Создание оптимальных условий для работы менеджера. Рабочее место менеджера начинается с приемной офиса. В отличие от других офисных профессий менеджер менее привязан к своему рабочему месту и подчас совмещает многие функции. Но главная остается за ним - работа с клиентом.
От искусства обслуживания зависит успех фирмы. Иногда посетителям довольно долго приходится ждать, пока освободится менеджер, с которым была назначена встреча. Многие люди весьма трепетно относятся к своему времени и раздражаются от одной мысли о том, что придется тратить на ожидание драгоценные минуты. Заставлять человека подолгу томиться в ожидании приёма - типично совковое качество. Но если менеджер действительно занят и, следовательно, клиенту придется какое-то время подождать, секретарь должен пригласить посетителя в специальное гостевое помещение, в котором должны быть предусмотрены удобные кресла, телевизор, свежая пресса и т.д. Необходимо предусмотреть в гостевой комнате информационные щиты, на которых размещена информация об истории и деятельности компании.
На журнальных столиках целесообразно разложить буклеты, сувениры и другие рекламные материалы предприятия. Секретарь обязательно должен предложить посетителю кофе, чай или прохладительные напитки. См. http www.realty.lv Следующий этап - приём посетителя непосредственно менеджером. Кабинет, в котором сидит менеджер, должен быть обставлен с учётом того, что одному сотруднику приходится принимать иногда до 3-5 человек одновременно.
Клиенты приходят в офис не всегда одни. Частенько с собой берут супруга супругу, детей, друзей. Таким образом, возле рабочего стола менеджера необходимо предусмотреть свободное пространство с достаточным количеством кресел для размещения посетителей. Достаточно часто приходится сталкиваться с тем, что на рабочем столе менеджера находится много совершенно не относящихся к работе предметов.
Различные сувениры, журналы, книги и т.д. Посетитель должен видеть, что человек, к которому он обращается по серьёзному вопросу, настроен на деловой, профессиональный лад. А об этом свидетельствуют не только внешность, манера общения, умение убеждать и слушать собеседника, но и аккуратное рабочее место менеджера. Несомненно, это также касается и рабочего стола на мониторе компьютера.
Я думаю не каждому клиенту понравится заставка, на которой возникают обнажённые красотки из Плейбоя или леденящие душу кадры из любимого фильма ужасов. Кабинет, в котором находится менеджер, должен максимально отражать корпоративную политику предприятия - основную его суть вы обратились к настоящим профессионалам, которые компетентно и оперативно решат ваши проблемы. Для демонстрации этой политики необходима наглядная агитация. На стены кабинета не помешает повесить лицензии предприятия, фотографии построенных, строящихся и планируемых к застройке объектов, планировки предлагаемых квартир и прочее, что отражает деятельность компании.
Если предприятие принимало участие в выставках или других значительных мероприятиях, можно разместить на стенах полученные дипломы и грамоты. Если сам менеджер обладает какими-либо лицензиями, дипломами, сертификатами, грамотами, связанными с профессиональной деятельностью или повышением квалификации, можно повесить их над своим рабочим столом.
Клиенту всегда приятно знать, что человек, занимающийся его вопросом настоящий профессионал. См. Журнал Деловой Час от 19 августа 2002 года Пожалуй, самым оптимальным является блочно-модульная организация рабочего места. В этом случае бумаги, расчёты, всю прочую документацию размещают по темам - модулям. Внутри каждого модуля существуют блоки, которые должен организовать сам менеджер, так, чтобы ими удобно было пользоваться. Можно сделать блоки по времени поступления документа, направлению работы внутри модуля, по степени приоритетности задачи и т.д. Все блоки и модули должны быть чётко определены и отделены друг от друга.
Различные модули лучше разместить в различные папки-скоросшиватели, внутри которых находятся блоки, разделённые специальными цветными вкладками. Если сразу отправлять все документы в соответствующее им место, никогда не возникнет проблем срочного поиска необходимого документа. Также очень часто можно наблюдать такую картину.
Стол завален папками, бумагами, к которым прикреплены листочки-напоминания. При таком положении дел можно подумать, что работник занят сегодня исключительно этими делами. Проходит время, а положение дел не меняется - тот же стол, те же бумажки-напоминания. Это говорит о том, что такой способ организации труда не работает. Вместо листиков-памяток, папочек и бумажечек, лежащих на видном месте, чтобы про них не забыть, надо всего лишь завести дневник, еженедельник, календарь для планирования своего времени.
Это может быть как обычный ежедневник-еженедельник в виде книжки, так и маленький или обычный компьютер со специальной программой-дневником. У каждого есть свои преимущества - если книжку всегда можно взять с собой, то карманный компьютер может дать звуковой сигнал, чтобы напомнить о встрече. База данных, занесённая в большой компьютер, будет служить долгие годы. См. http www.college.ru Важное значение также имеет эргономика рабочего места. Сидячая продолжительная работа вредна человеку в принципе это приводит к деформации позвоночника, травмируются диски вы поднимаете плечи и сгибаете руки, держа их в напряжении - и естественно они начинают болеть.
Пережатые сосуды, перегружают сердце, ну а о хронических растяжениях сухожилий кистей рук и постоянно ухудшающемся зрении можно не говорить. Поза, а следовательно, и здоровье зависят, в конечном итоге, от размеров и дизайна рабочего места. Научная организация рабочего пространства базируется на данных о средней зоне охвата рук человека - 35-40 см. Ближней зоне соответствует область, охватываемая рукой с прижатым к туловищу локтем, дальней зоне - область вытянутой руки. Работа с клавиатурой Неправильное положение рук при печати на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти.
Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку, сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу. Клавиатура должна располагаться в 10-15 см в зависимости от длины локтя от края стола.
В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более мясистую часть локтя. Глубина стола должна позволять полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору. Рабочая площадь для работы с компьютером должна соответствовать стандартам ANSI на ширину и глубину рабочих поверхностей. См. http www.romul-mebel.ru Требования к эргономике рабочего места приведены в приложении Г. 3.4