Автоматизация процесса составления финансовой отчетности. В современных условиях ведение учета и составление отчетности без применения ЭВМ практически невозможно.
Объясняется это постоянным ростом объема учетных данных и усложнением учетных процедур.
В нашей стране программное обеспечение по автоматизации учета постоянно модернизируется. Чаще всего разработки по автоматизации бухгалтерского учета ведутся по трем направлениям 1. Автоматизация отдельных участков учета 2. Комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности малых предприятий 3. Создание корпоративных информационных систем для комплексной автоматизации крупных предприятий 19, с. 6 . Среди лидеров рынка программы 1С Бухгалтерия ИНФИН Инфо-бухгалтер Парус. Каждая программа ориентирована на определенный круг потребителей и имеет несколько модификаций в зависимости от численности работников организации и разнообразия ее деятельности 23, с. 183 . Для автоматизации ведения учета и составления отчетности ООО Лекол использует программу 1С Бухгалтерия 7.7 . Исходной информацией в 1С Бухгалтерия 7.7 является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии.
Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически.
Кроме того, в 1С Бухгалтерия 7.7 могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций 39 . 1С Бухгалтерия 7.7 включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации 1 отчеты по синтетическому учету оборотно- сальдовая ведомость шахматная ведомость главная книга журнал-ордер и ведомость по счету анализ счета карточка счета. 2 отчеты по аналитическому учету оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета анализ счета в разрезе объектов аналитики анализ объекта аналитики по счетам журнал-ордер счета по объекту аналитики карточка операций по объекту аналитики.
Кроме того, в состав отчетов включены отчеты по проводкам, а также предоставлена возможность анализа остатков и оборотов с помощью их отображения диаграммы различных видов . 1С Бухгалтерия 7.7 включает набор форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
Эти формы ежеквартально обновляются фирмой 1С и бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей.
Современные информационные технологии, используемые в программе 1С Бухгалтерия 7.7 , позволяют существенно упростить заполнение типовых форм. В основе автоматизированной подготовки бухгалтерской отчетности лежит использование так называемых регламентированных отчетов, которые наряду с собственно образцами форм содержат алгоритмы их заполнения на основе учетной информации, зарегистрированной в информационной базе 38 . В различных формах отчетности указывается одна и та же информация, например наименование и адрес организации, сведения о руководителе и главном бухгалтере, вид деятельности, коды ОКПО, ОКВЭД, ОКОПФ, ОКФС, ИНН и т.д. Такая информация в 1С Бухгалтерия 7.7 хранится в константах, заполнение которых производится с помощью обработки Сведения об организации, вызываемой из меню Сервис. Константы с общей информацией об организации заполняются на закладках Организация и Коды данной обработки.
Для выбора соответствующей закладки достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ее наименовании.
Для составления бухгалтерской отчетности в 1С Бухгалтерия 7.7 предназначены следующие регламентированные отчеты - форма 1 Бухгалтерский баланс - форма 2 Отчет о прибылях и убытках Приложение 8 - форма 3 Отчет об изменениях капитала Приложение 9 - форма 4 Отчет о движении денежных средств Приложение 10 - форма 5 Приложение к бухгалтерскому балансу Приложение 11 - форма 6 Отчет о целевом использовании полученных средств. Подготовка бухгалтерской отчетности в 1С Бухгалтерия 7.7 производится в режиме Регламентированные отчеты меню Отчеты. При этом на экран выводится окно со списком регламентированных отчетов Рис.4 . Подключение регламентированных отчетов за очередной отчетный период производится с помощью кнопки Загрузить. Рис. 4. Окно выбора регламентированного отчета Регламентированные отчеты настроены на совместное использование в одном экранном окне двух частей формы экранного диалога и таблицы Рис.5 . В экранный диалог включены кнопки Закрыть , Сохранить , Восстановить , Очистить , Заполнить , Печать, а также реквизиты для настройки отдельных параметров формирования отчета. Таблица является компьютерным аналогом типовой формы.
Она состоит из ячеек с фиксированной и результатной информацией.
При первом открытии формы отчета результатная информация в форме отсутствует.
Для ее получения необходимо нажать на кнопку Заполнить. Если рассчитанные показатели выводятся в ячейках, выделенных желтым цветом, то они доступны для редактирования. При их изменении значение других показателей, связанных формулой с корректируемым показателем, пересчитывается автоматически.
Рис. 5. Фрагмент экранной формы бухгалтерского баланса Вывод заполненной формы на бумажный носитель производится с помощью кнопки Печать в режиме Печатать сразу или Показать бланк. В первом случае таблица с результатной информацией сразу выводится на печать во втором - подготовленный для печати отчет выводится на экран для просмотра и внесения изменений.
Второй режим позволяет увидеть на экране электронный образ типовой формы, изменить параметры страницы положение листа бумаги, поля, масштаб и т.д Корректность интерпретации данных бухгалтерского учета при автоматическом формировании показателей типовых форм зависит от соблюдения соглашений по компьютерной технологии ведения учета.
Первую группу образуют соглашения, вытекающие из нормативно-правовой базы, регулирующей бухгалтерский учет активов и обязательств.
Так, имущество организации отражается в активе баланса, и его учитывают на активных счетах, остаток на которых может быть только дебетовым.
Обязательства организации отражаются в пассиве баланса, поэтому их учитывают на счетах, остаток которых может быть только кредитовым.
Вторая часть соглашений вытекает из необходимости получения детальной информации аналитического характера для автоматического формирования отдельных показателей форм отчетности.
Для проверки корректности исходных данных перед составлением отчетности осуществляют технологический анализ состояния бухгалтерского учета.
Для его проведения в комплект регламентированных отчетов включен отчет Анализ состояния бухгалтерского учета. Технологический анализ бухгалтерского учета проводится по следующим направлениям анализ рабочего плана счетов анализ баланса счетов анализ бухгалтерских итогов анализ бухгалтерских проводок.
В разделе Анализ рабочего плана счетов осуществляется проверка на соответствие рекомендациям фирмы 1С настройки плана счетов Основной. При некорректном описании свойств счета по отношению к стороне бухгалтерского баланса выдается сообщение об ошибке.
В разделе Анализ баланса счетов анализируются бухгалтерские итоги на конец отчетного периода.
Отдельные счета в конце каждого месяца подлежат закрытию. Остатки с этих счетов списываются на другие счета, поэтому в балансе они не приводятся.
Если счета, подлежащие закрытию, имеют остатки, об этом выдается информация.
В разделе Анализ бухгалтерских итогов проверяется соответствие остатков на счетах описанию их свойств по отношению к балансу наличие ошибок на счетах с признаком ведения количественного учета выявление счетов с признаком ведения валютного учета, по которым не пересчитаны остатки на конец периода. В разделе Анализ бухгалтерских проводок проверяется наличие некорректных проводок, способных повлечь за собой искажение налогооблагаемой базы и суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, по налогу на добавленную стоимость.
С 01.01.2009 г. ООО Лекол перешло на более современную версию 1С Бухгалтерия 8.0 . Переход на эту версию состоит из следующих этапов 1. В 1С Бухгалтерия 7.7 проводятся регламентные операции закрытия месяца на конец 2008 года. 2. Осуществляется перенос остатков на начало 2009 года в 1С Бухгалтерия 8.0 . 3. Учет в 2009 году ведется в 1С Бухгалтерия 8.0 . В 1С Бухгалтерия 7.7 готовится годовая отчетность за 2008 год, при необходимости производится корректировка данных. 4. После выверки данных в 1С Бухгалтерия 7.7 производится повторный перенос остатков на начало 2009 года в 1С Бухгалтерия 8.0 . При этом информация в загруженных при первом переносе документах и справочниках обновится 40 . 1С Бухгалтерия 8.0 обладает рядом преимуществ по сравнению с 1С Бухгалтерия 7.7 Реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Введение отдельного плана счетов налогового учета упрощает сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета, что важно для обеспечения требований ПБУ 18 02 Расчеты по налогу на прибыль. Появление партионного учета расширяет область применения типового решения.
Помимо способа оценки запасов по средней себестоимости, становится возможным применение способа ФИФО независимо для бухгалтерского и налогового учета.
Реализован опциональный аналитический учет по местам хранения количественный и количественно-суммовой.
Реализована возможность учета товаров в розничной торговле по продажным ценам. Расширены возможности настройки типовых операций - средства группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок 42 . Однако, если говорить об автоматизации процесса составления отчетности, то 1С Бухгалтерия 7.7 ни в чем не уступает более современной версии 1С Бухгалтерия 8.0 . Автоматизация бухгалтерского учета и процесса составления отчетности на ООО Лекол, несомненно, облегчает деятельность бухгалтерской службы и способствует более качественному и оперативному ведению учета.
Однако, переход на версию 1С Бухгалтерия 8.0 нельзя оценивать однозначно положительно.
Эта версия является более мощной по сравнению с предыдущей, имеет ряд преимуществ, но ее использование целесообразно на предприятиях более крупных, чем ООО Лекол, которому ее установка и эксплуатация не обеспечит упрощения или улучшения качества процесса составления отчетности. 3.