Стандартизация грузовой и транспортно-экспедиторской документации. совершенствование техники её изготовления методом однократной записи Документация и документооборот.
В настоящее время в Украине большое внимание уделяется научной организации труда как одному из 113 важных направлений научно- технического прогресса.
В области внешней торговли и транспортно-экспедиционного обслуживания внешнеторгового грузооборота огромное значение приобретает разработка единых систем классификации и кодирования экономической информации, а также стандартизации документов, которыми оформляют торговые и транспортно-экспедиционные операции.
Стандартизация документов товарных, транспортных, расчетных, связанных с внешнеторговыми сделками, началась в 1980 г. Для этой цели в Комитете но развитию торговли Экономической комиссии для Европы была создана Рабочая группа из представителей более 20 европейских стран, в том числе Украины, Болгарии, Венгрии, Польши, Чехословакии, Румынии.
Этой Рабочей группой был подготовлен образец Исходная схема бланка ЕЭК , который принят как база для разработки стандартных документов.
В частности, схема этого бланка была положена в основу проектирования стандартного коносамента Модель Б , рекомендованного Международной палатой судоходства в 1962 г. Вопрос о стандартизации документов по экспортно-импортным операциям рассматривался Постоянной комиссией СЭВ по внешней торговле в 1965 г. в Праге и на совещании экспертов стран-членов СЭВ. Было признано целесообразным провести унификацию ряда документов и в первую очередь - по экспортным операциям. На совещании был согласован проект формуляра-образца часто называемого пражским, который является моделью для построения форм бланков различных документов.
Этой моделью предусматривается для всей системы документации такое размещение реквизитов данных, при котором одиночные данные всегда должны быть на одном и том же месте и занимать одинаковую площадь на лицевой стороне бланков различных документов товарных, экспедиторских и транспортных. Такой принцип стандартного построения всей серии документов дает возможность широко применять механизацию их изготовления так называемым методом однократной записи.
Сущность этого метода заключается в изготовлении на пишущей машинке матрицы с максимумом данных, повторяющихся в комплекте документов, которыми оформляют данную экспортную операцию, с последующим перенесением этих данных с матрицы на бланки других необходимых стандартизованных документов поручение на отгрузку, спецификацию, коносамент при помощи аппаратов множительной техники.
В процессе изготовления с матрицы того или иного документа из нее исключают сведения, ненужные для данного документа.
Это достигается при помощи системы трафаретов из сульфитной бумаги, пластмассы или тонкой алюминиевой фольги, которыми закрывают на матрице все ненужные данные. Для изготовления документов методом однократной записи наиболее эффективно применение множительного аппарата Ренк-Ксерокс. Изготовление комплектов стандартных документов методом однократной записи значительно экономит время, облегчает труд и снижает расходы.
Этот метод имеет ряд и других преимуществ вся серия документов изготовляется с одной матрицы, и потому не требуется их проверка исключается возможность ошибок, которые почти не устранимы при печать при нескольких закладках на обыкновенных пишущих манишках, все необходимые документы подготавливаются своевременно до отхода СУДОВ, что исключает их непроизводительные простои в ожидании оформления документов. В некоторых социалистических странах накоплен значительный опыт стандартизации транспортных документов и изготовления их методом однократной записи.
В частности, в Польше стандартная документация для экспортных операций впервые была применена в 1961 г. на предприятиях морской экспедиции Ц. Хартвиг в портах Гдыня, Гданьск и Щецин. Весь комплект стандартных документов здесь изготовляется при помощи спиртового ротатора Банда. В Украине непрерывный рост объемов перевозок грузов, массовость их отправок создали предпосылки для унификации грузовой документации и механизации труда по се составлению и размножению.
Это можно проиллюстрировать следующим примером. На судне, перевозящем генеральные грузы, количество коносаментных партий этих грузов может достигать 400 и более. На каждую партию груза требуется оформить до 12 коносаментов в некоторых случаях и больше , Следовательно, общее количество экземпляров коносаментов, которые должны быть выписаны до отхода судна, может составлять 4800 и более. Подготовка такого большого количества коносаментов печатанием на обыкновенных пишущих машинках требует огромных затрат труда, средств и времени и приводит иногда к задержке судов.
Кроме того, при заполнении бланков коносаментов могут быть допущены ошибки, поскольку печатают их в несколько приемов закладок, и оттиски на многих экземплярах получаются нечеткими, что затрудняет пользование ими. Министерство морского флота в 1966 г. приняло решение о проведении в Ленинградском морском порту опытного механизированного изготовления документов на экспортные грузы методом однократной записи, а затем этот опыт в дальнейшем был распространен на все основные порты ММФ, обрабатывающие экспортные грузы.
Существующая документация по импортным грузам отгрузочные извещения, накладные, в свою очередь, не исключает возможности использования метода однократной записи при ее оформлении. При этом следует иметь в виду, что вместо прежней проформы коносамента КИ-61 в 1975 г. были введены в действие новые, утвержденные ММФ специализированные коносаменты для оформления перевозок грузов на судах рейсового трампового плавания - форма КЭ-2.4.Т и на судах линейного плавания - форма КЭ-2.4.Л, что также способствует применению указанного метода изготовления транспортных документов по экспортным грузам.
В 1975 г. Министерство морского флота утвердило новые правила оформления грузовых документов при перевозках грузов морским транспортом в каботажном межпортовое и прямое смешанное железнодорожно-водное сообщения и в заграничном плавании экспорт, импорт. Раздел 3 этих Правил заменил собой ранее действовавшую Инструкцию о порядке оформления экспортных грузов в портах ММФ. Эти правила учитывают систему оформления документации транспортно-экспедиционных операций методом однократной записи.
Документы на прием экспортных грузов. Экспортные грузы принимаются морским портом по накладной железной дороги, товарно-транспортной накладной автомобильного транспорта, коносаменту морского флота в каботаже, коносаменту или судовой накладной речного флота. ТЭК порта раскредитовывает прибывшие на станцию железной дороги документы на экспортные грузы и получает от нее накладную и