Общие подходы к автоматизации управления финансами

Общие подходы к автоматизации управления финансами. Автоматизация управления финансами обычно начинается с переноса ручных форм планов и отчетов в электронные таблицы, например, MS Excel. Действительно, этот инструмент обладает рядом необходимых и полезных качеств широкая распространенность, удобство и простота использования, мощные средства выполнения расчетов с помощью формул, соответствие экранных представлений готовым печатным формам и другие. 2. В то же время существует ряд серьезных ограничений в использовании этого инструмента сложность работы многократно возрастает с увеличением числа взаимосвязанных плановых форм, необходимостью формирования сводных данных, анализа данных в разных разрезах невозможность одновременной работы нескольких пользователей с общими данными усложняет регламент финансового планирования переход к следующему периоду планирования влечет копирование и донастройку всего комплекса плановых форм затруднено использование кодификаторов словарей для классификации показателей по статьям, центрам финансового учета и т.п. крайне недостаточны средства разграничения доступа, защиты данных и их восстановления в случае ошибочных действий пользователей. В целом, реальные системы управления финансами на базе электронных таблиц представляют собой сложный, плохо структурированный конгломерат таблиц, требующий постоянного сопровождения авторами и практически неотчуждаемый. 3. Альтернативным способом является использование специализированного программного продукта основанного на хранении данных в стандартных СУБД и их общем использовании в котором реализован стандартный набор типовых бизнес-процессов управления финансами текущее планирование, оперативное управление платежами который может быть интегрирован по данным с системой управления логистикой продажами и закупками для реализации еще одного бизнес-процесса - управдения задолженностью который имеет развитые средства настройки типовых бизнес-процессов на особенности конкретных заказчиков. 4. Учитывая взаимосвязи управления финансами с другими бизнес-процессами, а также существующую специализацию программных продуктов, целесообразно в составе модуля управления финансами реализовать текущее финансовое планирование, оперативное планирование и управление платежами используя данные другого программного продукта или продуктов - управления продажами и управления закупками, реализовать в модуле управления финансами управление обязательствами предприятия финансовый анализ реализовать либо стыковкой с отдельной программой финансового анализа, либо предоставлением пользователю использования хранимых в базе плановых и фактических финансовых показателей в универсальном средстве расчетов и отчетности типа MS Excel. Подходы к автоматизации отдельных функций и бизнес-процессовТекущее финансовое планирование 1. Текущее финансовое планирование оперирует большим количеством финансовых показателей сумм доходов расходов, платежей поступлений, видов запасов внеоборотных активов и т.п. в разрезе по статьям, центрам финансового учета, плановым периодам, например доходы от реализации продукции фирменным магазином в 1 квартале, расходы по заработной плате аппарата управления в январе. Анализ показывает, что любой финансовый показатель можно представить в виде набора характеристик - статья, центр финансового учета, период планирования и др. и значения - планируемой суммы по этим статье, центру и за этот период.

Это означает, что все финансовые показатели можно свести в одну структуру и хранить вместе, в общем учетном регистре период статья центр фин.учета сумма январь 01г Доходы от реализации Коммерческий отдел 125000 У.Е. январь 01г Расходы на командировки Администрация 53000 РУБ февраль 01г Доходы от реализации Коммерческий отдел 154000 У.Е. Конечно, это упрощенная картина, для реального использования такой схемы нужно ввести целый ряд дополнительных характеристик, например, тип показателя - план или факт, чтобы можно было хранить и сопоставлять с плановыми также и фактические значения полный набор дополнительных характеристик легко определяется при анализе форм текущего планирования оптимизировать состав характеристик, совмещая функционально-сходные характеристики, например, сделать эквивалентными статью расходов на материалы и статью движения соответствующего вида запасов по отпуску в производство.

Полученный в результате полный набор характеристик определяет структуру реального учетного регистра Финансовые показатели . 2. При таком подходе любой план текущего планирования как исходные - планы сбыта, затрат и т.п так и результирующие - прибылей и убытков, движения денежных средств и т.п. можно представить как бланк плана - его утвержденная печатная форма, в которой располагается набор финансовых показателей - плановые значения по статьям, центрам и за плановый период.

Поскольку все финансовые показатели хранятся вместе, то в каждом плане могут естественным образом использоваться показатели из других планов, например, в Плане прибылей и убытков - показатели из Плана сбыта и Плана затрат просто в этих формах планов используется один и тот же показатель или несколько показателей Схема взаимосвязей финансовых показателей и форм планов Для реального применения эта модель также требует некоторых дополнений, в частности задания условий отбора финансовых показателей в строки и столбцы табличных форм планов, например, отбор по определенным центрам учета в столбцах и по статьям в строках в этом случае значениями плана будут суммы расходов в разбивке по статьям и центрам учета возможности формирования производных финансовых показателей, например, итога по статье как суммы частных показателей по центрам учета, или отклонения от плана как разности планового и фактического показателей.

Полученный набор характеристик является исчерпывающим описанием форм текущего планирования как самих планов, так и отчетов об их выполнении, которые хранятся в виде учетного регистра Формы планов . 3. Тогда бизнес-процесс текущего планирования будет происходить следующим образом вводятся значения финансовых показателей для исходных форм планов сбыта, расходов и т.п вручную или загружаются из других систем - технико-экономического планирования, бухгалтерского учета и т.п. в формах планов создаются производные финансовые показатели, входящие в результирующие планы производится формирование результирующих форм, их оптимизация путем подбора значений финансовых показателей согласованные формы планов печатаются и утверждаются.

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью1. Дебиторскую и кредиторскую задолженность предприятия можно представить в виде совокупности фактов ее возникновения отгрузки и поставки продукции, авансов выданных и полученных и погашения оплаты или отгрузки по предоплате. Аналогично можно представить и будущие поставки и оплаты, то есть плановое движение задолженности.

Эти данные уже учитываются в системах автоматизации управления продажами и закупками, поэтому можно использовать их в системе управления финансами в качестве общих, единожды вводимых данных. В частности, в приложении Реализация для этих целей используются учетные регистры Журнал отгрузок и поступлений и Журнал платежей, в которых отрабатываются по документам фактические отгрузки и оплаты, а также формируются плановые отгрузки и оплаты в соответствии с графиками исполнения учтенных договоров. 2. В то же время, финансовая и коммерческая службы оперируют несколько разными характеристиками задолженности, поэтому данные управления продажами и закупками, используемые Финансовой службой, нуждаются в дополнительном уточнении - задании статьи доходов и расходов, конкретизации средства платежа и т.п. Для хранения этой информации можно использовать специальное расширение - таблицу Обязательства, общую для Журнала отгрузок и Журнала платежей для облегчения ее ведения максимально использовать возможности формирования значений по умолчанию. Схема 5. Схема взаимосвязей обязательств 3. Планирование состояния и движения задолженности предполагает расчет ее остатков и объемов новых возникновений и погашений в разрезе контрагентов и договоров, с контролем соответствия их общих сумм лимитам текущего планирования.

Этот процесс удобно производить в специализированной оборотной ведомости, но не в виде отчета, а в диалоговом окне. Такое окно в составе функции Планирование обязательств отображает список возникновения задолженности - как текущее плановое и фактическое, так и непогашенные остатки прошлой задолженности список планируемого и фактического погашения каждой из возникших задолженностей оба списка формируются по данным Журналов отгрузок и платежей итоговые суммы остатков и движения задолженности, здесь же - их сравнение с лимитами текущего планирования параметры настройки - задание рабочего периода, анализируемого разреза задолженности статьи доходов и расходов и др финансовых показателей, используемых в качестве лимитов. 4. Такой интерактивный механизм, в силу его гибкой настройки, является достаточно универсальным с его помощью можно планировать возникновение и погашение обязательств по договорам в пределах лимитов вести мониторинг фактического движения задолженности контролировать вновь возникающие обязательства по остаткам лимитов проводить план-факт анализ в течение и по завершению планового периода.

Для создания же отчетной печатной формы планов движения задолженности и отчетов по их исполнению можно использовать специализированный генератор отчетов Crystal Reports . 5. Другой механизм, облегчающий контроль расчетов с контрагентами, представлен учетным регистром Лицевые счета на каждый отдельный случай контроля расчетов по контрагенту в целом или по отдельному договору или даже по каждому этапу договора заводится отдельный лицевой счет фактические и плановые отгрузки и оплаты, регистрируемые в Журналах, связываются с конкретным лицевым счетом расчетные механизмы отслеживают состояние взаиморасчетов по лицевому счету Схема 6. Схема лицевого счета Для определения сроков задолженности и разделения ее на текущую и просроченную для каждого возникновения задолженности необходимо указать условия ее погашения например, 50 в течение 5 дней, остальное в течение 30 дней из специального справочника, отсутствие их определяет срок задолженности с даты ее возникновения.

В расчетах суммы просроченной и текущей задолженности вычисляются путем их разноски по срокам из условий погашения.

В результате планирования задолженности формируются уточненные значения как доходов и расходов суммы отгрузок, так и платежей суммы авансов и оплат в рамках лимитов текущего планирования.

Эти значения могут быть, в свою очередь, использованы в текущем планировании - для уточнения Финансового плана или непосредственно для формирования Плана движения денежных средств.

Для этого нужно сформировать итоги по возникновению и погашению обязательств в разрезе статей и создать на их основе финансовые показатели, что и выполняется функцией Сформировать сводные обязательства Схема 8 Схема формирования сводных обязательств Оперативное планирование и управление платежами 1. Для хранения данных о предстоящих и фактических платежах и поступлениях логично использовать ранее упомянутый Журнал платежей в нем на этапе планирования задолженности уже сформированы плановые авансы и платежи в разрезе договоров и контрагентов. 2. Для обеспечения возможности оптимизировать сроки и средства платежей в процессе первоначального и ежедневного оперативного перепланирования, при этом не изменяя План движения задолженности, целесообразно иметь специальное расширение Журнала платежей - таблицу Календарь платежей она содержит теневые поля даты, суммы, платежного средства, первоначально копирующие основные поля и используемые для оперативного планирования. 3. Часть записей Журнала платежей может быть непосредственно использована в Платежном календаре, другая часть требует подтверждения заявками.

Заявки регистрируются в учетном регистре Заявки на платежи, а конкретные суммы и даты платежей спецификация заявки регистрируется в виде тех же записей Журнала платежей, отличаясь от подтверждаемых записей своим состоянием.

Схема 9 Схема взаимосвязей дублирующих полей и Заявок 4. Платежный календарь, представляющий собой расписанные по дням месяца суммы поступлений и платежей с рассчитанными по дням остатками денежных средств, удобно вести в виде специализированной интерактивной оборотной ведомости дата-поступления-платежи-остаток. Для выполнения оптимизации и перепланирования можно раскрывать суммы поступлений и платежей за день в виде списка отдельных записей оплаты, изменять их даты, средства платежа, разделять на несколько частичных платежей все изменения тут же отрабатываются в Платежном календаре с пересчетом остатков. 5. Оперативный учет фактических платежей производится путем разноски банковской выписки в Журнале платежей при этом производится перерасчет остатков в Платежном календаре, что позволяет контролировать ликвидность и оптимизировать дальнейшие платежи.

Одновременно фактические платежи становятся доступными в окне Планирование обязательств для контроля исполнения Плана движения задолженности. Анализ выполнения планов, финансовый анализ1. Анализ выполнения планов текущего планирования выполняется теми же средствами, что и само текущее планирование факт вводится вручную или из взаимодействующих систем в виде финансовых показателей в формах планов заводятся дополнительные формы отчетов, в которых суммируются фактические финансовые показатели, сравниваются с плановыми, рассчитываются отклонения и проценты выполнения. 2. Финансовый анализ, представляющий собой выполнение определенных расчетов над финансовыми показателями, может быть выполнен в Excel или специализированной программе доступ к финансовым показателям из Excel удобно организовать с помощью предметно-ориентированных функций, возвращающих сумму финансовых показателей, отобранных по заданным в аргументах функции условиям отбора.

Взаимодействие с другими системами автоматизации1. Функция управления финансами на этапе текущего планирования нуждается в данных экономического планирования план продаж, смета затрат и т.п. и бухгалтерского учета остатки и факт предыдущих месяцев в процессе управления задолженностью - в данных управления торговлей отгрузка и поступление по договорам, а при оперативном управлении платежами сама формирует информацию для бухгалтерии разрешения на производство платежей. Поэтому и система автоматизации управления финансами должна взаимодействовать по указанным направлениям с соответствующими программами бухгалтерского учета, экономического технико-экономического планирования и управления торговлей продажами и закупками . 2. Получение данных бухгалтерского учета для текущего финансового планирования организуется двумя способами выгрузка из бухгалтерской программы файла унифицированного формата, содержащего остатки и обороты по счетам за определенный период, и формирование на его основе фактических финансовых показателей с помощью справочника правил преобразования бухгалтерских характеристик дебет - кредит - аналитика в финансовые центр финансового учета - статья доходов и расходов расчет остатков и оборотов непосредственно по базе бухучета с помощью предметно-ориентированных функций использование этих функциях в формулах расчета значений форм планов сохранение рассчитанных значений в виде финансовых показателей. 3. Аналогично построено взаимодействие с программой технико-экономического планирования ТЭП сметы затрат и планы продаж переносятся в систему управления финансами путем загрузки-выгрузки или с помощью функций прямого доступа к данным ТЭП расположенным, например, в таблицах Excel . 4. Взаимодействие с системой управления торговлей продажами и закупками основано на использовании общих Журналов отгрузок и платежей, лицевых счетов подробно это описано в предыдущем разделе, благодаря чему коммерческие и финансовые работники видят и работают с одними и теми же данными. 5. Передача в бухгалтерию разрешений на выполнение платежей реализуется путем формирования на основе плановых платежей записей в общем с бухгалтерией регистре Распоряжения на оплату, по которым бухгалтерия, в свою очередь, формирует необходимые платежные документы.

Возможна и другая организация работ в системе управления финансами непосредственно доступен регистр Платежные документы финансовая служба готовит их, а бухгалтерия отрабатывает в учете.

Автоматизация вспомогательных и сервисных функций 1. В отличие от других процессов, носящих асинхронный оперативный характер, планирование, в частности, финансовое, требует четкой временной регламентации, что связано с многостадийностью процесса, большим числом его участником и ограниченными сроками подготовки планов.

Для обеспечения контроля порядка и сроков планирования предназначен вспомогательный регистр Регламент, в который заносятся плановые сроки готовности каждой из форм планов текущего планирования, и в котором автоматически регистрируются фактические сроки их подготовки.

Этот же регистр обеспечивает контроль актуальности данных, последовательности выполнения расчета планов и т.п. 2. В силу отсутствия единых регламентирующих документов в управлении финансов нет жестко заданных форм отчетности, организации и ведомства создают различные виды отчетов и справок.

Для обеспечения настройки системы автоматизации на принятые в организации виды отчетности необходимо иметь в составе программы генератор отчетов.

Примером такого генератора может служить Crystal Reports, обладающий необходимой мощностью средств и универсальностью применения.

Другой способ формирования отчетов и диаграмм - непосредственно самим пользователем - это использование электронных таблиц Excel в сочетании с предметно-ориентированными функциями доступа к значениям финансовых показателей.

Схема 10 Схема регламента Направления дальнейшей автоматизации 1. Наиболее значимым направлением является создание сквозного контура текущего планирования на очередной период, связывающего в единую технологическую цепочку планирование реализации, производственное планирование при наличии производства, планирование закупок, экономическое и финансовое планирование.

Если к этому добавить еще наличие обратной связи перепланирование взаимосвязанных планов при корректировке каких-либо показателей, то получим систему класса ERP Enterprise Resource Planning, управление ресурсами предприятия. Для реализации этого направления необходимо дополнить плановые функции системы автоматизации управления торговлей планированием в натуральных и стоимостных показателях на очередной период, а затем интегрировать их с системами технико-экономического и финансового планирования. 2. Актуальным является также интеграция системы автоматизации управления финансами со рядом специализированных систем - инвестиционного планирования для капитального строительства, биллинговыми системами для телекоммуникаций, управления проектами и бизнес-планирования для проектных организаций.

Для этого, а также для интеграции финансовой системы в уже существующую у пользователя информационную систему предприятия, необходима разработка открытых спецификаций обмена данными. 3. Еще одно направление развития связано с созданием специализированной версии управления финансами для крупных бюджетных организаций и организаций - распорядителей кредитов министерств, департаментов, отраслевых главков, управлений и отделов . 4. Наконец, возможно наращивание функциональности и повышение степени автоматизации собственно управления финансами по следующим направлениям добавление некоторых функций налогового планирования оптимизация размеров санкций за задержку налоговых платежей, разработка и сравнение финансовых планов для различных вариантов планов автоматизация расчетных функций - начисления пеней, штрафов, процентов по ссудам и кредитам, проч. поддержка расширенных схем оплаты - планирование и управление цепочками взаимозачетов, оперативный учет векселей и других ценных бумаг, используемых в качестве платежных средств разработка визуального Платежного календаря диаграммы платежей по дням, совмещенной с графиком остатка платежных средств, с возможностью перетаскивания платежей мышью и т.п. 2.2.