Бухгалтерский учет оплаты труда первичные документы и порядок отражения на балансовых счетах.
Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и Инструкция по их заполнению далее - Инструкция. С введением в действие настоящего постановления утрачивает силу постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а в части форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Различия между ранее действовавшими унифицированными формами документации по учету и оплате труда и ныне действующими представлены в приложении 4. Инструкцией утверждены следующие документы По учету кадров N Т-1 Приказ распоряжение о приеме работника на работу , NТ-1а Приказ распоряжение о приеме работников на работу , N Т-2 Личная карточка работника , N Т-2ГС Личная карточка государственного служащего , N Т-3 Штатное расписание , N Т-4 Учетная карточка научного, научно-педагогического работника , N Т-5 Приказ распоряжение о переводе работника на другую работу , N Т-5а Приказ распоряжение о переводе работников на другую работу , N Т-6 Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работнику , N Т-6а Приказ распоряжение о предоставлении отпуска работникам , N Т-7 График отпусков , N Т-8 Приказ распоряжение о прекращении действия трудового договора контракта с работником , N Т-8а Приказ распоряжение о прекращении действия трудового договора контракта с работниками , N Т-9 Приказ распоряжение о направлении работника в командировку , N Т-9а Приказ распоряжение о направлении работников в командировку , N Т-10 Командировочное удостоверение , N Т-10а Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении , N Т-11 Приказ распоряжение о поощрении работника , N Т-11а Приказ распоряжение о поощрении работников По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда N Т-12 Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы , N Т-13 Табель учета использования рабочего времени , N Т-49 Расчетно-платежная ведомость , N Т-51 Расчетная ведомость , N Т-53 Платежная ведомость , N Т-53а Журнал регистрации платежных ведомостей , N Т-54 Лицевой счет , N Т-54а Лицевой счет свт , N Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику , N Т-61 Записка-расчет при прекращении действия трудового договора контракта с работником , N Т-73 Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору контракту, заключенному на время выполнения определенной работы . 6 Указанные перечень распространяется на юридических лиц всех форм собственности и применяется на агломерационной фабрике.
Рассмотрим назначение некоторых основополагающих документов.
Приказ распоряжение о приеме работников на работу форма N Т-1, Т-1а применяются для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору контракту. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию. При оформлении приказа распоряжения о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия должность, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ распоряжение объявляют работнику ам под расписку.
На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка форма N Т-2 или N Т-2ГС , а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника форма N Т-54 или N Т-54а. Штатное расписание форма N Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом Положением. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Утверждается приказом распоряжением руководителя организации или уполномоченным им лицом. 6 Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом распоряжением руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Приказ распоряжение о переводе работника на другую работу форма N Т-5, Т-5а применяются для оформления и учета перевода работника ов на другую работу в организации.
Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику ам под расписку.
На основании приказа распоряжения о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС , лицевом счете формы N Т-54 или N Т-54а, вносится запись в трудовую книжку. Назначение и оформление других применяемых приказов аналогично вышеприведенному, но с учетом целевой направленности.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы форма N Т-12, N Т-13 применяются для учета использования рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 Учет использования рабочего времени табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа.
Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т.п Расчетно-платежная ведомость форма N Т-49 , расчетная ведомость форма N Т-51 , платежная ведомость форма N Т-53 применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. 6 При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются.
Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.
Начисление заработной платы формы N Т-49 и N Т-51 производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах начислено проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате.
На титульном листе расчетно-платежной ведомости форма N Т-49 и платежной ведомости форма N Т-53 указывается общая сумма, предназначенная к выплате.
Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом.
В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
В расчетно-платежной ведомости форма N Т-49 и платежной ведомости форма N Т-53 по истечении срока выплаты против фамилий работников, у которых заработная плата выплата не получена, соответственно в графах 6 и 22, 23 делается отметка Депонировано. При необходимости в графе Примечание формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.
В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер форма N КО-2 , номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.
В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации.
При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.
Лицевой счет форма N Т-54 , лицевой счет свт форма N Т-54а применяются для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику.
Заполняются работником бухгалтерии.
Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат.
Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники свт и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний. Синтетический учет оплаты труда ведется на балансовом счете 70 Расчеты с персоналом по оплате труда. Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных Приказом министерства Финансов РФ 94н от 31.10.2000 г. данный счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками организаций по оплате труда по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям работающим пенсионерам и другим выплатам, а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации. 4 По кредиту счета 70 отражаются суммы - оплаты труда, причитающиеся работникам в корреспонденции со счетами учета затрат на производство расходов на продажу и других источников - оплаты труда, начисленные за счет образованного в установленном порядке резерва на оплату отпусков работникам и резерва вознаграждений за выслугу лет, выплачиваемого один раз в год в корреспонденции со счетом 96 Резервы предстоящих расходов - начисленных пособий по социальному страхованию пенсий и других аналогичных сумм - в корреспонденции со счетом 69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению - начисленных доходов от участия в капитале организации и т.п в корреспонденции со счетом 84 Нераспределенная прибыль непокрытый убыток . 4 По дебету счета 70 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий, пенсий и т.п доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний.
Начисленные, но не выплаченные в установленный срок из-за неявки получателей суммы отражаются по дебету счета 70 и кредиту счета 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами субсчет Расчет по депонированным суммам. Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации. 4 3.