Формирование и хранение дел в кадровой службе. Формирование дел Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28 группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса помещать положения вместе с основными документами приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов толщина 30-40мм, затем заводится новая папка с тем же индексом включать в дела только по одному экземпляру каждого документа.
Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.
В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела. Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела. Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак . 2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров Номенклатура дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения.
Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок разные материалы, общая переписка, переписка по разным вопросам и т.д а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящим и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности название вида дела переписка, журнал и т.д. или разновидности документов протоколы, приказы и т.д. название организации или структурного подразделения автор документа название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы адресат или корреспондент документа краткое содержание документов дела название местности территории, с которой связано содержание документов дела даты период, к которым относятся документы дела. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома части, уточняющие содержание заголовка дела. При наличии в деле нескольких томов частей индекс проставляется на каждом томе с добавлением т.1 т.2 и т.д. 2.3.2.