плановых Финансовой службой производится явная классификация всех происходящих в ходе оперативного учета отклонений - как просто не предусмотренных планом, так и в несоответствующих плану суммах.

Каждое такое отклонение фиксируется с указанием кода причины и, при необходимости, кода виновника контрагент, ответственный распорядитель Затем в процессе подготовки отчетности суммы отклонений накапливаются по причинам и виновникам, давая точную картину распределения причин отклонений.

Связь с бизнес-процессами сопряженных предметных областейБизнес-процессы управления финансами взаимодействуют с рядом бизнес-процессов сопряженных предметных областей управления логистикой, управления производством и бухгалтерского учета, в частности, со следующими 1. Планирование продаж сбыта передает в текущее финансовое планирование данные по доходам от продаж получает из текущего финансового планирования утвержденные контрольные цифры по поступлениям денежных средств от продаж передает в управление задолженностью планы-графики отгрузки и оплаты продукции товаров по договорам передает в оперативное планирование платежей прогнозные суммы поступлений от продаж. 2. Технико-экономическое планирование передает в текущее финансовое планирование данные по затратам производства и общехозяйственным расходам. 3. Планирование закупок снабжения получает из текущего финансового планирования лимиты расходования средств на закупку материалов товаров передает в управление задолженностью планы-графики поставок и оплаты материалов товаров по договорам передает в оперативное планирование платежей заявки на платежи для производства закупок. 4. Оперативное управление продажами передает в управление задолженностью данные об отгрузке продукции товаров получает из оперативного управления платежами данные о поступлениях денежных средств для отслеживания расчетов с контрагентами. 5. Оперативное управление закупками передает в управление задолженностью данные о поставках материалов товаров получает из оперативного управления платежами данные о выполненных платежах для отслеживания расчетов с контрагентами. 6. Бухгалтерский учет передает в текущее финансовое планирование данные о фактических остатках по счетам бухгалтерского учета передает в оперативный учет платежей данные по движению денег по кассе получает из оперативного управления платежами распоряжения на перечисление денежных средств или готовые платежные документы, а также сведения о предстоящих взаимозачетах для подготовки актов сверки взаимных расчетов. 1.3.