Роль учета в системе управления

Роль учета в системе управления. Управление представляет собой обособившийся вид деятельности, возникший в результате разделения труда в общественном производстве. Организационные структуры хозяйственной деятельности достаточно четко подразделяются на объекты управления и органы управления.

Первые состоят из различных хозяйственных подразделений, их объединений и совокупностей, в которых и совершается хозяйственная деятельность.

Вто¬рые обеспечивают наблюдение и контроль за хозяйственной деятель¬ностью, ее планирование и регулирование, выполняют другие функции управления. Продуктом управления являются (управленческие реше¬ния), обеспечивающие достижение целей хозяйственной деятельности. Существует прямая и обратная связь. Объекты управления и органы управления находятся между собой в определенной связи, представляют неразрывное единство двух относительно обособленных элементов, что позволяет называть эту структуру системой управления.

Различают два вида связей в системе управления - прямые и обратные, которые и определяют, в конечном счете, различные функции управления. Прямая связь характеризует определенное воздействие органа уп¬равления на объект управления, например плановое задание, команда по регулированию некоторых параметров хозяйственной деятельности. Та¬кие воздействия могут быть полезными и способствовать достижению целей хозяйственной деятельности только тогда, когда орган управле¬ния хорошо знает состояние самого объекта управления и других хо-зяйственных звеньев, природных и социальных условий, с которыми взаимодействует данный объект управления.

В связи с этим возникает необходимость получать сведения об объекте управления, анализировать их, осуществлять контроль за выполнением принятых решений. Эта объек¬тивная необходимость порождает обратную связь в системе управле¬ния, характеризующую фактическое состояние объекта управления.

Прямая и обратная связи реализуются в системе управления в основ¬ном посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями между людьми, причем эти сведения могут передаваться любым способом. В это понятие включают также обмен сведениями между человеком и машиной, между самими машинами. Функции управления в значительной мере связаны с получением, передачей и обработкой информации. Управленческие решения вырабатываются, прежде всего, в процессе планирования, который определяет цели и за¬дачи хозяйственной деятельности, средства и пути их достижения и вы¬полнения.

Само планирование осуществляется путем соответствующей об¬работки и анализа имеющейся информации о состоянии объекта управ¬ления. Поэтому анализ хозяйственной деятельности является непременной функцией управления. Он обеспечивает взаимосвязанное изуче¬ние хозяйственных фактов и процессов, оценку количественных и каче¬ственных изменений в хозяйственной деятельности, наличие резервов и «узких мест», характеристику возможных вариантов развития и т.п. Для анализа необходима упорядоченная информация о состоянии объекта управления.

Сбор, хранение и обработка такой информации осу¬ществляются при помощи учета, который является одной из функций управления. Через учетные данные проявляется эффективность принятых управленческих решений, и в то же время, учетная информация содер¬жит сведения, необходимые для реализации следующих функций управ¬ления - регулирования и контроля. Регулирование представляет собой совокупность действий органа уп¬равления, направленных на корректировку выявленных отклонений в хо¬зяйственной деятельности.

Контроль обеспечивает проверку выполнения управленческих реше¬ний, соблюдение заданных нормативов и условий хозяйствования. Таким образом, планирование и регулирование обеспечивают прямые связи между органом и объектом управления. Учет, анализ и контроль формируют информацию обратной связи в системе управления. Анализ деятельности проводится на основе бухгалтерской отчетности и промежуточных сводных данных бухгалтерии (регистров учета и др. документов). 2.Управленческий учет, его цели и задачи Сущность управленческого учета можно определить как интегри¬рованную систему учета затрат и доходов, нормирования, планирования, контроля и анализа, которая систематизирует информацию для опера¬тивных управленческих решений и координации проблем будущего развития предприятия.

Управленческий учет является составной частью системы управления предприятием.

Он призван обеспечить формирование информации для :  контроля экономичности текущей деятельности организации в целом и в разрезе ее отдельных подразделений, видов деятельности» секторов рынка;  планирования будущей стратегии и тактики осуществления коммер¬ческой деятельности в целом и отдельных хозяйственных операций, оптимизации использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов организации;  измерения и оценки эффективности хозяйствования в целом и в разрезе подразделений организации, выявления степени рентабель¬ности отдельных видов продукции, работ, услуг, секторов и сегментов рынка;  корректировки управляющих воздействий на ход производства и реализации продукции, товаров и услуг, уменьшения субъективности в процессе принятия решений на всех уровнях управления. Исходя из этого, главными принципами управленческого учета явля¬ются ориентация на достижение поставленной цели предприниматель¬ства, необходимость обеспечения альтернативных вариантов решения поставленной задачи, участие выбора варианта и в расче¬тах нормативных параметров его исполнения, ориентация на выявление отклонений от заданных параметров исполнения, интерпретация выявлен¬ных отклонений и их анализ.

Основными задачами управленческого учета являются :  своевременное, полное и достоверное отражение фактических затрат на производство и реализацию продукции;  исчисление показателей себестоимости продукции (плановых, нормативных, фактических);  контроль за экономным и рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов;  получение оценочных данных по различным моделям хозяйствования;  определение финансовых результатов деятельности структурных подразделений.

На основе данных управленческого учета принимаются управленчес¬кие решения о внедрении современной техники и технологии, примене¬нии новых форм организации труда, выявлении резервов экономии ма¬териальных и трудовых ресурсов с целью снижения себестоимости и увеличения рентабельности.

В зависимости от выполняемых задач можно выдать три основных направления управленческого учета : 1. Учет затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг), в рамках данного направления производится системный сбор информации о совершенных затратах на производство, накопленные затраты группируются и распределяются по видам производимой продукции (работ, услуг), после чего калькулируется себестоимость продукции (работ, услуг). 2. Учет финансовых результатов по центрам ответственности, В рамках данного направления осуществляется управленческий контроль над структурными подразделениями организации, производя¬щими некоторую продукцию (работы, услуги) и несущими затраты. 3. Дифференцированный учет. В рамках данного направления производится оценка конкретных моделей хозяйствования, прогнозируются показатели будущих периодов для ответа на вопрос, какая из моделей хозяйствования будет лучшей.

Данные управленческого учета предназначены для внутренних пользователей: руководителей организации, бухгалтерии, а также плановых, про¬изводственных и прочих служб организации.

Управленческий учет и финансовый учет взаимно дополняют друг друга: данные управленческого учета о производственных затратах и себестоимости продукции используются в финансовом учете при оценке незавершенного производства, готовой продукции и себестоимости реализации.

Порядок учета произ-водственных затрат и калькуляции себестоимости регламентируются отраслевыми инструкциями, но в целом ведение управленческого учета зависит от внутренних решений руководства.

Основой для принятия решений является сравнение стоимости получения информации о фак¬тических затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов с цен¬ностью данной информации для управления. Управленческий учет характеризуется;  отсутствием стандартизации - способы и формы ведения управленческого учета не ограничены нормативным регулированием;  формы представления отчетных данных могут быть любыми; применяемые термины могут использоваться в различных смыслах, удобных для внутренних целей;  конфиденциальностью - информация управленческого учета предназначена исключительно для внутреннего потребления;  плановым характером - управленческий учет призван давать прогнозы по различным аспектам деятельности организации (объему реализации, эксплуатационным расходам, расходам на персонал и пр.);  измерением показателей, как в денежном, так и в натурально- вещественном выражении, например, измерение количества производственных запасов в штуках, погонных метрах, тоннах и т.д. Подобное измерение применяется и в аналитическом учете;  актуальностью предоставленной информации (за счет использования приблизительных оценок, неполного набора данных). Опера¬тивная отчетность составляется на основе данных оперативного учета и содержит сведения по основным показателям за короткие промежутки времени - сутки, пятидневку, декаду и пр. Эти данные используются для оперативного контроля и управления процессами производства и реализации продукции;  гибко определяемой, индивидуальной периодичностью отчетов;  расширенным составом объектов учета - в качестве объектов учета могут выступать отдельные изделия, виды деятельности, цен¬тры ответственности.

Управленческий учет является логическим следствием развития бухгалтерского учета, его эволюции.

Необходимость обособления данных управленческого учета в самостоятельную систему во многом связана с усилением требований к сохранению коммерческой тайны деятельности организации, обстоятельств, при которых принимаются те или иные решения.

Показатели финансо¬вой отчетности доступны если не для всех, то для многих.

Это можно отнести и к финансовому учету, открытому для проверок налоговых органов, ревизоров общества или товарищества, аудиторов и т.п. Система формирования финансовой отчетности должна быть прозрачной, доступ¬ной для понимания компетентным пользователем.

Иное дело - учет для управления, его данные - коммерческая тайна не только для внешних пользователей, но и для управленческого персонала самого предприя¬тия, не имеющего прямого отношения к решению данной проблемы. Система внутренней управленческой отчетности представляет собой совокупность составляемых периодически (ежедневно, еженедельно, ежемесячно, в зависимости от информационных потребностей организа¬ции) или в какой-либо конкретной ситуации (например, в процессе под¬готовки к переговорам) на основе первичных документов специальных форм отчетности, в каждой из которых отражается информация, необходимая управленческому аппарату организации для управления предприятием.

Кроме того, необходимо соблюдать общие принципы формирования информации для управления: принцип опережения данных для приня¬тия управленческого решения и принцип ответственности за его по¬следствия.

Гораздо важнее правильная оценка предстоящих расходов и доходов, чем констатация упущенных возможностей. В то же время, если нет ответственности за результаты хозяйствования на всех уровнях уп-равления, вести управленческий учет не имеет большого смысла. Одним из требований международных стандартов управленческого учета является его целостность и понятность. Это означает, что управ¬ленческий учет должен быть системным даже тогда, когда он ведется без использования первичной документации, счетов и двойной записи.

Системность в этом случае означает единство принципов отражения учетной информации, взаимосвязь регистров учета и внутренней отчет¬ности, обеспечение в необходимых случаях согласования ее данных с показателями бухгалтерского учета и отчетности. Понятность информации управленческого учета обеспечивается бла¬годаря отражению в учетных регистрах результатов анализа полученных показателей, представлению данных в виде аналитических таблиц, графи¬ков и т.п. Данные хорошо организованного управленческого учета позволяют выявить области наибольшего риска, узкие места в деятельности орга¬низации, малоэффективные или убыточные виды продукции и услуг, способы их реализации.

Они используются для определения наиболее выгодного для данных условий ассортимента продукции и работ, цен и тарифов их продажи, пределов скидок при разных условиях сбыта и платежа; для оценки эффективности дополнительных затрат и рацио¬нальности капитальных вложений.

В текущей деятельности предприятия информация управленческого учета используется для управления по отклонениям. Это относится не только к величине затрат на производство, но и к отклонениям в нормах запаса, ценах, сроках платежа, исковой давности и т.п. На основе информации об отклонениях принимаются меры по ликвидации причин, удорожающих фактические издержки, вызывающих потери прибыли и имущества. По характеру применения управленческий учет универсален. Его мож¬но внедрять на всех предприятиях и в организациях, имеющих затраты и зависящие от них финансовые результаты деятельности.

В заключение следует отметить, что информационные потребности управленческого учета находят отражение и в нормативных документах, регулирующих методологию финансового учета, к примеру, в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организа¬ций и Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденном при¬казом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н. В новом Плане счетов предприняты шаги к дальнейшему разделению финансового и управленческого учета.

Технически организация может вести управленческий учет в рамках единой с финансовым учетом сис¬темы счетов или в самостоятельной системе счетов. Как и предыдущий План счетов, новый План счетов предусматривает возможности исполь¬зования обоих вариантов построения учета. Единая система счетов - традиционный вариант для российского бухгалтерского учета.

Он хо¬рошо знаком и повсеместно применяется на практике. 3.