Ведение кассовой книги. Движение наличной валюты необходимо отражать в кассовой книге и журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Кассовую книгу ведут по специальной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Обратите внимание даже если вы рассчитываетесь и наличными рублями, и валютой, вести нужно только одну кассовую книгу.
Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день. Все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество.
Для этого делают запись В книге пронумеровано и прошнуровано листов.
Количество листов книги заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации п.23 Порядка ведения кассовых операций. В кассовой книге нужно указывать сумму не только в валюте, но и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, возьмите курс Центрального банка РФ на день совершения операции.
При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли. Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее показывают отдельной строкой и записывают в приход или расход. К кассовым документам подшивают справку по расчету курсовой разницы. Обратите внимание курсовые разницы по кассе отражают в бухгалтерском учете не только в день совершения операции, но и по мере изменения курса валюты.
Пример 1 августа 2003 года ЗАО Экспортер получило в банке 16 074 руб. на выплату заработной платы и 580 долл. США на командировочные расходы. В этот же день из кассы была выдана зарплата в сумме 11 245 руб. Курс Центрального банка РФ составил на 1 августа 2003 года - 33 руб. USD на 2 августа 2003 года - 33,5 руб. USD. Следовательно, курсовая разница по валютной кассе составит 580 USD x 33,5 руб. USD - 33 руб. USD 290 руб. Пример заполнения листов кассовой книги за 1 и 2 августа 2003 года. Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение пяти лет. 3.1.4.