Принципы и задачи бухгалтерского учета и внутреннего аудита денежных средств. Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус.
Одни из них обязательны к применению Закон О бухгалтерском учете , Положения по бухгалтерскому учету, другие носят рекомендательный характер План счетов, методические указания, комментарии. Денежные средства являются составной частью оборотных активов.
Они необходимы предприятию для осуществления расчетов между поставщиками и подрядчиками, для осуществления платежей в бюджет, расчетов с кредитными учреждениями, для выдачи работникам зарплаты, премий и для осуществления других видов выплат 6 . Денежные средства предприятия находятся в кассе в виде наличных денег, денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и др. При умножении денежных средств их правильное использование и контроль за сохранностью является одной из важнейших задач бухгалтерии предприятия и бухгалтерского учета.
От успешности решения этой задачи зависит платежеспособность предприятия, своевременность расчетов с поставщиками и подрядчиками, своевременность платежей в бюджет 15 . Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, организации расчетов и кредитования на производстве.
Учет денежных средств имеет значение в укреплении платежной дисциплины и в эффективном использовании финансовых ресурсов предприятия. Поэтому очень важен контроль за соблюдением кассовой дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств, обеспечением сохранности денежных документов, находящихся в кассе предприятия. Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 года 18 О порядке ведения кассовых операций в РФ 38 . В соответствии с этим документом организации независимо от организационно- правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.
Исходя из этого, основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются проверка правильности оформления, законности документов, своевременное и полное отражение операций в учете. обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей своевременное проведение инвентаризации денежных средств и отражение ее результатов в учете обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе предприятия и других местах хранения изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход. создание условий для повседневного контроля за наличием и движением денежных средств. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин, согласно с Федеральным законом от 22 мая 2003 года 54-ФЗ О применении контрольно - кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и или расчетов с использованием платежных карт 23 . Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей, в соответствии с Приложением 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 года 85 Типовая форма договора о полной материальной ответственности. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.
Письмо Минфина России О порядке установления лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней включая день получения денег в банке в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.
Для учета кассовых операций применяются типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров приходный кассовый ордер форма КО-1 , расходный кассовый ордер форма КО-2 , журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров форма КО-3 , кассовая книга форма КО-4 , книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств форума КО-5 . Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года 88 по согласованию с Минфином России и введены в действие с 01 января 1999 года 29 . Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами.
Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам раздатчикам по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов ведётся книга учета принятых и выданных кассиром денег.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций.
Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте. При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается 6,38 . В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации решению, постановлению. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы болезнь и др. находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации.
О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц. В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации решению, постановлению другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 года 40 и сообщенного письмом Банка России от 4 октября 1993 года 18 38 . В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе.
Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения 18 . В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров.
Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки не реже одного раза в два года. В настоящее время в соответствии с Указанием Центрального банка Российской Федерации от 14.11.01 г. 1050-У установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами на уровне 60000 рублей по одной сделке.
При этом следует учитывать, что под сделкой в данном случае понимается один отдельный договор. Для расчетов с физическими лицами предельный размер расчетов наличными не установлен 30 . Существенные ограничения по порядку осуществления кассовых операций устанавливает Указ Президента Российской Федерации от 19 ноября 1998 года 416-У О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения 26 . В соответствии с данным Указом организациям запрещено вносить из кассы наличные денежные средства непосредственно на расчетные счета других лиц юридических и физических, минуя свой счет. За несоблюдение этого порядка налоговые органы накладывают на организацию штраф в 2-кратном размере от суммы произведенного взноса 19 . Организациям запрещена прямая выплата наличных денежных средств физическим лицам и организациям по операциям с векселями либо в целях возврата платежей, поступивших в виде предоплаты по контракту, выполнение которого было прекращено.
За нарушение данного порядка налоговые органы налагают штраф в размере суммы наличных денежных средств, выданных через кассу организациям и физическим лицам. Использование контрольно-кассовых машин для учета расчетов с населением обязательно для всех организаций.
Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России.
За нарушение требований Закона Российской Федерации О применении контрольно - кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и или расчетов с использованием платежных карт применяются штрафные санкции к организациям в зависимости от характера нарушения 23 . Денежные расчеты осуществляются организацией либо наличными деньгами, либо в виде безналичных платежей.
Безналичные расчеты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам, с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги. Безналичные расчеты осуществляют в основном через банковские, кредитные и расчетные операции. Их применение позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сокращает потребность в наличных денежных средствах, обеспечивает их наиболее надежную сохранность 31 . Формы безналичных расчетов определены статьей 862 Гражданского Кодекса РФ 5 и Положением Центрального банка РФ О безналичных расчетах в РФ 31 расчеты платежными поручениями расчеты по инкассо расчеты по аккредитиву расчеты чеками.
Платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджеты всех уровней оформляются, согласно Приложению 5 к Приказу Министерства финансов РФ от 24.11.2004года 106н Правила указания информации, идентифицирующей лицо или орган, оформившие расчетный документ, наперечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему российской Федерации 37 . Информационная база, используемая аудитором при проверке учета и движения денежных средств включает основные нормативные документы, регулирующие порядок проведения операций в кассе предприятия, на расчетном, валютном и других счетах в банках и бухгалтерский учет этих операций 24 . 1.2.