В практической деятельности любого предприятия рано или поздно наступает момент, когда надо сократить объем БД за счет удаления никому уже не нужных старых документов. Главное — правильно провести эту операцию, не потеряв нужную информацию. Такую процедуру в системах автоматизации торговли обычно называют завершением отчетного периода.
Данная обработка доступна только в интерфейсах администратора и главного бухгалтера.
Порядок выполнения операции завершения отчетного периода должен быть следующим:
1. Сохраните в архив текущую рабочую базу.
2. Запустите систему 1С:Предприятие в монопольном режиме с рабочей базой.
3. Откройте окно диалога обработки, для этого следует выбрать из меню «Регламент» пункт «Закрыть период по торговым операциям» (администратору следует воспользоваться пунктом «Обработка» меню «Операции»).
4. Установите дату завершения отчетного периода (по которую будут удаляться ненужные документы). Кроме того, можно выбрать режим удаления документов: удалять документы или помечать на удаление. Рекомендуется выбирать режим «помечать на удаление», т.к. в этом случае обработка выполняется быстрее.
5. Запустите обработку «ЗавершениеПериода» (кнопка «Выполнить»).
Данная обработка выполнит следующие действия:
· создаст новые (на дату завершения периода) и полностью оформит все необходимые документы переноса остатков регистров на дату завершения отчетного периода;
· удалит все ненужные старые документы;
· сделает все оставшиеся (некоторые документы, на которые есть ссылки в регистрах, остаются в системе) старые документы (выписанные до даты завершения периода) непроведенными;
· проведет новые созданные документы переноса остатков регистров.