Рационализация процесса делопроизводства. В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы редко передаются из одного подразделения в другое через службу документационного обеспечения управления СДОУ - чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным информированием СДОУ о местонахождении документа.
В обоих случаях в информационно-поисковую систему регистрационную форму или автоматизированную базу данных должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения. Для оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем СДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.
Значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Хотя все эти этапы оформления документов могут быть закреплены в табеле форм документов, осуществляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а СДОУ только контролирует сроки и правильность полноту их оформления при регистрации.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций схем, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространённых документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приёма по данному вопросу.
См. Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления. Учебное пособие для вузов ГУУ М. ЗАО Финстатинформ , 2002г. с.218 Обработку исполненных и отправляемых документов также целесообразно централизовать в единой экспедиции предприятия. Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.
При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещён. При приёме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа. Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы СДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлён на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.
Экспедиционная обработка отправляемых документов должна включать в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со СДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является повышение качества документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определять реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос.
Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
В целях экономии труда работников аппарата управления на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки. Построение эффективных информационно-поисковых систем также приводит к сокращению объёмов документации.
Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный и длительный поиск.
В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочем месте по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, высказанную оценку.
На мой взгляд, особенно важен личный пример руководителя, демонстрирующего умение держать слово и выполнять обещания. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюции в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.д. В качестве путей совершенствования и рационализации документооборота можно выделить следующие рационализация и сокращение количества применяемых форм документов организация скорейшей доставки документов введение практики предварительного рассмотрения документов и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения сведение к минимуму ручных операций и переписки данных применение средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов введение строгого контроля исполнения документов.
Важное современное средство совершенствования документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию.
Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств.
Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы документам созданным средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях. По мнению автора дипломного проекта, главная задача заключается в снижении дублирования традиционной и машинной документации, содержащей одинаковую информацию. Следовательно, менеджерам эффективней направлять только переработанную и синтезированную документацию, а исходную передавать на хранение в архив после переноса данных на компьютерный носитель.
Соблюдение государственного стандарта 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения имеет важное значение. Этим стандартом подтверждён единый комплекс обязательных реквизитов любых управленческих документов, независимо от носителя информации. Подробнее смотри приложение В. 3.2