Формирование личных дел. Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом Для служебного пользования. Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке опись документов, имеющихся в личном деле анкета личное заявление о приеме на работу в конце трудовой деятельности - об увольнении личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет автобиография копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания характеристики копии приказов о приеме в дальнейшем о переводе, увольнении трудовой договор карточки учета поощрений и взысканий материалы аттестации представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий другие документы, характеризующие работника.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные до 10 лет включительно сроки хранения.
К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.
Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Личные дела учитываются как документы Для служебного пользования, регистрируются в Книге журнале учета личных дел, предусматривающей следующие графы порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела. Однако личные дела ведутся далеко не на всех сотрудников, а как правило, на руководящих работников и специалистов организации.
На других работников составляются личные карточки форма Т-2 . Личная карточка представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др. Графы карточки заполняются работником собственноручно, разборчиво, без искажений и сокращений наименования организаций, в которых он ранее работал.
Сведения о предыдущей трудовой деятельности указываются на основании записей в трудовой книжке и других документов. Автобиография пишется в произвольной форме, где, кроме сведений о себе и своей деятельности, указываются сведения о родственниках и другие сведения, имеющие значение при решении вопроса о более правильном и целесообразном использовании работника в определенной должности.
Обо всех последующих изменениях в анкетно-биографических данных образование, семейное положение и т. п. работники обязаны сообщать в отдел кадров по месту работы для внесения этих изменений во все их учетные документы. В отделе кадров личные дела и личные карточки хранятся только на работающих сотрудников. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по алфавиту.
Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. 2.3.3. Хранение дел С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.
Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела. Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив. Для временного свыше 10 лет хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.
Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства. В центральный архив передаются дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного до 10 лет включительно хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.
Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия. ГЛАВА 3.