Организация процесса делопроизводства. Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации информационных ресурсов, является Федеральный закон Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995г. 24-ФЗ. Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности порядок документирования информации право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, в том числе в информационных системах категории информации по уровню доступа к ней порядок правовой защиты информации.
Закон следующим образом определяет понятия документальная информация и информационные ресурсы документированная информация документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать информационные ресурсы - отдельные документы и массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем. См. Федеральный закон Российской Федерации Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995г. 24-ФЗ Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов, называется делопроизводством.
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
См. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения М. ИПК Издательство стандартов, 1998г. Делопроизводство ДОУ предполагает прежде всего создание документов, или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документирование может осуществляться как на естественном языке так и на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране монитора.
При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации ЭВМ. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Носитель - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящий момент наиболее распространённым носителем информации является бумага, но технический прогресс способствует всё большему распространению магнитных и электронных носителей, позволяющих обрабатывать и хранить информацию с помощью ЭВМ. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, что придаёт юридическую силу созданным документам.
Юридическая сила - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа имя автора документа, адресата, подпись, дата, номер, гриф секретности, печать и т.д Требования к оформлению документов фиксируются в государственных стандартах.
Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов всего их 29 , но и зоны и последовательность их размещения на документе. См. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов М. ИПК Издательство стандартов, 1998г. В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, статистической и иной социально значимой информации.
Документы - носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство позволяет отличать документы от других источников информации. Любой документ является частью системы документации. Под системой документации понимают совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Изначально все документы делятся на документы личного пользования и официальные. К документам личного пользования относят документы созданные человеком вне сферы его служебной деятельности и выполнения общественных обязанностей личная переписка, мемуары, дневники. Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности разделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и пр. Именно управленческие документы, обеспечивают управляемость объектов в рамках как государства, так и отдельной организации.
Основные системы таких документов показаны на рисунке 5 Документы, составляющие одну систему документации характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.
Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота, хранение документов и их использование в текущей деятельности.
Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. Все документы разделяются на документопотоки регистрируемые и нерегистрируемые документы, входящие, исходящие и внутренние документы и пр. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определённое целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объём. Под объёмом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определённого периода времени как правило, года. Одна из важнейших функций в организации работы с документами - учёт документов, который обеспечивается их регистрацией - записью учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов и вести их поиск.
Система хранения документов - это совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определённой последовательности с указанием сроков их хранения дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещённых в отдельную обложку.
См. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления М. Делопроизводство. 1999г 1, с.41-46 В настоящее время как в производстве, так и в документообороте предприятий наблюдается значительное расширение круга задач охватываемых компьютерной техникой. Постоянно растёт объём, скорость, качество и сложность обрабатываемой информации, возникает потребность в новых видах её представления.
Как показывает практика, большинство пользователей уже не представляет себе, выполнение своей работы, с которой прекрасно справлялись еще 5-10 лет назад, без помощи компьютера. Вот только некоторые из преимуществ использования вычислительной техники при работе, с какими-либо данными, документами возможность оперативного контроля за достоверностью информации, уменьшается число возможных ошибок, при генерировании производных данных сразу после ввода, данные могут участвовать в различных операциях возможность быстрого получения необходимых отчётов необходимая информация может быть быстро найдена в том числе с помощью контекстного поиска, поиск которой в обычной папке с документами затруднён существенная экономия времени и людских ресурсов при выполнении операций, связанных с обработкой информации позволяет быстро и в наиболее подходящем для конкретного человека виде просмотреть данные, что повышает их восприятие.
В настоящее время, в связи с развитием компьютерной техники и информационных технологий трудно представить себе организацию, документооборот которой функционирует без применения средств вычислительной техники.
Это связано с тем, что передовые технологии в области создания, обработки и хранения документов значительно облегчают работу с ними, значительно сокращается время создания документа, ускоряют процесс передачи документов, облегчают их хранение и последующий поиск. Всё это значительно облегчает труд менеджера.
Системы на базе ПЭВМ и программное обеспечение ПО предназначенные для облегчения труда аппарата управления будут рассмотрены ниже. 1.4 Современные средства обеспечения управленческой деятельности, их классификация С появлением новых средств управления меняются взгляды, вкусы и даже мода на техническое оснащение труда руководителя. Совсем недавно высокий начальник должен был иметь большой стол с массивным чернильным прибором, над столом портрет очередного вождя и много, очень много телефонов иногда около чернильного прибора ещё лежала логарифмическая линейка. Потом появились зачем-то громоздкие радиоприёмник и телевизор, со стола исчезли телефоны, чернильница и логарифмическая линейка, им на смену пришли телефонный концентратор, или элетап, и счётно-клавишная машинка.
Портрет остался. Теперь портрет перекочевал со стены на стол правда, там теперь не вождь, а жена и детки - как у американского президента, на стене - золотой двуглавый орёл, а рядом с неизменным гигантским столом - маленький, с персональным компьютером, которым современный босс пользуется столь же редко, как его предшественник логарифмической линейкой.
Технические средства управления - аппаратура приёма и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления.
Эффективность применения комплекса технических средств КТС управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС. См. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности Менеджмент 2-е изд изм. и доп М. Издательство НОРМА, 2002г с.106 Современные средства компьютерной техники могут быть классифицированы следующим образом персональные компьютеры - это вычислительные системы, все ресурсы которых полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника корпоративные компьютеры main frame - это вычислительные системы, обеспечивающие совместную деятельность многих управленческих работников в рамках одной организации, одного проекта, одной сферы информационной деятельности при использовании одних и тех же информационно-вычислительных ресурсов.
Область использования таких компьютеров - реализация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности в крупных финансовых и производственных организациях, организация информационных систем биржевые, банковские системы суперкомпьютеры - это вычислительные системы с предельными характеристиками вычислительной мощности и информационных ресурсов, которые используются в военной и космической областях деятельности, фундаментальных научных исследованиях, глобальном прогнозировании погоды.
Программные средства современных информационных технологий в целом разделяются на системные и прикладные.
Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем как таковых и включают в себя тестовые и диагностические программы антивирусные программы операционные системы командно-файловые процессоры оболочки. Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности классифицируются следующим образом системы подготовки текстовых документов системы обработки финансово-экономической информации системы управления базами данных СУБД личные информационные системы системы подготовки презентаций системы управления проектами экспертные системы и системы поддержки принятия решений СППР системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления прочие системы.
См. Назаров С.В. Компьютерные технологии обработки информации М. Финансы и статистика, 2001г с.34-78 Возможности некоторых программных продуктов рассмотрены в приложении А. Одной из наиболее часто встречаемых систем является автоматизированная система управления АСУ . Автоматизированные системы управления - человеко-машинные советующие системы, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остаётся за человеком.
Общая схема функционирования организации с использованием АСУ графически представлена на рисунке 6. АСУ состоит из двух основных частей функциональной и обеспечивающей.
Функциональная часть представляет собой комплекс задач и подсистем, созданных для оптимального управления объектом. Декомпозиция АСУ на составляющие её подсистемы производится по функционально-организационному признаку с учётом действующей структуры и особенностей объекта управления типа предприятия, характера производства, действующей системы управления. Обеспечивающая часть АСУ состоит из информационного, технического, программного, организационного и правового обеспечения.
Наиболее сложной составляющей обеспечивающей части АСУ является программное обеспечение, т.е. совокупность компьютерных программ и алгоритмических языков, обеспечивающая функционирование комплекса технических средств. См. Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления. Учебник для вузов по специальности Менеджмент 2-е изд изм. и доп М. Издательство НОРМА, 2002г с.110 Различают два основных типа систем управления 1 Системы управления технологическими процессами в широком смысле этого слова, предназначенные для непосредственного управления производственными процессами на физическом уровне процесса 2 Системы информационного управления, имеющие дело с объектами организационной природы, предназначенные для решения задач управления таких объектов управления, как крупные технические подразделения, военные, строительные и иные объекты разных рангов.
Главное отличие между ними заключается в характере объекта управления.
В первом случае это всевозможные установки, приборы, станки и прочее, во втором - прежде всего люди. Другое отличие между указанными системами заключается в форме передачи информации. Если в системах управления технологическими процессами основной формой передачи информации являются различного рода сигналы, то в системах организационного управления это документы. Чёткую границу между двумя рассматриваемыми типами систем провести невозможно, чаще всего передача информации осуществляется как с помощью документов, так и с помощью сигналов.
Несмотря на определённые трудности связанные с вводом АСУ, её внедрение позволяет увеличить прибыль, объём выпуска продукции, фондоотдачу и снизить трудоёмкость процесса управления. К сожалению, основные трудности возникают не при разработке программного обеспечения, а при подготовке персонала организации к режиму работы в условиях функционирования АСУ. Опыт показывает, что при внедрении новаций АСУ, нового программного оснащения или новых ПЭВМ у сотрудников возникает психологический барьер т.к. это ломает их старые методы работы.
Но с другой стороны, внедрение ПЭВМ и новейшего программного обеспечения формирует новый тип руководителя которому доступно широкое информационное поле и качественно новые виды коммуникаций. II. ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА МЕНЕДЖЕРА 2.1