Регламентация деятельности персонала: анализ должностных инструкций на примере Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска Новосибирск 2008 СОДЕРЖАНИЕ Курсовая работа ВВЕДЕНИЕ ГЛАВА 1. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ СПЕЦИАЛИСТОВ ОРГАНИЗАЦИИ 1.1 Значение должностной инструкции. 1.2 Правовая основа и оптимальная структура должностной инструкции. 1.3 Раздел «Общая часть». 1.4 Раздел «Должностные обязанности». 1.5 Разделы: «Права», «Ответственность». 1.6 Разделы «Взаимоотношения» и «Поощрения». ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ НА ПРИМЕРЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ ЦЕНТРАЛЬНОГО РАЙОНА Г. НОВОСИБИРСКА 2.1 Анализ Общего положения. 2.2 Анализ Основных задач отдела. 2.3 Анализ Основных функций отдела. 2.4 Анализ Прав отдела. 2.5 Анализ Организации работы отдела. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ Работа в любой организации, а тем более в такой серьезной, как районная Администрация, должна быть организована таким образом, чтобы работники выполняли свою работу в соответствии с планом действий эффективно, знали свое место и цели в организации, причем эти цели должны совпадать с целями организации в целом.
Для достижения всего этого следует четко выделять должностные инструкции каждого подразделения действующей организации.
В связи с данным положением актуализируется ряд вопросов: 1. Что такое должностная инструкция? 2. Каково предназначение должностной инструкции? Ответы на данные вопросы помогут нам сформировать собственную точку зрения о необходимости разработки и анализа должностной инструкции.
Исходя из актуальности, целью работы будет являться: анализ должностной инструкции Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района. Объектом исследования будет являться Организационно-контрольный отдел.
Предметом исследования будет являться Задачи: 1. Теоретическое изучение категории должностная инструкция. 2. Освоение основных методов разработки должностных инструкций. 3. Изучение способов функционирования и организации работы в Организационно-контрольном отделе. Можно выделить следующие методы исследования: 1. Анализ научной литературы, 2. Сбор эмпирических данных, 3. Составление схемы описания профессиональной деятельности, 4. Метод наблюдений. Глава 1. Разработка должностных инструкций специалистов организаций Должностная инструкция – внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника.
Ее содержанием является не только трудовая функция работника, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на занятие той или иной должности.
Это имеет позитивное значение при решении вопроса об отказе в приеме на работу и объективной его оценке [4]. Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности управленческого персонала в соответствии со штатным расписанием и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении. Они утверждаются руководителем предприятия для всех сотрудников малых предприятий, а на крупных и средних предприятиях - для руководителей структурных подразделений. 1.1 Значение должностной инструкции Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции позволяет: - объективно оценить деловые качества претендента при приеме его на работу, в т.ч. в процессе прохождение конкурса (избрания или выборов на должность); - наиболее точно оценить деятельность работника в период его испытания, установленного соглашением сторон, в процессе его аттестации (соответствие его занимаемой должности); - рационально распределить функциональные обязанности между работниками (осуществит разделение труда в целом); - решить вопрос о переводе работника на другую работу [4]; - повысить своевременность и надежность выполнения задач, за счет введения количественных показателей периодичности, трудоемкости, продолжительности и календарных сроков их выполнения; - улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликты между руководителями и подчиненными; - четко определить функциональные связи работника и его взаимоотношения с другими специалистами; - конкретизировать права работника в части подготовки и принятия управленческих решений и использование ресурсов; - повысить коллективную и личную ответственность работников за своевременное и качественное выполнение функциональных обязанностей; - организовать равномерную загрузку работников по периодам с минимальными потерями рабочего времени и перегрузками [1]. Следует отметить, что работник также заинтересован в четком определении характера его работы, круга должностных обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности.
В ряде случаев это позволяет ему: - объективно оценить свои возможности и дальнейшую перспективу трудовой деятельности; - определить вид и род работы, круг своих обязанностей в целях защиты трудовых прав; - оценить меру юридической ответственности по занимаемой им (или вакантной) должности.
Кроме того, должностные инструкции можно рассматривать и как своеобразное средство защиты прав как работника так и работодателя, поскольку при возникновении трудового спора именно должностная инструкция может служить доказательством правомерности поведения работника или работодателя.
Они разрабатываются в целях обеспечения: - взаимосвязи и взаимозаменяемости между отдельными должностями; - исключения дублирования и параллелизма в выполнении работниками организации отдельных операций; - четкого разграничения прав и обязанностей работников организации (структурного подразделения); - установления их меры ответственности.
Должностная инструкция является документом, действующим относительно продолжительное время.
Она вступает в силу с момента утверждения ее руководителем организации и действует до замены ее новым документом [4]. В современных компаниях должностная инструкция, как правило, подготавливается отделом человеческих ресурсов, совместно с руководителем подразделения: специалисты по человеческим ресурсам привносят свое знание процесса создания должностной инструкции, линейный руководитель – определяет субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей в соответствии с разработанными и утвержденными положениями о структурных подразделениях организации.
Кроме того, целесообразно согласование должностной инструкции с юрисконсультантом.
Согласование – это в первую очередь проведение юридической экспертизы содержания должностной инструкции, т.е. выявление положений в должностной инструкции, которые противоречат трудовому законодательству или не преследуют основную цель – установление правового положения работника, который обязан выполнять трудовую функцию, предусмотренную его должностной инструкцией.
Разрабатывать должностные инструкции и утверждать их работодателем следует по всем вакантным должностям, имеющимся в штатном расписании организации.
Их подобает утверждать и вводить в действие до поиска подходящего работника на вакантную должность и заключение с ним трудового договора. 1.2
В качестве основы должностных инструкций целесообразно использовать но... Подчиненность работников в соответствии со схемой организационной стру... Егоршин А.П. Права характеризуют возможность использования различных ресурсов (труд... Анализ должностных инструкций на примере организационно- контрольного ...
В общих положениях Организационно-контрольного отдела полностью указыв... 2.2 . Организационно-контрольный отдел является структурным подразделением а... Анализ Общего положения.
Организация работы с наказами избирателей. 2.3 . Задачи, описанные в положении, полностью соответствуют действительным ... В данном разделе описываются основные обязанности отдела. Мы видим пол... Анализ Основных задач отдела.
Анализ Основных функций отдела. Очень часто критические материалы в адрес администрации, опубликованны... Подготовка, анализ и контроль своевременного выполнения мероприятий в ... - взаимодействие с органами ТОС при подготовке и проведении общерайонн... - осуществление служебных проверок в структурных подразделениях админи...
Анализ Прав отдела. В данном разделе описываются основные права Организационно-контрольног... - подпись документов, направляемых от имени отдела; - оказывает содейс... 2.5 Анализ Организации работы отдела Организационно-контрольный отдел ...
ЗАКЛЮЧЕНИЕ В ходе теоретического анализа было установлено, что должностная инструкция является основным организационно - правовым документом организации.
Кроме того, должностная инструкция является средством защиты прав, как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.
Проделанный анализ работы сотрудников, выделение основных задач, результатов, процессов, схем взаимодействия, максимально полно описывающих деятельность, позволяет облегчить процесс подбора кандидатов на ту или иную должность.
Позволяет определить насколько кандидат способен выполнять предъявляемые ему функции.
Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией. Что касается должностных инструкций организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района, то как орган управления государственной власти он имеет правильно, полно изложенные и оформленные должностные инструкции. Некоторые моменты соблюдаются не так тщательно, местами, даже небрежно, но это связанно в первую очередь с большой загруженностью работой и отдела, в частности, и Администрации, в целом.
Список литературы 1. Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н. Новгород: НИМБ, 1999. – 624 с. 2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. – М.: Экономические новости, 1999. – 400с. 3. Кибанов А.Я. Управление персоналом в организации. – М.: Инфра – М, 2000 г. 4. Костян И.А. Должностная инструкция: нужна или нет? // Справочник кадровика. – 2007, №3. – с.92-99. 5. Положение об Организационно-контрольном отделе Администрации Центрального района.
Приложение 1 Характеристика персонала Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска (данные за 2007 – 2008 гг.) Характеризующий показатель Количество человек 1. Численность работников 9 2. Количество работников женщин 8 3. Количество работников мужчин 1 4. Количество работников с высшим образованием 9 5. Работники до 25 лет 2 6. Работники от 26 до 45 лет 3 7. Работники старше 45 лет 4 АНКЕТА Приложение 2 1. Имя 2. Фамилия 3. Дата и год рождения 4. Электронный адрес 5. Довольны ли Вы своей работой: А) Да Б) Нет В) Не уверен 6. Сменили бы Вы работу, если бы Вам предложили лучшую зарплату: А) Да Б) Нет В) Зависит от того, какая зарплата Г) Не знаю 7. Были бы Вы готовы переехать ради новой работы: А) Да Б) Нет В) Зависит от того, как далеко переехать 8. Что Вам нравится в вашей работе: А) Зарплата Б) Трудовой процесс В) Коллектив Г) Начальник Д) Другое 9. А что не нравится: А) Я думаю, что заслуживаю большего Б) Начальник В) Коллеги Г) Другое 10. Опишите работу Вашей мечты: Спасибо за участие! Приложение 3 Результаты анкетирования Организационно-контрольного отдела Администрации Центрального района г. Новосибирска. Число опрошенных: 100% (9 человек) Число довольных своей работой: 89% (8 человек) Число готовых сметить работу на более оплачиваемую: 56% (5 человек) Число готовых переехать ради новой работы: 22% (2 человека) Положительные отличительные стороны работы, в порядке значимости: Коллектив – 45% (4 человека) Трудовой процесс – 33% (3 человека) Зарплата – 11% (1 человек) Другое – 11% (1 человек) Отрицательные стороны работы, в порядке значимости: Я думаю, что заслуживаю большего – 67% (6 человек) Другое – 33% (3 человека) Выводы: Анкетирование показало, что большинство опрошенных довольны своей работой, атмосферой в коллективе и в целом трудовым процессом, однако считают низкой оплату своего труда, и высока вероятность утечки кадров по это причине.