Значение информации и коммуникаций в процессе принятия управленческих решений. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без информации.
В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все её работники, от простого рабочего или служащего, до директора. Информация лат. information - разъяснение, изложение - 1 сообщение о чём-либо 2 сведения, являющиеся объектом хранения, переработки и передачи 3 в математике и кибернетике - количественная мера устранения неопределённости энтропии, мера организации системы теория информации - раздел кибернетики, изучающий количественные закономерности, связанные со сбором, кодированием, передачей и преобразованием информации.
См. Современный словарь иностранных слов. М. Русский язык , 1999г с.572. Сама по себе информация считает академик В.Г.Афанасьев не способна увеличить производство материальных или культурных ценностей. Она только тогда приносит пользу, когда воплощается в технику и технологию, в ценности культуры, в знания и опыт людей, в формы их общения, во всю систему общественных отношений. См. Афанасьев В.Г Урсул А.Д. Информация и управление Философско-методологические аспекты. М. Наука, 1995г. с.25. Данной точки зрения придерживался и К.Маркс Для того, чтобы пользоваться множеством, человек должен быть в высокой степени культурным человеком. См. Маркс К Энгельс Ф. Собрание сочинений, 2-е изд Т.46. ч.1 - с.386. Следовательно, культуру работы с информацией можно охарактеризовать как сознательное отношение к процессам принятия, переработки, хранения, создания и передачи информации.
По мнению автора данного дипломного проекта культура работы с информацией начинается прежде всего со знания классов, видов и свойств информации.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и её окружении, которые служат основой принятия управленческих решений. Информация может быть классифицирована по ряду следующих позиций Специфической формой управленческой информации являются слухи.
Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90 . См. А.Г. Щёголев, Е.А.Ерохина Основы информатики и вычислительной техники , Учеб. пособие для ВУЗов. М. Просвещение, 1999г. с.8-15. Информация может быть также классифицирована по объёму, источникам, возрасту, способам передачи и распространения.
Важнейшим элементом при работе менеджера с информацией является коммуникационный процесс. Коммуникационный процесс коммуникации - это обмен информацией между двумя или более людьми.
Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. См. Менеджмент конспект лекций, под ред. А.В.Земцова М. Издательство ПРИОР , 2002г с.54 Исследования показывают, что от 50 до 90 рабочего времени современный менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров, приёма посетителей, составления и чтения различных документов и т.п. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально- экономического, технического, технологического развития любой фирмы.
В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, поэтому лица, причастные к ней, часто стремятся её утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Правда, точно так же её дезориентирует и избыток информации, поэтому всегда необходимо уметь отделить нужную информацию от ненужной, полезную от бесполезной. Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.
На первом происходит её отбор, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях и т.п. На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п и соответственно этому подбирается подходящий способ её передачи - устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов, условных знаков.
Считается, что при передаче информации не стоит ограничиваться одним каналом - действительно, сообщения, по возможности, лучше дублировать, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе менеджер может погрязнуть в бюрократической волоките. На третьем этапе происходит передача информации, её получение восприятие получателем, декодирование расшифровка, и осмысление.
Отправитель любой информации всегда ждёт, что получатель каким-то образом на неё отреагирует и донесёт до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - есть сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания или непонимания содержащейся в нём информации.
В идеале обратная связь должна быть сознательной, а поэтому планироваться заранее, облекаться в оптимальную форму, соответствующую ситуации, возможности восприятия партнёром а не собственному удобству, устанавливаться без промедления, в ответ на конкретный сигнал особенно, если о ней просят и характеризоваться доброжелательностью. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывают уточнение, перефразирование, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, то за реакцией партнеров нужно внимательно наблюдать Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь и помех, искажающих её смысл.
К помехам прежде всего относятся стереотипы, то есть устойчивые мнения по поводу людей и ситуаций, позволяющие судить о них по ассоциации. Пристрастием к стереотипам может страдать как отправитель информации, так и её получатель, поэтому при осуществлении коммуникаций необходимо удостовериться в реальном понимании партнерами сути проблемы, а не ограничиваться традиционным вопросом как поняли на который обычно в любом случае отвечают.
Зачастую информация искажается вследствие того, что отправитель и получатель имеют разный статус, положение, предвзято относятся друг к другу или к тому, о чём или о ком идёт речь. Сообщение может не восприниматься из-за отсутствия интереса к нему, непонимания его важности. Этот интерес можно возбудить доводя до сведения партнера выгоды, которые он может иметь, относясь к информации должным образом, и потери, связанные с её игнорированием.
Препятствием обмену информацией могут служить и технические неполадки. К ним прежде всего относится разное понимание символов, с помощью которых информация передаётся, вызванное различиями в образовании, специальности, квалификации, национальными особенностями либо слабым знанием языка.
Часто вербальная передаваемая с помощью слов информация искажается невербальным довеском, которые также могут по тем или иным причинам восприниматься неоднозначно в Болгарии отрицание сопровождается кивком головы, что в большинстве стран воспринимается как знак согласия. Также искажение или потеря информации происходит под воздействием физиологических и психологических причин усталости, слабой памяти, забывчивости, рассеянности партнёров, их лени или наоборот, импульсивности, не позволяющих сосредоточиться, излишней эмоциональности, нетерпеливости, выражающейся в перебивании партнёра, забегании вперед, недослушивании до конца, постоянном комментировании услышанного.
Всё это не даёт возможности одному из участников обмена информацией донести её до другого в полном объёме, а другому - соответствующим образом её воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений. См. Бандурка А.М Бочарова С. П Землянская Е.В. Психология управления Харьков ООО Фортуна-пресс , 1998г. с.395 Исходя из вышесказанного можно сделать вывод - что информация это отражение окружающего нас мира, его свойств, качеств или каких либо процессов происходящих в нём. Информация может быть полезна только в случае если она отвечает всем требованиям, то есть она достоверна, полна, актуальна и ясна. Именно информация является предметом управленческого труда, а управленческое решение как продукт деятельности менеджера непосредственно зависит от качества информации.
Для облегчения передачи информации её необходимо документировать.
Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определённым правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. См. Кудряев В.А. Организация работы с документами учебник - 2-е издание, М. ИНФРА-М, 2002г. с.52 1.3