Первичный учет расчетов с подотчетными лицами. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Приоритет» подразделяются на три вида: 1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха. К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.
Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки.
На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.
Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание. 2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг.
К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура.
Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.
При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную). Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: • наименование организации-продавца; • идентификационный номер (ИНН) • заводской номер ККМ; • порядковый номер чека; • дата и время покупки; • стоимость (цену) покупки; • признак фискального режима.
Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ. Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты: • наименование документа; • дату составления документа; • наименование организации, от имени которой составлен документ; • содержание хозяйственной операции • измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются); • должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.
В счёте–фактуре должны быть указаны: • порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки; • наименование продавца в соответствии с учредительными документами; • идентификационный номер продавца (ИНН); • наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; • идентификационный номер покупателя (ИНН); • наименование товара (работы, услуги); • стоимость (цена) товара (работ, услуг); • налоговая ставка; • сумма налога на добавленную стоимость; • страна происхождения товара; Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации. 3. Третий вид – итоговая документация.
Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.
После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером.
Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу.
При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету.
Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки (см. Рис 1.). Рис 1. Схема первичной документации В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете: 1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации; 2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44.2 «Коммерческие расходы», 44.1 «Издержки обращения», 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов.
Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». 2.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту — суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
По дебету По кредиту Сальдо начальное по счету 71 – это остаток долга подотчетного лица на начало периода Сальдо начальное — это остаток долга подотчетному лицу на начало периода Оборот по дебету – выдача денег подотчетному лицу Оборот по кредиту – списание денег с подотчетного лица Сальдо дебетовое на конец периода — это остаток долга подотчетного лица на конец периода Сальдо кредитовое на конец периода — это остаток долга подотчетному лицу на конец периода Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов.
Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
В ООО счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами: Дебет 71 Кредит 50 "Касса" - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи.
Дебет 71 Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды) Дебет 71 Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" - отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки; Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами: Дебет 10 "Материалы" Кредит 71 - отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом; Дебет 19 " Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит 71 - учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям; Дебет 20 "Основное производство Кредит 71 - приобретение материальных ценностей подотчетным лицом; Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 71 - приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом; Дебет 50 "Касса" Кредит 71 - на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки; Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета; Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 71 - на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица; Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 71 - если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов; Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 71 - если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств; Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 71 - если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 - если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства; Дебет 97 "Расходы будущих периодов" Кредит 71 - приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер— комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.
Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Ежемесячно итоги из журнала – ордера переносятся в главную книгу: дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой.
Данные из главной книги переносятся в баланс. 3.