Способы и методы финансового контроля затрат на ремонт основных средств

Способы и методы финансового контроля затрат на ремонт основных средств. Контроль полноты закрепления объектов основных средств за материально-ответственными лицами в структурных подразделениях предприятия производится методом сравнения данных Главной книги по остаткам на первое число месяца по счету 10 Основные средства и итоговыми данными оборотной ведомости об остатках основных средств в разрезе материально- ответственных лиц. Используя данные бухгалтерии по аналитическим счетам, по расчетам по оплате труда материально-ответственных лиц, можно выявить факты нарушений, когда работники не несут ответственности за сохранение основных средств в связи с нахождением в долгосрочных отпусках по уходу за ребенком до трех лет или долгим нахождением на больничном в связи с временной нетрудоспособностью, увольнением с работы без передачи другим работникам материальных ценностей, которые за ними числятся 51 . Обнаружив неполное закрепление объектов основных средств за материально ответственными лицами по месту их нахождения и эксплуатации, ревизор обязан выявить, почему было допущено это нарушение, кто виновен в этом и каковы последствия.

Одновременно, не ожидая окончания ревизии, необходимо потребовать от руководства ревизуемого предприятия принятия незамедлительных мер по закреплению основных средств за материально ответственными лицами.

О выполнении этого предложения следует указать в основном акте комплексной ревизии 17 . Важным условием обеспечения сохранности основных средств является качественное проведение инвентаризации основных средств работниками предприятия.

Поэтому в процессе контроля нужно проверить полноту и своевременность проведения инвентаризации основных средств и правильность отражения ее результатов в бухгалтерском учете.

По результатам проведённой инвентаризации составляют инвентаризационные описи разных форм в зависимости от ревизуемых объектов.

Следует обращать внимание на качество оформления инвентаризационных описей. Встречаются случаи формального проведения инвентаризации, когда сведения об объектах наличие и состояние переносятся в инвентаризационные описи из инвентарных карточек или прошлогодних инвентаризационных описей.

Необходимо проверить, были ли выявлены в процессе инвентаризации объекты основных средств, пришедшие в негодность и подлежащие списанию, а также излишние и ненужные машины и оборудование, которые должны быть реализованы или переданы на баланс другого предприятия. На объекты, подлежащие реализации передаче или списанию, составляются отдельные инвентаризационные описи.

Полноту инвентаризации устанавливают сопоставлением инвентаризационных описей с показателями аналитического учета.

Правильность учета затрат на ремонты контролируется по данным карточек аналитического учета, которые ведутся по каждому объекту ремонта, и первичных документов актов выполненных работ по ремонту основных фондов, накладных, ведомостей на затраты и т.п Основные средства представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, действующих в натуральной форме в течение длительного времени.

Главными документами, которыми следует руководствоваться при ревизии основных средств, являются ПБУ 6 01 Учет основных средств, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2001г. 26н, и Методические рекомендации по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденные приказом Минфина России от 20 июля 1998г. 33н 13 . Ревизия использования основных фондов.

В первую очередь проверяется использование технологического оборудования.

Устаревшим считается оборудование, работающее 10-15 лет, сильно устаревшее более 15 лет, а находящееся в эксплуатации до 5 лет относится к прогрессивному. Техническое состояние оборудования отражает степень его износа, следует рассчитать коэффициент его обновления.

Чем он выше, тем в большей степени обновлено оборудование. Возраст оборудования определяется по его техническому паспорту. При анализе характеристик технического состояния оборудования организации высчитываются коэффициенты модернизации, изношенности, обновления, автоматизации производства, интенсивности использования оборудования. Ревизия поступления основных средств. Она должна начинаться с анализа и проверки имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производственных мощностей.

Проверку поступления основных средств целесообразно организовать раздельно по видам поступления и источникам финансирования ? За счет собственных средств ? За счет привлеченных средств ? За счет кредитов банка ? За счет средств, выделенных из государственного бюджета ? За счет средств, выделенных вышестоящей организацией. При ревизии необходимо обратить внимание на качество оформления актов их приемки, достоверность подписей членов приемочной комиссии на актах приемки-передачи.

Технические характеристики основных средств, указанные в акте, сверяются с данными паспорта и другой технической документации. Полнота и своевременность оприходования основных средств в бухгалтерском учете устанавливаются по данным записей в журнале ордере 13 и данным документов, оформляющих поступление объектов. Необходимо выявить все факты несвоевременного оприходования основных средств, а это значит выпускается неучтенная продукция, основные средства используются в личных целях.

Ревизуя операции поступления основных средств, следует установить своевременность и законность их закрепления за должностными лицами. Ревизору необходимо убедиться в фактической эксплуатации принятых основных средств. Правильность поступления вновь созданных основных средств определяется путем сопоставления оприходованных объектов с их перечнем, указанным в титульном списке, сметой. При контроле приобретения нового оборудования проверяют полноту оприходования комплектов запасных частей, наборов инструментов и технической документации, устанавливают своевременность предъявленных претензий при обнаружении некомплектных и дефектных машин.

Ревизия сохранности основных средств. Прежде всего необходимо проверить условия сохранности основных средств 1. качество осуществления инвентаризации 2. своевременность и полнота закрепления основных средств за материально ответственными лицами 3. достоверность учетных данных на 1 число месяца начала ревизии 4. наличие основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризации проводится документальный контроль ? соблюдение сроков и порядка инвентаризации ? порядка подведения итогов инвентаризации ? решений по урегулированию выявленных расхождений ? правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухучета. При проверке своевременности и полноты закрепления основных средств за материально ответственными лицами по местам нахождения объектов осуществляется документальный и фактический контроль.

В первом случае происходит проверка приказов, договоров о материальной ответственности. Во втором случае происходит проверка ? наличия сигнализации в помещении, где хранятся объекты ? наличия решеток на окнах ? работы охранных систем. При проверке достоверности учетных данных осуществляется документальный контроль соблюдения правил ведения карточек основных средств при этом данные инвентарных карточек сличаются с данными Главной книги, данные первичных документов и технической документации с данными инвентарных карточек.

При проверке наличия основных средств осуществляется фактический контроль и составляются а опись имеющихся в наличии основных средств б опись оборудования, машин, транспортных средств в опись имеющихся в наличии арендованных средств г опись зданий, сооружений и других объектов недвижимости д сличительные ведомости. Выборочная проверка документального оформления учета основных средств.

Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухучета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения. Ревизионная комиссия ревизор устанавливает наличие отсутствие условий, при которых проведение инвентаризации основных средств обязательно ? проводится один раз в три года обязательная инвентаризация основных средств ? сменились материально ответственные лица ? установлены факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей ? произошло стихийное бедствие.

Организация и проведение инвентаризации основных средств. Инвентаризацию специалисты-ревизоры проводят в соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995г. 49 18 . До начала оформляется приказ, где указываются сроки проведения, состав комиссии. Назначается председатель.

Во время инвентаризации заполняется опись формы ИНВ-1, где проставляется инвентарный номер, наименование объекта. На машины, оборудование, транспортные средства ведется отдельная опись. Отдельные описи составляются на арендованные основные средства и на основные средства, находящиеся на ответственном хранении. Необходимо проверить, на всех ли объектах есть инвентарные номера, как обеспечивается их охрана и как организован технический уход за ними. Важно определить, все ли основные средства закреплены за материально ответственными лицами.

Ревизия устанавливает наличие документов, подтверждающих нахождение зданий, сооружений, земельных участков, водоемов и др. в собственности организации. Оформление результатов инвентаризации. В описи формы ИНВ 1 в 2х экземплярах содержатся все необходимые реквизиты. Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом. В нем даются выводы по результатам инвентаризации и предложения по устранению выявленных недостатков, списанию недостач, оприходованию излишков и т.д. каждый случай списания комиссия тщательно проверяет.

Ревизия операций по изменению стоимости основных средств. Ревизор должен проверить не только формально, но и содержательно работы, проводимые в целях восстановления основных средств. При реконструкции осуществляются затраты, не приводящие к увеличению стоимости основных средств, поэтому ревизор должен выявить эти затраты. Кроме того ревизор обязан выявить затраты, не предусмотренные сметно-технической документацией.

Ревизор проверяет, подтверждается ли расход материалов данным требований на отпуск, расходных накладных, лимитно-заборных карт, оформлены ли окончание и приемка в эксплуатацию реконструированных ил модернизированных объектов по форме ОС-3. Ревизия переоценки основных средств. Ревизор должен знать, что в ПБУ 6 01 Учет основных средств не предусматривается переоценка объектов основных средств по состоянию на истекшую дату. Как правило, переоценка объектов основных средств должна осуществляться в конце года по состоянию на 1 января будущего отчетного года. Ревизор должен установить, утверждена ли в организации периодичность переоценки основных средств, как соблюдаются сроки переоценки, корректируется ли сумма начисленной амортизации по переоцененному объекту эта переоценка допускается только по группам однородных объектов. Порядок, установленный ПБУ 6 01, требует от ревизора во время проверки изучения всей истории переоценок, проводимых по объекту основных средств, поскольку сумма проведенной ранее переоценки имеет значение для правильного определения финансового результата деятельности организации 13 . Ревизия операций внутреннего перемещения основных средств.

Ревизор обращает внимание на целесообразность перемещения предметов, полноту и своевременность оприходования предметов получателем, определяет, почему при вводе в эксплуатацию те или иные объекты не были переданы в подразделение получатель, а также лиц, ответственных за неправильное размещение основных средств и непроизводительные расходы по дополнительному перемещению материалы для проверки распоряжения на внутреннее перемещение акты приемки-передачи основных средств перечни подразделений, передающих и принимающих основные средства наряды на оплату работ по демонтажу, монтажу, отладке и перемещению объектов.

Ревизия операций по ремонту основных средств осуществляется по нескольким направлениям 1. Ревизия текущего ремонта основных средств.

При проверке операций по текущему ремонту определяют правильность начисления зарплаты и расходования материалов и запчастей.

Для этого изучаются наряды на сдельную работу ф. 10а и лимитно-заборные карты по форме М-8 на отпуск ценностей со склада. При неравномерном распределении ремонтных работ на протяжении года источником ревизии служат записи на счетах 97 Расходы будущих периодов и 96 Резервы предстоящих расходов . 2. Ревизия капитального и среднего ремонта основных средств. Ревизия по этому направлению начинается с проверки правильности составления плана капитального ремонта и сметно-технической документации по капитальному ремонту отдельных объектов. 3. Ревизия ремонта, проведенного хозяйственным способом проводится несколькими способами 1 необходимо посредством обследования объектов убедиться в реальном использовании деталей, агрегатов, узлов в указанном объеме выполненных работ, а также в достоверности информации, отражаемой в ежемесячных справках о стоимости выполненных работ по капитальному ремонту каждой машины.

Справки должны быть подписаны главным инженером гл. механиком и главным бухгалтером организации. 2 возможна фактическая проверка объектов ремонта по инвентаризационным номерам, которые должны быть проставлены в планах-графиках ремонтов.

Если ремонт осуществляется с использованием счета 283, то при проверке обращают внимание на правильность списания затрат ремонтного цеха на счета 20, 25, 26. 4. Ревизия ремонта, проведенного подрядным способом.

Расчеты на капитальный ремонт машин, оборудования и транспортных средств проверяются на основании актов приемки выполненных работ и счетов, в которых должна быть ссылка на прейскурант, смету или калькуляцию, дату и номер договора или наряда-заказа. Ревизору нужно убедиться в наличии этих документов и соответствии им данных, указанных в актах и счетах. На отдельные виды работ по капитальному ремонту машин, оборудования и транспортных средств иногда нет прейскурантных цен, в таких случаях стоимость ремонта определяют исходя из объема работ, указанного в дефектной ведомости и смете.

При этом уточняют, проставлены ли в смете расходы по заработной плате, стоимость материалов и запчастей, накладные расходы, услуги вспомогательных производств и сторонних организаций. Накладные расходы начисляются в виде общецеховых и общезаводских расходов в отношении к основной заработной плате. Расчеты за капитальный ремонт зданий, сооружений с подрядчиком сверяются с данными акта о приемке выполненных работ по форме КС-2 и справкой о стоимости выполненных работ и затрат по форме КС-3. Все документы, акты, расчеты, объяснения должностных лиц и справки подрядчиков, подтверждающие факты приписок, завышения объемов выполненных ремонтных работ, а также стоимости капитального ремонта, приобщаются к акту комплексной документальной ревизии. 5. Ревизия капитального ремонта основных средств, сданных в аренду.

Основанием для проверки затрат служит договор, в котором должны быть изложены условия аренды.

Важное место занимает проверка качества капитального ремонта основных средств длительная безотказная работа, сокращение простоев, уменьшение затрат на текущий ремонт, соблюдение межремонтных периодов. Все это можно проверить по данным первичных документов, отметок в регистрах аналитического учета основных средств. Заканчивается ревизия операций по капитальному ремонту основных средств проверкой полноты и правильности списания фактической стоимости капитального ремонта за счет источников его финансирования. 6. Ревизия операций по консервации основных средств.

Инвентаризация законсервированных основных средств проводится по общим принципам инвентаризации основных средств. Материалами проверки для ревизора являются расчеты экономических служб, которыми обоснована необходимость консервации, приказы и распоряжения руководства организации, наряды на работу, акты выполненных работ, накладные на списание материалов, сметы работ по консервации основных средств. 7. Ревизия аренды основных средств.

Ревизор должен проверить экономическую целесообразность арендных операций, изучить условия договора аренды и данные бухгалтерского учета. В обязательном порядке проверяется, по какой цене ставке взимается арендная плата, возмещает ли она суммы амортизационных отчислений, своевременно ли проводится сторонами текущий и капитальный ремонт. Материалами проверки арендодателя являются договоры, расчеты арендной платы, акты о приеме-передаче объектов основных средств по форме ОС-1, сметы на капитальный и текущий ремонт.

Ревизор устанавливает, есть ли в картотеке карточек учета основных средств специальный раздел Основные средства, сданные в аренду, открыт ли специальный субсчет в синтетическом учете по сданным в аренду основным средствам, ведется ли на этом субсчете аналитический учет. Ревизор выясняет, на каком счете 90 или 91 отражаются доходы и расходы по арендным операциям, соответствует ли это экономическим условиям деятельности организации.

Ревизор проверяет правильность оформления отношений аренды договора аренды, отражение арендной платы в бухгалтерском учете арендодателя, особое внимание уделяется законности отражения коммунальных платежей в бухгалтерском учете арендодателя и арендатора. 8. Ревизия операций выбытия основных средств. Ревизор внимательно изучает условия договора и акт формы ОС-1. Необходимо проверить визы, проставленные на договоре, и полномочия подписавшего лица. В случае, если продажа произведена сотруднику организации, ревизор выясняет цену продажи, соотношение цены и рыночной стоимости, полноту оплаты.

Сплошным методом проверяются операции дарения основных средств на соответствие действующему законодательству. Ревизор должен учесть, что дарение между коммерческими организациями не допускается по ГК РФ . Ревизор проверяет, правильно ли начислены налоги по безвозмездной передаче основных средств, плательщиком НДС является передающая сторона. Ревизор изучает каждый случай преждевременной ликвидации недоамортизированных основных средств.

Проверяется компетентность лиц, входящих в ликвидационную комиссию. Ревизор проверяет, каким образом реализована возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов списываемого объекта, правильно ли проведена оценка узлов, металлического лома и драгоценных металлов вес, сдача на соответствующий склад, осуществлено ли их оприходование на счета бухучета. Ревизор устанавливает правильность составления акта формы ОС-4, достоверность указанных данных, причин выбытия с обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов, наличие необходимых реквизитов.

Ревизор изучает правильность оформления акта формы ОС-1, устанавливает правомочность действий лица, выступающего от имени того, кто санкционировал передачу основных средств. Ревизор определяет, в какой оценке переданы средства. По итогам ревизии проводится анализ выбытия основных средств, и оформляются выводы ревизора об экономической целесообразности выбытия, правильности отражения операций по выбытию основных средств.

Эти выводы отражаются в заключительных материалах ревизии 18 . 3.3 Предложения по совершенствованию организации бухгалтерского учета основных средств МУП Тепло-водоканал В МУП Тепло-водоканал согласно учетной политике предусмотрено отнесение затрат на ремонт основных средств на себестоимость продукции отчетного периода. Затраты на все виды ремонта предприятие планирует, исходя из технического уровня, физического состояния основных фондов и обеспеченности материальными, финансовыми и другими ресурсами.

Сумма плановых отчислений утверждается предприятием исходя из сметной стоимости затрат на все виды ремонта. Фактические затраты на ремонт списываются за счет источника финансирования, поэтому при данной методике возникает 2 этапа учетных записей 1. Образование резерва на ремонт ремонтный фонд Дебет 20 Кредит 96 отражены отчисления в ремонтный фонд 2. Списание фактических затрат на ремонт на сумму акцептованного счета фактуры и акта выполненных работ по договорной стоимости Дебет 96 Кредит 60 отражены расходы на ремонт Дебет 19 Кредит 60 отражен НДС При оплате по счету - фактуре делается следующая запись Дебет 60 Кредит 51 50 отражена оплата расходов на ремонт Дебет 68 Кредит 19 отражен НДС, списанный на расчеты с бюджетом Рассмотрев особенности учета основных средств на МУП Тепло-водоканал можно сделать следующие предложения по совершенствованию учета - аналитический учет, организованный с применением вычислительной техники, позволит сократить трудоемкость, затраты время, повысить качество контроля, обеспечит быстрый доступ к информации - предоставление ежемесячных отчетов руководству организации о наличии основных средств в эксплуатации, на консервации и уже пригодных к списанию, будет способствовать обеспечению бесперебойной работы производства - предоставление отчетов руководству организации об оборудовании, требующим замены на более новое, современное позволит оперативно реагировать в экстремальных ситуациях, приводящим к ухудшению финансового состояния организации - для контроля за сохранностью основных средств необходимо проводить кроме плановых инвентаризаций 1 раз в три года, внеплановые выборочные проверки - выборочные инвентаризации предоставлять работникам возможность обучаться и развиваться, предоставляя больше возможности выездов на семинары, лекции, курсы повышения квалификации.

Все эти мероприятия должны дать положительный эффект, повысить рациональность использования материальных и денежных ресурсов, предоставить полную и точную информацию руководству организации о финансово-экономическом состоянии организации.

Вышеперечисленные предложения поспособствуют улучшению финансового состояния организации, следовательно, возможно улучшение благосостояния работников и получение большей прибыли, что является главной целью работы коммерческой организации.