Учет личного состава организации. Для учета личного состава, отработанного времени, расчетов с работниками по начислению и выплате заработной платы организации используют унифицированные формы первичных документов по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 г. 1. При приеме на работу новый сотрудник заполняет анкету и проходит собеседование с руководителем подразделения отдела, который дает заключение о возможности приема на работу на обратной стороне анкеты, там же указываются сведения о том, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, с каким окладом и с каким испытательным сроком.
Затем с новым сотрудником заключается трудовой договор и составляется Приказ распоряжение о приеме работника на работу, форма Т-1. Форма Т-1 заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на принимаемое организацией на работу лицо. Приказ о приеме на работу работника визируется в соответствующей службе организации для подтверждения оклада, устанавливаемого по штатному расписанию. С приказом распоряжением, подписанным руководителем организации, работника знакомят под расписку.
Приказ о приеме на работу вместе с копией паспорта принимаемого на работу сотрудника передается в бухгалтерию организации, где на него открывается лицевой счет. Форму Т-2 Личная карточка работника заполняют и ведут в отделе кадров на каждого работника в одном экземпляре.
В ее разделах содержатся общие сведения о работнике фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование и др его стаж, сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске, аттестации и дополнительные сведения.
Формой Т-5 Приказ распоряжение о переводе работника на другую работу или формой Т-5а Приказ распоряжение о переводе работников на другую работу оформляется перевод работника работников из одного подразделения в другое.
Ее заполняет в двух экземплярах сотрудник отдела кадров. Один экземпляр хранится в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет. В распоряжении указываются причина перевода изменение к трудовому договору, размер оклада, надбавки по новому месту работы, дата перевода, и др. Распоряжение визируется руководителями соответствующих структурных подразделений на обратной стороне приказа и подписывается руководителем организации. Для оформления и учета направлений работника в командировку применяется Приказ распоряжение о направлении работника в командировку форма Т-9 . Приказ составляется работником кадровой службы на основании служебной записки служебного задания начальника отдела подразделения с просьбой направить сотрудника в служебную командировку с указанием причин, подписывается руководителем организации.
В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия должность командируемого, а также цель, время и место командировки.
При необходимости в нем могут указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Командировочное удостоверение форма Т-10 является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке время прибытия в пункты назначения и время убытия из них. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку и имеет тот же номе и дату, что и приказ. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и командировочным удостоверением передается в бухгалтерию. Для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении в применяется форма Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации и передается в кадровую службу для составления приказа о направлении в командировку.
Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который предоставляется руководителю структурного подразделения.
Форма Т-8 Приказ распоряжение о прекращении действия трудового договора контракта с работником оформляется при увольнении работника и заполняется в двух экземплярах один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. В нем указывают причину и основание увольнения. Приказ подписывается начальником структурного подразделения цеха, отдела и руководителем организации. На обратной стороне приказа бухгалтер может рассчитать заработную плату увольняемого определяются средний заработок, начисленная сумма причитающейся заработной платы, размер компенсации за неиспользованный отпуск, выходное пособие, а также сумма удержанного НДФЛ. Эти данные переносятся в лицевой счет работника.
Штатное расписание форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Утверждается приказом распоряжением руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом распоряжением руководителя организации или уполномоченного им лица. В научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников применяется Учетная карточка научного, научно-педагогического работника форма Т-4 . Она заполняется на основании соответствующих документов диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр а также сведений, сообщенных о себе работником.
На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка форма Т-2 . 2.2.