Правила обработки данных. Вступивший в силу в феврале Трудовой кодекс РФ содержит нормы, устанавливающие правила обработки персональных данных работников. Прежде всего, под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Такая формулировка правовой нормы позволяет относить любую запрашиваемую работодателем информацию о работнике к персональным данным. Упрекнуть кадровика (фактически являющегося уполномоченным лицом на запрос информации) в том, что он интересуется семейным положением работника из праздного любопытства, а не в связи с трудовыми отношениями довольно сложно.
Под обработкой персональных данных понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование информации о работнике. Случай с анкетированием при приеме на работу не в полной мере подпадает под действие главы 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса РФ. Ведь в ней правом на защиту наделяется работник, то есть физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. При анкетировании, осуществляемом с целью подбора персонала, трудовых отношений еще нет. Соискатель в Трудовом кодексе РФ обозначен как «лицо, поступающее на работу». В отношении такого лица каких-либо оговорок глава 14 Трудового кодекса РФ не содержит.
Однако, в том случае, если соискатель стал вашим работником, заполненная им анкета становится источником персональных данных, и работа с ней уже должна осуществляться по нормам статей 86—89 Трудового кодекса РФ. При обработке персональных данных работодатель и его представители обязаны соблюдать следующие общие требования: 1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях: а) обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов; б) содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе; в) обеспечения личной безопасности работников; г) контроля количества и качества выполняемой работы; д) обеспечения сохранности имущества.
Большинство из вышепредложенных менеджером по персоналу вопросов можно без труда обосновать этими целями, а особенно, указанными в п.п. «б» и «г». 2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. 3. Все персональные данные работника следует получать у него самого.
Если их возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. В этом случае работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. 4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношении, в соответствии со статьей 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия. 5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. 6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. 7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом. 8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области. 9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны. 10. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
Согласно статье 87 Трудового кодекса РФ порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Кодекса.
Он может быть изложен в инструкции, регламенте или ином документе по работе с кадровой информацией.
Работодатель при передаче персональных данных работника должен соблюдать следующие требования: 1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом. 2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. 3. Предупредить лицо, получающее персональные данные работника о том, что данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены и требовать от этого лица подтверждения того, что это правило соблюдено.
В свою очередь лицо, получающее информацию о работнике, обязано соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Однако данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами. 4. В пределах одной организации осуществлять передачу персональных данных работника в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку. 5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам.
При этом последние должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. 6. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями функций. 7. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу возможности выполнения работником трудовой функции.
Относительно последнего пункта нужно обратить внимание на то, что речь идет не о запрете получения от работника информации, а о запрете на запрос информации.
Кто обладает сведениями о состоянии здоровья работника и кому в принципе направляются такие запросы? Медицинские учреждения и медицинские работники.
Непосредственного запрета на получение информации от самого работника о его здоровье норма не содержит. Нечеткость формулировок вышеперечисленных требований Трудового кодекса РФ в отношении персональных данных позволяет почти на каждый вопрос анкеты возразить, что спрашивать об этом незаконно. Исключение составляют вопросы, сведения на которые можно получить из трудовой книжки, паспорта, документа об образовании, военного билета и страхового свидетельства.
Все что касается семейных, родственных, дружественных, бытовых, интимных и иных личных отношений с легкостью вписывается в понятие «частная жизнь». Если с политическими и религиозными убеждениями более или менее ясно, то с «иными убеждениями» разобраться не так то просто. Например, вы включили в анкету вопрос о том, что думает человек по конкретному поводу. Его ответ может трактоваться как убеждение, а последнее в русском языке означает «прочно сложившееся мнение, уверенный взгляд на что-либо, точка зрения»; оно вообще является философской категорией.
Необходимо обратить внимание и на обязанность работодателя получить от работника предварительное согласие на получение и обработку данных о частной жизни. С обработкой (хранением, передачей, пр.) все ясно. Но с получением не очень — если работник взял ручку и ответил на вопросы, это можно расценивать как согласие, причем письменное. Соблюдение норм статей 87-88 Трудового кодекса РФ при составлении анкет можно обеспечить многочисленными оговорками о согласии работника на предоставление информации, на получение ее от третьих лиц, на ее обработку кадровиками и иными лицами, имеющими доступ к ней. В результате детального анализа любой анкеты, а особенно вопросов, позволяющих получить информацию о профессиональных навыках или психологических моментах, и тотального их сокращения можно прийти к варианту личной карточки.
Возложив на работодателя обязанности, связанные с получением и обработкой персональных данных, законодатели в соответствии со статьей 89 Трудового кодекса РФ предоставили работнику в целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у работодателя, право на: а) полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных; б) свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; в) определение своих представителей для защиты своих персональных данных; г) доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по его выбору; д) требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия.
Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; е) требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; ж) обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Фактически, соблюдение всех вышеизложенных требований, должен обеспечить не столько юрист, сколько кадровик.
Привлекать юриста к разработке анкеты для подбора персонала нужно для того, чтобы избежать двойного, а то и тройного толкования вопросов.
Есть вопросы, которые в законе напрямую запрещено задавать работнику. Но есть и вопросы, ответы на которые могут повлечь для организации, пока еще даже не ставшей работодателем, весьма неблагоприятные последствия.
Так статьей 64 Трудового кодекса РФ установлено, что запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора. Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства (в том числе наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания), а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей. Сложно представить, чтобы в анкете присутствовали вопросы о цвете кожи, расе, национальности, происхождении (хотя все возможно). А вот вопросы о языке, имущественном, социальном или должностном положении, месте жительства, детях есть в каждой.
Задав их поступающему на работу, менеджер по персоналу попадает на «минное поле»: если соискатель убежден в том, что его деловые качества полностью соответствуют требуемым, а отказали ему потому, что он очень далеко живет от места работы или, что имущественное положение (например, отсутствие собственной квартиры, низкая заработная плата по предыдущему месту работы, пр.) стало причиной отказа в заключении трудового договора, можно ожидать неприятностей.
Несомненно, кадровик согласно части пятой статьи 64 Трудового кодекса РФ на требование соискателя, которому отказано в заключении трудового договора, в письменной форме сообщит о причине отказа. Но отказ может быть обжалован в судебном порядке, и не исключено, что предметом судебного исследования и изучения как раз и будет анкета, и вполне допустимо, что представителю работодателя в суде придется объяснять с какой целью задавались те или иные вопросы. Кроме этого помощь юриста нужна для составления защитных оговорок («работник согласен», «работник не возражает» и т.д.). Прежде всего это необходимо для того, чтобы обязанности работодателя по получению «разрешений» и «согласий» от работника были выполнены.
Но не только. Согласно статье 81 Трудового кодекса РФ трудовой договор может быть расторгнут работодателем в случаях представления работником подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора. Поэтому, целесообразно предусмотреть в анкете отметку работника напротив оговорки «Подтверждаю верность информации, изложенной выше» или «Мне известно, что представление заведомо ложных сведений впоследствии может служить основанием для расторжения трудового договора». Однако здесь следует учитывать временной разрыв между заполнением соискателем анкеты и непосредственным заключением трудового договора.
Никто не запрещает проверять полученную информацию, поэтому можно запастись согласием работника на проверку предоставленных им сведений, но с соблюдением всех вышеперечисленных требований Трудового кодекса РФ. Согласно статье 90 Трудового кодекса РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Личная ответственность кадровика во всех случаях, будь то постановка в анкете некорректного вопроса, или беспрепятственный допуск посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные, велика.
Но ограничиться помощью юриста при новом законодательстве не удастся, особенно если ведется автоматизированный учет кадров — необходимо привлечение еще и специалистов по защите информации. 5.