Проектирование коммуникаций. Коммуникация, общение – это обмен информацией и смыслом информации с двумя и более людьми.
Коммуникация – это первое условие существования всякой организации. Без процесса коммуникации, без передачи информации от субъекта управления к объекту управления, и наоборот, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации управленческая работа невозможна.
Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникацией называют связующими процессами. Все коммуникации можно разделить на внешние и внутренние. Внешние – это обмен информацией с вышестоящим аппаратом управления – учредителем и банками, потребителями государственными службами. В каждом случае информация является как входящей, так и исходящей. Внутренние – это обмен информацией в организации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, которые могут быть межуровневыми или вертикальными коммуникациями.
В рамках вертикальной коммуникацией информация перемещается с уровня на уровень. При этом информация может передаваться по нисходящей и по восходящей вертикали. Кроме того, существует неформальная информация, проходящая на межличностном уровне, не всегда являющаяся достоверной. Основные виды коммуникации представлены в табл.8. Таблица 8 Коммуникации в организации «ЧП Сабадух» Виды коммуникаций Характеристика конкретных видов документов Пример использования информации при разных видах коммуникаций Пример применения документов при осуществлении разных видов коммуникаций Внешние -государство Отчёты Используется для определения платёжеспособности предприятия Контроль над деятельностью предприятия -потребители Реклама, речь Используется для привлечения большого числа потребителей Для увеличения объёма продаж Внутренние -по нисходящей Распоряжение, указания Информация о нормах продажи Прояснение задач организации, ожидаемых результатов -по восходящей Предложения, тестирования Информация о более эффективном методе презентации товара Получение сведений об идеях, усовершенствованиях в работе дистрибьютора Неформальные Беседа, рассказ Слухи о грядущих перемещениях Стимулирование работников, выявление возможной реакции людей на решения руководителя Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщения, канал и получатель, которые графически изображены на рис.4. Формирование Кодирование и Передача по Декодирование идеи выбор канала каналу Отправитель Сообщение Получатель Оценка уровня понимания идеи Обратная связь Рис.4. Графическая модель коммуникационного процесса 1) Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее её. В данном случае отправитель-это бухгалтер «ЧП Сабадух». 2)Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
Сообщением будет служить отчёт о реализации товара за прошедшую неделю. 3)Канал, средство передачи информации.
Каналом является: факсимильная связь, компьютерная сеть «Интернет». 4)Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует её. Получателем отчёта будет учредитель «ЧП Сабадух.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят четыре взаимосвязанных этапа: 1)Зарождение идеи. Отправитель решает, какую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. 2)Кодирование и выбор канала.
Отправитель с помощью символов кодирует идею, используя слова, интонацию. 3)Декодирование-перевод символов отправителя в мысли получателя. 4)Обратная связь-реакция получателя, показывающая, понята или нет переданная информация.
При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникационными решениями. Графическая модель коммуникационного процесса в дочернем предприятии «ЧП Сабадух» представлена на рис.5 Уведомление учредителя о финансово-хозяйственной деятельности организации Подсчет количества реализованного товара, на какую сумму и по какой цене за каждый вид Речевая передача, телефакс Сверка данных Бухгалтер «ЧП Сабадух» Отчёт о реализации товара за неделю Внесение информации в базу данных шум (плохая телефонная связь) Составление рейтинга офиса.
Рекомендации учредителя компании по дальнейшей деятельности предприятия. Рис.5. Графическая модель коммуникационного процесса на предприятии «ЧП Сабадух» 6.