Планирование - центральная функция управления. Сущность функции планирования Любая организация - это совместная координируемая деятельность группы людей для достижения их общей цели. Это определение справедливо только для формальной организации - официально установленной и зафиксированной структуры и порядка функционирования ее частей.
Формальную организацию, основной целью которой является экономическая, называют предприятием. В соответствии с Законом Украины О предприятии в Украине предприятие является основным организационным звеном народного хозяйства Украины. На любом предприятии существуют две внутренне органичные формы разделения труда.
Первая - это разделение труда на составляющие компоненты общей деятельности горизонтальное разделение труда. Вторая вертикальное разделение отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления как особой функции деятельности. Управление в широком смысле слова представляет собой целенаправленную координацию общественного воспроизводства. В этой координации следует выделить управление машинами, механизмами, есть управление вещами.
При этом осуществляется и управление людьми, их отношениями, возникающими в процессе производства. Поэтому управление производством можно определить как целенаправленное воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности в процессе производства. Исходным пунктом управления являются формирование и выбор его целей. Как известно, целенаправленность - главная черта любой человеческой деятельности, поэтому она присуща и управлению.
Подытоживая все сказанное, можно дать следующее определение управления. Управление - это определение целей деятельности и организации работ группы людей таким образом, чтобы эти цели достигались по завершении деятельности. Цель деятельности людей - наиболее важная среди других целей экономических, стоимостных, временных, ибо все они достигаются людьми. Не вдаваясь далее в подробности относительно разнообразных определений понятия управления, приведем широко распространенную точку зрения.
В соответствии с ней существует применимый к любой организации процесс управления, заключающийся в реализации функций, которые должен выполнять каждый руководитель. В настоящее время принято следующее определение. Управление - это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать цели организации и достичь их. В рыночных условиях для того, чтобы выжить, быть успешной в течение долгого времени, достичь своих целей, организация должна быть как результативной, так и эффективной.
По словам популярного исследователя в области управления П. Друкера, результативность является следствием того, что делаются нужные и правильные вещи. А эффективность является следствием того, что эти вещи создаются правильно. Эффективность достигается именно процессом управления, который выполняет взаимосвязанные функции планирования, организации, мотивации и контроля. Функция планирования предполагает решение вопроса о том, какими должны быть цели организации, что должна делать организация и ее члены для их достижения.
По сути и содержанию функция планирования должна отвечать на следующие три вопроса 1. В каком состоянии организация находится в настоящее время? Руководители должны оценивать ее слабые и сильные стороны, возможности и опасности для нее в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, НИОКР, трудовые и материальные ресурсы и т. д чтобы определить ее реальные возможности. 2. В каком направлении хочет двигаться организация? Оценивая такие возможности и опасности в своей окружающей среде, как конкуренция, законы, клиенты, политические и экономические условия, социальные и культурные изменения, НТП и т. д организация намечает, какими должны быть ее цели и что может помешать их достижению. 3. Каким образом организация собирается сделать это? Ее руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь ее целей.
Именно посредством планирования руководство организации стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство целей для всех ее членов.
Планирование - это одна из основ, с помощью которой руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Таким образом, в управлении планирование занимает основное место, воплощая в себе организующее начало всего процесса реализации целей организации.
Сущность планирования состоит в обосновании целей и способов их достижения на основе выявления комплекса задач и работ, а также определения эффективных методов и способов, ресурсов всех видов, необходимых для выполнения этих задач и установления их взаимодействия. Деятельность по разработке планов охватывает все стороны жизни, все этапы деятельности организации. На этапе планирования определяются все необходимые параметры достижения целей - время, потребности в трудовых, материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки сырья, материалов, оборудования и т. д. Принятые в плане решения должны обеспечить достижение целей организации в запланированные сроки с минимальными издержками при требуемом качестве.
Основная цель планирования - интеграция всех членов организации для решения комплекса задач и выполнения работ, обеспечивающих эффективное достижение конечных результатов. Планирование представляет собой набор действий, предусматривающих определение цели организации, параметров взаимодействия между задачами, работами и членами организации, распределение ресурсов и выбор других организационно-технологических, экономических и мотивационных решений, обеспечивающих достижение целей организации.
Процесс планирования в организации не является точнее, не должен являться отдельным одноразовым актом, а представляется непрерывным в силу двух существенных причин. Во-первых, многие организации стремятся продлить свое существование как можно дольше. Поэтому они должны заново определять или менять цели, даже если полностью достигли своих первоначальных целей.
Вторая причина, по которой планирование должно быть непрерывным это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибочно принятых решений события могут развиваться не так, как было предусмотрено при выработке плана. Поэтому планы необходимо периодически пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью. В этом смысле планирование можно рассматривать как непрерывный, детерминированный по. времени и месту процесс определения целей и обеспечения согласованной деятельности всех членов организации и ее элементов при ограниченных возможностях и времени, увеличивающихся и усложняющихся зависимостях от внешней среды. 1.2.