Утверждение номенклатуры дел. Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Если в организации нет структурного деления, и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации.
Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года. При составлении номенклатуры дел отдела кадров необходимо определить состав документов.
Часть таких документов вошла в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 65-ст, другая часть - в подсистему кадровой документации и часть - в унифицированную систему отчетно-статистической документации. Кроме того, к кадровым документам относят - лицевые счета - первичные учетные формы, состав которых уточнен в постановлении Госкомстата России от 06.04.01 26 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты формы Т-1, Т-2, Т-8 и др документы по социальному обеспечению и личные документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника.
В каждое дело группируются строго определенные документы. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку данного дела, а также различных черновиков.
Внутри дел документы располагаются в определенной последовательности.
При систематизации каждой группы документов необходимо учитывать следующие правила - распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями - протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц - приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности - при формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело срок хранения - 75 лет, а остальные срок хранения - 5 лет - так, как это удобно кадровику - отдельно заводить дело на запросы и на ответы нельзя - планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов - предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно по личным вопросам - в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов.
Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы.
Внутри дела документы располагаются по хронологии - лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту - документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело. 3.