Виды документопотоков и пути их организации.
Виды документопотоков Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов.
Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения.
Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между 1 теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие и 2 пунктами технической обработки документов на предприятии секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока 1. документопоток входящих в организацию документов письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д. Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь или канцелярия, адресована его руководителю по экспертным оценкам от 85 до 90 всех поступающих на предприятие документов и только 10-15 - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.
Посмотрите на схему распределения потока входящих документов. 2. документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д. 3. документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д. Задача делопроизводственных служб предприятия заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки.
Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.
Эта задача решается с помощью многолетним опытом выверенная и отшлифованная системы организации документооборота, которая изложена в нормативных документах.
Они называются Единой государственной системы документационного обеспечения управления ЕГСДОУ. Схема работы с входящим документопотоком. Схема работы с исходящим документопотоком. Схема работы с внутренним документопотоком. Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности.
Рассмотрим этапы его обработки 1.Внутренние распорядительные документы например, приказы, решения или распоряжения составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем 2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия. 3. Согласованные приказы подписываются руководителем 4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем или в канцелярии и направляются в структурные подразделения для исполнения.