Применение системы интегрированного учета в торговой организации. Организация аналитического учета затрат в компьютерной программе, разработанной специально для холдинга, рассматривается на примере одного из его предприятий, занимающегося торговой деятельностью поставкой вычислительной техники, программного обеспечения к ней оказанием прочих услуг.
Все многообразие хозяйственных операций предприятия подразделяется в компьютерной программе на три группы 1 операции, отражаемые только в управленческом учете 2 операции, отражаемые только в финансовом учете 3 операции, отражаемые в финансовом и управленческом учете.
В связи с тем что на предприятии расходы необходимо группировать не только по статьям, но и по структурным подразделениям, а общие затраты на рекламу, управленческие расходы и т.д. распределять по видам деятельности в определенном соотношении, учет ведется с использованием специальных признаков - аналитических счетов иногда их называют признаками аналитического учета, аналитическими данными к счетам и т.п В разработанной программе предусмотрена возможность ведения аналитических счетов до третьего порядка.
Описание используемых счетов учет реализации ведется на счете управленческого учета 46 1 в долларах США и одновременно на счете финансового учета 46 учет прихода и отпуска вычислительной техники и программного обеспечения ведется на счете управленческого учета 41 1 и счете финансового учета 41 учет расходов, относимых на издержки обращения, ведется на счете управленческого учета 44 1 и счете финансового учета 44. Для управленческого счета 46 1 Реализация продукции работ, услуг введены аналитические счета первого порядка Виды деятельности 001 - реализация вычислительной техники, 002 - реализация программного обеспечения, 999 - прочая реализация.
Для управленческого счета 44 1 Издержки обращения введены аналитические счета первого порядка Виды деятельности 001 - затраты на реализацию вычислительной техники, 002 - затраты на реализацию программного обеспечения, 999 - прочие затраты, а также введены аналитические счета второго порядка Статьи расходов 000 - материальные затраты 001 - зарплата персонала 002 - социальное страхование . 999 - прочие статьи.
Для ведения расширенного аналитического учета необходимо при регистрации хозяйственных операций производить разделение управленческого счета по аналитическим счетам.
Пример.
Перед регистрацией хозяйственной операции по начислению заработной платы производится распределение начисленной заработной платы по видам деятельности и статьям затрат, затем в управленческом учете составляются следующие проводки 1 Д-т 44 1.001.001 К-т 70 1 - затраты на реализацию вычислительной техники, зарплата 2 Д-т 44 1.002.002 К-т 70 2 - затраты на реализацию программного обеспечения, зарплата. Финансовый учет - это синтетический учет затрат.
Рассмотренные выше операции будут выглядеть в нем следующим образом 1 Д-т 44 Издержки обращения К-т 70 Расчеты с персоналом по оплате труда 2 Д-т 44 Издержки обращения К-т 70 Расчеты с персоналом по оплате труда. Данная система позволяет использовать стандартные проводки, вести автоматический учет себестоимости в финансовом учете методом полной себестоимости, а в управленческом - с использованием системы директ-костинг при этом операция вводится одной проводкой в оба учета. Более того, система позволяет в управленческом учете вести расчет себестоимости одновременно несколькими способами с последующим отнесением данных в различные отчетные формы.
Для ведения расширенного аналитического учета в программе используются такие возможности, как определение аналитических счетов при регистрации хозяйственной операции млн. ввод входящих остатков подготовка типовых отчетных документов специальная обработка и предоставление управленческой информации с использованием аналитических счетов.
Одной из возможностей компьютерной программы, применяемой холдингом, является разработка бюджетов на различные сроки.
С этой целью используется подпрограмма Финансовые планы, которая позволяет планировать на любой срок предстоящие доходы и расходы, объединяя их в бюджеты, осуществлять контроль платежей, проводить анализ фактического исполнения сметы, оптимизировать финансовую деятельность предприятия.
Планирование осуществляется на заданный интервал времени.
Бюджет формируется на основе как разовых например, ремонт помещений, покупка мебели и т.д так и повторяющихся событий например, перечисления налогов, взносов в пенсионный фонд, арендной платы и т.д Событием является любой факт финансово-хозяйственной деятельности предприятия, связанный с приходом или расходом денежных средств на определенном бухгалтерском счете. Каждому событию соответствует операция, отражающая такой приход или расход денежных средств.
Для повторяющихся операций задается период действия и период повторения.
Период действия позволяет установить для определенной повторяющейся операции начало и конец срока ее действия например, перечисление арендной платы в течение одного года с 01.01.1998 г. по 31.12.1998 г При необходимости можно не задавать конец срока действия. В этом случае считается, что операция не имеет ограничения по сроку действия например, планирование уплаты налогов осуществляется без установления конца срока действия этой операции, до тех пор пока существует предприятие. Период повторения позволяет сформировать операцию, которая должна повторяться в плане через определенный интервал времени например, выплата заработной платы пятого числа каждого месяца. В качестве периода повторения могут быть выбраны один или несколько дней, недель, месяцев, лет. Планирование повторяющейся операции осуществляется по заданным числам и дням недели.
Для каждого финансового плана компьютерная программа хранит отдельный список повторяющихся операций.
После включения повторяющихся операций в финансовый план она автоматически переводит эти операции в разряд разовых, запланированных на конкретные даты плана. Программа позволяет создавать стратегические планы на основании предварительных данных годовые, квартальные, после чего данный период разбивается на более мелкие и проводится уточненное планирование. В дальнейшем, по мере необходимости, происходит возврат к ранее сформированному финансовому плану и в него вносятся коррективы в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за прошедшее с момента составления плана время.
Например, сформировав вначале финансовый план на первый квартал года, по истечении первого месяца можно вернуться к нему и, не меняя в целом квартального плана, уточнить план на второй месяц, добавив или удалив из первоначального плана некоторые операции события либо скорректировав суммы предстоящих платежей в зависимости от результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия за первый месяц квартала.
На основании операций, включенных в финансовый план, готовятся платежные документы. По мере отражения результатов совершения операций отработки платежных документов в учете программа включает в финансовый план информацию о фактических суммах прихода и расхода денежных средств по датам платежей. На основании данных бухгалтерского учета программа автоматически формирует входящие остатки плановый и фактический на даты начала и конца периода планирования, фактический приход и фактический расход денежных средств на начальную и конечную даты, суммарный приход и суммарный расход денежных средств по данным отработанных платежных документов.
На основании этой информации, изменяя начальную и конечную даты периода планирования, осуществляется контроль прохождения платежей за установленный период, оперативно проводится анализ фактического выполнения финансового плана по конкретному бухгалтерскому счету, вносятся при необходимости изменения в план операций текущего периода и, таким образом, оптимизируется финансовая деятельность предприятия в течение всего времени планирования. 6.2.2. Применение системы интегрированного учета на промышленном предприятии Структура бизнеса холдинга, как упоминалось выше, состоит не только из торговой, но и из производственной деятельности.
На промышленном предприятии холдинга ведутся два вида учета финансовый и управленческий. Рабочий план счетов предприятия приведен в приложении 6. Он совпадает с планом счетов всего холдинга. в управленческом учете налоги учитываются на счетах затрат на момент их перечисления в бюджет.
Расширенный аналитический учет по счетам учета затрат и реализации ведется только в управленческом учете. При расчете себестоимости выпускаемой продукции в финансовом учете на счета учета затрат на производство относятся только те расходы, которые согласно действующему законодательству разрешено относить на издержки производства и обращения.
Остальные затраты относятся на счет 88 Нераспределенная прибыль прошлых лет. В управленческом учете себестоимость формируется согласно методике, принятой на предприятии. Все счета финансового учета являются балансовыми и ведутся в рублях. Для удобства анализа и принятия руководством управленческих решений предусмотрено вести все счета управленческого учета в долларах США. В целях совмещения в автоматизированной бухгалтерской программе финансового и управленческого учета счета управленческого учета представлены как забалансовые.
Учет материалов сырья. Учет материалов сырья ведется по фактической себестоимости. При отпуске в производство материалы оцениваются по фактической средней себестоимости. Ее определяют по себестоимости остатка материалов на начало месяца и себестоимости материалов, заготовленных в отчетном месяце. Учет затрат. В управленческом учете счет 20 Основное производство расширен. Затрать! на производство и общехозяйственные расходы расписываются по своим счетам расход материалов, расход комплектующих, заработная плата, коммунальные платежи, налоги и т.д Это позволяет разделять переменные и постоянные затраты для использования системы директ-костинг. Постоянные затраты собираются на отдельном счете и по окончании отчетного периода списываются на себестоимость реализованной продукции в дебет счета 46 Реализация продукции работ, услуг. Это позволяет изучать взаимосвязь между объемом производства, затратами и прибылью, а следовательно, прогнозировать изменение себестоимости или отдельных видов расходов в зависимости от объема производства, находить наиболее выгодные комбинации цены и объема, проводить эффективную политику цен. Для контроля за работой руководителей центров ответственности учет затрат на производство ведут по нормативному методу, т.е. в рабочий план счетов включен счет 37 1 Выпуск готовой продукции см. приложение 6 . По дебету этого счета собираются все фактические затраты, а по кредиту отражается готовая продукция по нормативной себестоимости. Счет 37 позволяет обобщать информацию о выпущенной в течение месяца продукции и выявлять отклонения фактической производственной себестоимости от ее нормативной плановой величины.
Выявленное на счете 37 отклонение положительной или отрицательной записью списывается в дебет счета 46. Остатка по счету 37 на конец месяца не бывает.
Если нормативная себестоимость больше фактической, то это положительной момент.
Если нормативная себестоимость меньше фактической, то существует возможность проанализировать причины возникшего перерасхода благодаря детальному аналитическому учету затрат.
Это, в свою очередь, позволяет определить виновных в превышении сметы, так как предприятие разбито на центры ответственности. Реализация готовой продукции. Процесс реализации представляет собой совокупность хозяйственных операций, связанных со сбытом и продажей продукции. Реализация продукции осуществляется в соответствии с заключенными договорами с покупателями и заказчиками.
Целью отражения хозяйственных операций по реализации на счетах финансового и управленческого учета является выявление финансового результата от реализации продукции. Существует возможность учета реализации по двум методикам на дату оплаты продукции или на день отгрузки и предъявления расчетных документов к оплате. На промышленном предприятии холдинга учет реализации ведется вторым способом, т.е. по мере отгрузки продукции и предъявления расчетных документов в управленческом учете составляется запись Д-т счета 62 1 Расчеты с покупателями и заказчиками К-т счета 46 1 Реализация продукции работ, услуг. Учет процесса реализации готовой продукции ведется по счету 46 1, особенностью которого является то, что реализованная продукция отражается на нем одновременно в двух оценках на кредите - по продажной цене на дебете - по нормативной себестоимости К-т счета 37 1 . Это позволяет определить и списать результат реализации продукции - прибыль Д-т счета 46 1 Реализация продукции работ, услуг К-т счета 80 1 Прибыли и убытки или убыток Д-т счета 80 1, К-т счета 46 1 . млн. Отчетная документация.
Бухгалтерский управленческий учет имеет цель обеспечить необходимыми сведениями всех заинтересованных внутренних пользователей.
К такой информации относятся расчет себестоимости - для менеджеров по продажам отчет о расходе материалов - для отдела закупок отчет о расходе комплектующих - для отдела комплектации производственный отчет, отгрузка, движение денежных средств - для генерального директора.
Данные управленческого учета запрашиваются администрацией немедленно, как только появляется необходимость. Поэтому управленческие отчеты составляют ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Ежедневно составляются и запрашиваются отчеты по кассе, банку, по выписанным счетам ожидаемым поступлениям отчет о движении денежных средств за день. Еженедельно составляются и запрашиваются отчеты производственный по реализации о выполнении бюджета предприятия.
Ежемесячно внутренние пользователи нуждаются в информации, содержащейся в балансе приложение 8 отчете о затратах приложение 9 отчете о прибыли и убытках отчете о движении денежных средств. Информация, содержащаяся в этих отчетах, позволяет рассчитать не только финансовые показатели, но и показатели деловой активности, эффективности управления предприятием.