Внутрихозяйственный контроль за документальным оформлением кассовых операций. Прием наличных денег кассиром хозяйства производиться по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или его заместителем.
В приеме денег выдается квитанция за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная штампом кассы. Выдача наличных денег из кассы хозяйства производиться по расходным кассовым ордерам.
Документы на выдачу денег подписывает руководитель и главный бухгалтер хозяйства. При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир проверяет а наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - разрешительной подписи руководителя хозяйства б правильность оформления документов в наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому ордеру, сначала все приходные, затем все расходные. Потом выводится остаток денег в кассе, отрывной лист кассовой книги с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира. Кассовая книга пронумерована, прошнурована и скреплена сургучной печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Отчеты кассира проверяет и разносит в реестры учета расчетная группа, которая составляет ведомости на получение оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, что противоречит Положению о ведении кассовых операций. Для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе хозяйства предназначен счет 50 Касса. По дебету счета 50 Касса отражается поступление денежных средств в кассу предприятия. По кредиту счета Касса отражается выплата денежных средств из кассы предприятия.
Регистрами учета, в которых отражаются кассовые операции, являются журнал-ордер 1 по кредиту счета 50 Касса и ведомость 1а по дебету счета 50. Журнал-ордер используют для фиксирования кредитовых оборотов ведомость 1а - дебетовых оборотов по счету 50. Записи проводят с расчленением операций по корреспондирующим счетам. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере 1 и ведомости 1а являются проверенные отчеты кассира с приложенными к ним первичными документами.
Записи в журнале-ордере производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами. Предварительно первичные документы группируют по корреспондирующим счетам, и однородные операции отражают общей суммой за день. При небольшом количестве операций в хозяйстве допускаются записи по итогам отчета кассира за 2-3 дня. В ведомости 1а записи делают аналогичным путем на основании отчетов кассира, только по их приходной части с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.
Остаток средств в кассе показывают в ведомости только на начало года и на конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете кассира. Журнал-ордер 1 и ведомость 1а являются регистрами годичного обращения. Они брошюруются в виде тетрадей с вкладными листами и открываются для учета кассовых операций на календарный год. Общий кредитовый оборот из журнала-ордера 1 записывается в главную книгу в кредит счета 50, а составляющие его суммы по дебетуемым счетам переносят в дебет соответствующих счетов.
При внутрихозяйственном контроле важное значение имеет взаимная сверка оборотов в регистрах учета. Поэтому, прежде чем перенести итоги журнала-ордера 1 по кредитовым оборотам в главную книгу их по каждому корреспондирующему счету сверяют с данными других регистров.
После сверки регистров обороты по счету 50 Касса разносят в главную книгу. 3.4. Внутрихозяйственный контроль операций по счетам в банке В хозяйстве ведутся операции только по расчетному счету. Других счетов по учету денежных средств в хозяйстве не ведется. Контроль операций по расчетному счету осуществляет главный бухгалтер. Контроль операций по расчетному счету в банке начинают с оформления проверки проверяют наличие выписок банка по расчетному счету и их достоверность, производится сличение правильности показанных остатков денежных средств на расчетном счете предыдущей выписки банка с последующей на конец и начало соответствующего периода.
Суммы остатков денежных средств должны быть одинаковы. Эти же остатки должны быть отражены в соответствующих регистрах бухгалтерского учета. Затем устанавливается наличие к каждой денежной операции соответствующих оправдательных документов, послуживших основанием для ее совершения, проверяется подлинность денежных документов, наличие на выписках штампов банка, подписей исполнителей.
После сопоставления выписок банка с прилагаемыми к ним первичными документами, установления правильности подсчета итоговых оборотов, начального и конечного сальдо. Особенно тщательно проверяют хозяйственные операции по существу. Для этого устанавливают законность каждой поступившей или списанной с соответствующего счета суммы. Кроме взаимного сопоставления, сверки, стыковки сумм, отраженных в соответствующих документах, требуется установить реальность той или иной операции.
Проводят встречные проверки, а главное необходимо тщательно проверять взаимосвязанные первичные документы по однородным операциям. Безналичные расчетные операции проверяют на основании платежных поручений. Так как выписки банка содержат лишь цифровые данные, необходимо предварительно изучить их структуру и коды условных цифровых обозначений содержания операций. Регистрами учета, в которых в хозяйстве отражают операции по расчетному счету, является журнал-ордер 2. Журнал-ордер 2 служит для отражения кредитовых оборотов по счету 51 Расчетный счет. Основанием для бухгалтерских записей в журнале-ордере 2 являются выписки банка с приложенными документами.
Большинство операций в хозяйстве осуществляется наличными деньгами, поэтому необходим наиболее хорошо организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве. Предлагаем для совершенствования контроля за сохранностью и использованием денежных средств в хозяйстве примерную программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое использование денежных средств.
Программа состоит из 3-х разделов. В первом разделе рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве. Во втором разделе - контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств.
Третий раздел отражает контроль за целевым использованием денежных средств. В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно лица, которые проверяют тот или иной вопрос. Таблица 9Примерная программа внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью денежных средств. Вопросы проверки Сроки Кто проверяет пп прове- дения 1 2 3 4 1. Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве 1.1. Проверка помещения кассы, прочность ежедневно кассир закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе 1 2 3 4 1.2. Проверка состояния предупредитель- ежеквартально, гл. бухналтер, ной сигнализации и средств проти- ежедневно гл. инженер, вопожарной безопасности кассир 1.3. Контроль за опечатыванием сейфа ежедневно гл. бухгалтер и помещения кассы 1.4. Контроль за обеспечением сохранности в день гл. бухгалтер, денег при их доставке в ТОО и его получения руководитель структурные подразделения денег 2. Контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств 2.1. Проверка наличия инвентаризация ежемесячно гл. бухгалтер, денег и ценных бумаг ревиз.
Комиссия 2.2. Проверка полноты и своевременности ежемесячно гл. бухгалтер оприходывания в кассу наличных денег а полученных из банка б за реализованную продукцию, по плану рабо- ревизионная услуги и работы ты комиссия, систематически гл. бухгалтер при составлении ж о 1 2.3. Проверка соответствия фактического ежемесячно гл. бухгалтер, наличия денежных средств на счетах по плану ревизионная в банке данным бухгалтерского учета комиссия 2.4. Проверка порядка регистрации ежедневно гл. бухгалтер приходных и расходных кассовых ордеров 2.5. Проверка соблюдения кассовой системати- гл. бухгалтер, дисциплины и других требований, чески ревизионная предусмотренных Положением о комиссия ведении кассовых операций. 1 2 3 4 3. Контроль за использованием денежных средств. 3.1. Проверка использования полученных ежедневно, гл. бухгалтер, из банка наличных денег по целевому по плану ревизионная назначению комиссия 3.2. Проверка своевременности и полноты ежемесячно гл. бухгалтер взноса в банк выручки 3.3. Проверка законности и целесообразности систематически зам.гл.бухгалтера, расходования средств подотчетными по плану бухгалтер мате- лицами риальной группы, ревиз. комиссия 3.4. Проверка достоверности выписок банка, ежемесячно зам.гл.бухгалтера наличие первичных документов с отмет- ками банка об исполнении и их соответ- ствие выпискам 3.5. Проверка состояния расчетов с бюджетом, систематически гл. бухгалтер, с органами соцстраха зам.гл.бухгалтера 3.6. Проверка состояния учета расчетов по систематически гл. бухгалтер, претензиям и возмещению материального ревизионная ущерба, погашения этой задолженности комиссия