Компетенция офис-менеджера. Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия. Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности.
По причинам объективного характера преимущественно экономического на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность.
В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым планируемым. Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.
Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее. 1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия. 2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него. 3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события со знаком минус, наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.
В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.
Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера. С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выделить следующий ряд функций а административная организационно-управленческая и координационная б регулятивная планово-отчётная в контрольная оценочно-учётная г информационная коммуникационно-документационная д маркетинговая е хозяйственная организация жизнеобеспечения офиса. Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера следует выделить руководство персоналом подчинёнными. Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока административный и обеспечивающий рис.1 . 2 Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента 2.2