Постановлением Правительства РФ № 914 от 29.07.96 (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 02.02.98 №108) утвержден Порядок ведения журналов учета счетов-фактур при расчетах по НДС. Указанное постановление обязывает плательщиков НДС при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) составлять счета-фактуры и вести журналы учета счетов-фактур, книгу продаж и книгу покупок по установленным формам.
Для выписки счетов-фактур покупателям существует 2 вида документов.
Первый вид документов имеет идентификатор «Выданный счет-фактура (по торговым операциям)» и предназначен для оформления счетов-фактур, имеющих отношение к торговым операциям. Основная особенность этого вида документов состоит в том, что они могут вводиться только на основании других документов, формируют движения регистров и логически связаны с документами на отгрузку и оплату в единую последовательность.
Для оформления счетов-фактур по неторговым операциям предназначены документы «Выданный счет-фактура (по неторговым операциям)» и «Запись книги продаж». Вместе с документом «Выданный счет-фактура (по неторговым операциям)» они участвуют в построении книги продаж.
Документы «Выданный счет-фактура (по торговым операциям)» и «Выданный счет-фактура (по неторговым операциям)» имеют сквозную нумерацию, раздельную по фирмам.
Регистрация счетов-фактур от поставщиков, имеющих отношение к торговым операциям, выполняется при помощи документа вида «Полученный счет-фактура (по торговым операциям)». Как и документ «Выданный счет-фактура (по торговым операциям)», документы этого вида связаны в единую логическую цепочку с другими документами.
Для регистрации счетов-фактур от поставщиков по неторговым операциям используются документы «Выданный счет-фактура (по неторговым операциям)» и «Запись книги продаж». Вместе с документом «Выданный счет-фактура (по неторговым операциям)» они участвуют в построении книги покупок.
Ниже приведено описание всех перечисленных видов документов.
Документы «Выданный счет-фактура (по торговым операциям)», «Полученный счет-фактура (по торговым операциям)»
Документы «Счет-фактура» и «Регистрация Счета-фактуры» предназначены, соответственно, для выписки счетов-фактур покупателям и регистрации счетов-фактур, полученных от поставщиков, когда эти операции связаны с приобретением или отгрузкой товаров и расчетами за приобретенные или отгруженные товары.
Ввод нового документа «Счет-фактура» следует производить только в режиме «Ввод на основании», выбрав предварительно документ вида «Расходная накладная», «Расходная розничная», «Отчет кассовой смены», «Инвентаризация реализатора», «Отчет реализатора». Для ввода счетов-фактур на авансовые платежи следует выбирать в качестве документов основания документ вида «Приходный ордер», «Движения по расчетному счету». При вводе счета-фактуры на основании платежных документов по авансам (предоплатам) в спецификацию записывается товар, значение которого берется из константы «Авансовый платеж».
Замечание. Интерактивный ввод счетов-фактур на авансовые выплаты делать необязательно, более того, это может привести к неточному учету, т.к. доля денежных средств, поступившая в качестве авансовой выплаты, а не оплаты за ранее отгруженные товары, вычисляется системой автоматически. Счета-фактуры по авансовым выплатам автоматически формируются самой системой в момент формирования книги продаж.
Документ «Счет-фактура» не имеет средств редактирования спецификации, кроме установки значения ставки НДС.
Документы «Счет-фактура» ведутся в журнале: «Выдаваемые Счета-фактуры»», непосредственно из которого можно вывести на печать книгу продаж. В книгу продаж вносятся только проведенные документы.
Документ «Регистрация Счета-фактуры» предназначен для регистрации полученных счетов-фактур от поставщиков. Ввод нового документа «Регистрация Счета-фактуры» можно производить либо в ручном режиме, либо в режиме «Ввод на основании» на основании документов:
· «Приходная накладная»;
· «Расходная накладная», в случае, если проданы товары, ранее взятые на реализацию;
· «Ввод остатков по кредиту», в случае, когда документом оформлен остаток долга компании контрагенту.
Документы «Регистрация Счета-фактуры» ведутся в журнале «Получаемые Счета-фактуры», непосредственно из которого можно вывести на печать книгу покупок. В книге покупок распечатываются только проведенные документы.
Документ «Выданный счет-фактура (по неторговым операциям)»
Документ «Выданный счет-фактура (по неторговым операциям)» предназначен для выписки счетов-фактур по операциям, не связанным с приобретением или отгрузкой товаров и расчетами за приобретенные или отгруженные товары.
Шапка документа содержит следующие реквизиты:
· «Покупатель», «Грузополучатель» — вводятся из справочника « Контрагенты»;
· «К платежно-расчетному документу» — вручную вводятся номер и дата платежного поручения, требования-поручения или требования;
· «Дополнение» — дополнительная информация, например, срок оплаты счета.
Если грузоотправителем является сторонняя организация, следует отключить флажок «Грузоотправитель — он же» и ввести наименование грузоотправителя в появившийся реквизит диалога. Заполнение реквизита «Грузоотправитель» выполняется путем выбора необходимого элемента из справочника «Контрагенты».
Если установлен флажок «Учитывать налог с продаж», то можно, установив переключатель «Печать», выбрать способ печати налога с продаж в счете-фактуре — строкой или колонкой.
Заполнение графы «Наименование» табличной части счета-фактуры производится путем выбора из справочников «Основные средства», «Нематериальные активы», «МБП», «Материалы». В зависимости от выбранного справочника, при выборе элемента справочника графы табличной части документа могут быть частично заполнены информацией, извлеченной из справочника (единицы измерения, продажная цена и т. д.).
Для выписки счета-фактуры на предоплату, при получении штрафа и в других аналогичных случаях в справочнике «Номенклатура» необходимо создать группу под названием «Служебные». В эту группу включают элементы с наименованием «Предоплата», «Безвозмездная передача», «Совместная деятельность», «Передача в уставный фонд» и подобные.
Счет-фактура не формирует бухгалтерских проводок, но может быть доступен из журнала операций.
При оплате ранее выписанного счета-фактуры следует найти этот счет (в журнале операций, в журнале «Счета-фактуры выданные или в общем журнале) и заполнить реквизит «оплачен», поставив дату оплаты счета-фактуры. Содержимое этого реквизита будет отражаться в графе «Дата оплаты счета-фактуры поставщика» книги продаж.
Документ «Запись книги продаж»
Данный документ предназначен для ввода записи в книгу продаж. Документ имеет реквизиты:
| «Покупатель» | элемент справочника «Контрагенты»; |
| «Основание» | номер выданного счета-фактуры; |
| «Оплачен» | дата оплаты счета-фактуры. |
Следует также указать полную сумму объема продаж по данному счету-фактуре и составляющие этой суммы с выделением всех видов НДС.
Ввод документа «Запись книги продаж» производится вручную или на основании документа «Счет-фактура».
Если учетная политика организации предусматривает определение выручки от реализации по оплате, то при частичной оплате счета-фактуры следует ввести документ «Запись книги продаж» на сумму частичной оплаты. В реквизит «Основание» следует ввести номер и дату оплачиваемого счета-фактуры и слова «частичная оплата». Дата оплаты вводится в реквизит «Оплачен».
Документ «Запись книги продаж» также используется для ввода в книгу продаж корректирующих записей в случаях, предусмотренных вышеуказанным Постановлением, или в тех случаях, когда отражению в книге продаж подлежат другие первичные учетные документы, кроме счетов-фактур. Для корректирующих записей книги продаж все суммы в данный документ следует вводить со знаком «-» (минус). Дату и номер первичного учетного документа и другую информацию следует вводить в реквизит. «Основание».
Документ не создает проводок. Результат работы документа отражается в книге продаж.
Документ «Регистрация счета-фактуры поставщика»
Для регистрации счетов-фактур, получаемых от поставщиков, в данной конфигурации существует документ «Полученный счет-фактура (по неторговым операциям)».
При регистрации указывается номер и дата счета-фактуры поставщика, и дата поступления счета-фактуры.
Заполнение реквизита «Поставщик» производится выбором из справочника «Контрагенты».
В реквизите «Дата оприходования» указывается дата оприходования товарно-материальных ценностей (работ, услуг). Реквизит «Счет-фактура оплачен» заполняется, если к моменту регистрации счет-фактура поставщика уже оплачен.
В реквизите «Всего покупок, включая НДС» указывается сумма покупок для целей исчисления налога на добавленную стоимость.
При заполнении реквизитов раздела «В том числе» следует учитывать, что в покупки, облагаемые по ставке 20% включаются также обороты, облагаемые по расчетным ставкам 16,67% и 13,79%, а в покупки, облагаемые по ставке 10%, — обороты, облагаемые по расчетной ставке 9,09%.
Документ «Запись книги покупок»
Счета-фактуры, полученные покупателем от поставщика, являются основанием для регистрации в книге покупок у покупателя. Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится в хронологическом порядке по мере оплаты оприходованных товаров (работ, услуг).
В данной конфигурации для регистрации счетов-фактур по неторговым операциям в книге покупок используется документ «Запись книги покупок». Каждый документ «Запись книги покупок» соответствует строке в книге покупок.
Каждому документу «Запись книги покупок» автоматически присваивается номер в порядке возрастания.
Реквизит «Счет-фактура №» заполняется в том случае, если запись в книгу производится на основании счета-фактуры, полученного от поставщика. Если основанием записи в книгу покупок является иной первичный документ (чек ККМ, бланк строгой отчетности, грузовая таможенная декларация), то сведения об этих документах заносятся в реквизит «Комментарий».
Заполнение реквизита «Поставщик» производится выбором из справочника «Контрагенты». При регистрации в книге покупок кассовых чеков или бланков строгой отчетности в справочник «Контрагенты» вводятся краткие сведения о контрагенте: наименование организации-продавца, идентификационный номер налогоплательщика.
В реквизите «Всего покупок, включая НДС» указывается сумма покупок для целей исчисления налога на добавленную стоимость. В тех случаях, когда в соответствии с действующим законодательством счета-фактуры, полученные от поставщиков, подлежат обязательной регистрации в книге покупок, но без предъявления к зачету (возмещению) налога по ним, в диалоге документа «Запись книги покупок» следует отключить опцию «Включать в итоговые суммы». При этом в реквизит «Комментарий» необходимо ввести текст «совместная деятельность», «передача в уставный фонд», «безвозмездная передача» и так далее.
При заполнении реквизитов раздела «В том числе» следует учитывать, что в покупки, облагаемые по ставке 20% включаются также обороты, облагаемые по расчетным ставкам 16,67 % и 13,79%, а в покупки, облагаемые по ставке 10%, — обороты, облагаемые по расчетной ставке 9,09%.
В случае частичной оплаты за оприходованные товары (работы, услуги), документ «Запись книги покупок» вводится на каждую оплаченную сумму с указанием в реквизитах «Счет-фактура №» и «от» номера и даты счета-фактуры по этим оприходованным товарам (работам, услугам) и пометкой по каждой сумме в реквизите «Комментарий» «частичная оплата».
В случае использования в непроизводственной сфере товара, по которому в установленном порядке произведен зачет (возмещение) суммы налога на добавленную стоимость, для корректировки суммы налога следует ввести документ «Запись книги покупок» с корректирующими суммами, указанными со знаком «минус» в реквизите «Всего продаж, включая НДС» и в реквизитах раздела «В том числе». При построении книги покупок итоговые суммы налога в соответствующих графах будут уменьшены.
Документ не создает проводок. Результат работы документа отражается в книге покупок.