Выдача иностранной валюты под отчет. Работнику, направляемому в заграничную командировку, нужно выдать аванс в иностранной валюте. Сумму аванса рассчитывают исходя из реальных потребностей суточных, оплаты жилья, непредвиденных расходов и т.д Чтобы выдать аванс, вы можете снять с текущего валютного счета наличную иностранную валюту купить дорожный чек в иностранной валюте.
Обратите внимание покупать наличную валюту или дорожные чеки для оплаты командировочных расходов в обменных пунктах запрещено п.2 Положения Банка России от 25 июня 1997 г. N 62, п.1.33 инструкции Банка России от 27 февраля 1995 г. N 27. Штраф за такое нарушение составляет от 40 000 до 50 000 рублей п.4 ст.15.25 КоАП РФ. Оплата расходов, связанных с зарубежными командировками работников, относится к текущим валютным операциям.
Следовательно, разрешение Центрального банка РФ не требуется подп.г п.9 ст.1 Закона РФ О валютном регулировании и валютном контроле. Если на вашем валютном счете нет необходимой суммы, вы можете дать банку поручение на покупку валюты. В графе Назначение платежа указывают Командировочные расходы. Купленная валюта должна быть израсходована в течение семи дней. Если в течение этого срока она не будет использована, вы должны сдать ее в банк. Обратите внимание если вы купили валюту для командировочных расходов, то ни на что другое вы ее расходовать уже не можете.
Чтобы снятькупить валюту или приобрести чек, вам нужно представить в банк оригинал и копию заявки бланк заявки приведен в приложении 1 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62 приказ о направлении работника в командировку приказ об установленной в организации норме суточных. Валюту с текущего валютного счета можно получить не раньше чем за 10 рабочих дней до выезда работника в командировку.
Одновременно с выдачей наличной валюты или дорожного чека вы должны получить на имя каждого командируемого работника или на имя старшего группы справку по форме N 0406007. Она является основанием для вывоза наличной иностранной валюты. Эту справку необходимо зарегистрировать в журнале учета справок порядок ведения журнала приведен в приложении 3 к Положению Банка России от 25 июня 1997 г. N 62. Обратите внимание даже если командируемые работники вывозят за границу более 10 000 долларов США наличными, они не должны получать разрешение Банка России.
В этом случае достаточно представить на таможне справку N 0406007 п.2.3 Положения Банка России и ГТК России от 12 января 2000 г. N 105-П. Полученную справку нужно зарегистрировать в журнале учета справок. Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Открыть счет в иностранном банке на имя командируемого работника вы можете только на период, когда сотрудник находится в командировке.
После того как командировка закончилась, неиспользованный остаток нужно перевести в российский банк или снять в виде наличности и затем оприходовать в кассу. Если вы выдаете наличную иностранную валюту из кассы, помните, что нельзя выдавать аванс работникам, которые еще не отчитались по ранее полученным подотчетным суммам п.11 Порядка ведения кассовых операций.
Обычно аванс выдается в валюте страны, куда направляется работник. Однако, если это редкая неконвертируемая валюта, вы можете выдать работнику свободноконвертируемую валюту например, доллары США. В отчете необходимо произвести пересчет одной валюты в другую. Если командировка отменяется, иностранную валюту или дорожные чеки вместе со справкой по форме N 0406007 в течение пяти дней со дня предполагавшегося отъезда нужно сдать в банк. Сданная иностранная валюта зачисляется на текущий валютный счет организации.
Проводка будет такой Дебет 52-1-1 Кредит 50 неизрасходованная валюта возвращена на текущий валютный счет. Неиспользованные суммы наличной валюты или дорожные чеки нужно сдать в банк в течение 10 рабочих дней после того, как работник вернет их в кассу организации. 3.1.6.