Документ «Приказ по предприятию»
Данный документ позволяет сформировать приказ по предприятию на основании документов, описывающих кадровые перемещения («Приказ о приеме», «Приказ об увольнении», «Кадровые перемещения»), или документов о работе в праздничные дни.
В документе «Приказ по предприятию» можно указать конкретные документы перечисленных выше видов, и напечатать единый приказ по все указанным документам.
Для редактирования списка приказов служат кнопки «Добавить» и «Удалить». Вид добавляемых приказов определяется установкой флажков «Кадровые» и «О работе в праздники».
Документ «Приказ о зачислении на работу»
Документ «Приказ о зачислении на работу» применяется как при приеме нового сотрудника на работу и для назначения уже работающему сотруднику внутреннего совместительства, так и при повторном приеме на работу по совместительству. Во всех случаях сотрудник принимается на одну из свободных должностей, имеющихся в штатном расписании предприятия, если при эксплуатации системы используется штатное расписание.
Часть реквизитов многостраничной формы документа заполняется автоматически на основе данных о назначенной должности. В случае с внутренним совместительством перед заполнением реквизита следует установить флажок «Внутренний совместитель». При повторном приеме уже работавшего в текущем году сотрудника на работу по совместительству следует установить флажок «Принять повторно».
Закладка «Общие»
Имя вводится для вновь принятого сотрудника, заполняется автоматически для внутреннего совместителя или принимаемого повторно.
Внутренний совместитель — флажок, установив который, можно приступать к приему на работу внутреннего совместителя.
Принять повторно — флажок, установив который, можно принять уволенного сотрудника на работу по совместительству.
Табельный № вводится для вновь принятого сотрудника, при этом можно задать следующий свободный номер, если нажать кнопку «Назначить».
Дата приема, по умолчанию устанавливается равной рабочей дате (см. в меню «Сервис» пункт «Параметры», закладку «Общие»).
Должность. Выбирается требуемая должность в одном из подразделений (если в системе ведется штатное расписание это элемент справочника «Штатное расписание», в противном случае — элемент справочника «Должности»).
Ставка. Для выбранной должности по умолчанию предлагается ввести единичную ставку, при этом слева светится подсказка о наличии ставок вообще для данной должности. Естественно, если ставки исчерпаны, то сотрудника на данную должность назначить не удастся (реквизит присутствует, если в системе ведется штатное расписание).
Подразделение — выбирается подразделение, в котором работает сотрудник (реквизит присутствует, если в системе не ведется штатное расписание).
Заносить данные в шт. расписание. Опция «Заносить данные в шт. расписание» позволяет управлять заполнением штатного расписания: если флажок сброшен, новый сотрудник не будет занимать вакантную ставку штатного расписания (например, сезонный рабочий, принятый на место ушедшего на пару месяцев в отпуск постоянного сотрудника, не занимает ставку штатного расписания; реквизит присутствует, если в системе ведется штатное расписание).
Основное место работы. Сброшенная опция «Основное место работы» означает, что сотрудник принимается на работу по совместительству, т.е. имеет другое основное место работы.
Группа сотрудников — группа в справочнике «Сотрудники», в которую будет помещен вновь принятый сотрудник.
Категория — категория работника. По умолчанию является той категорией, которая приписана к выбранной должности (см. справочник «Должности»).
График— график работы выбирается при многосменной работе из предлагаемого списка. Если у сотрудника выбрано какое-либо значение реквизита «График», то используются календари, связаннее с этим графиком работы; а календарь, связанный с категорией работника игнорируется (реквизит присутствует, если в системе используются многосменные графики работы, т.е. в константе «Есть многосменная» установлено значение «Да»).
Тип нал. льготы — основная льгота (вычет) по подоходному налогу, выбирается из предлагаемого списка и соответствует пп. 9, 10, 11 и 12 Инструкции ГНС №35 от 29 июня 1995 г. (по умолчанию предлагается вычет под названием «Прочие сотрудники», соответствующий п.12 Инструкции ГНС №35).
Давать льготы при приеме. Если установить опцию «Давать льготы при приеме», тогда при исчислении подоходного налога сотруднику будут предоставляться вычеты за первый месяц работы.
Закладка «Расчет»
Содержит расчетные данные нового сотрудника:
Разряд — разряд согласно ETC.
Оклад — размер оклада, который можно выбрать в пределах, предусмотренных для выбранной должности.
Тариф — размер почасового тарифа.
Разряд рабочего — выбирается из справочника «Разряды рабочих».
Следует заметить, что если для сотрудника выбран разряд согласно ETC, то начисление сумм по виду расчета «По окладу» производится, исходя из оклада, соответствующего разряду ETC; т.е. введенное для этого же сотрудника значение реквизита «Оклад» будет проигнорировано. Аналогично, если для сотрудника выбран разряд рабочего, начисление сумм по виду расчета «По тарифу» производится исходя из тарифа, соответствующего разряду рабочего; т.е. введенное для этого же сотрудника значение реквизита «Тариф» будет проигнорировано.
Закладка «Справка»
На закладке «Справка» можно ввести данные о заработке сотрудника на прежнем, месте работы либо с начала года (в случае, когда расчеты в программе начинаются не с января). Данные указываются в соответствии со «Справкой о доходах физического лица» (Приложение №3 к Инструкции ГНС №35).
В реквизит «Год актуальности справки о доходах» заносится год, за который выдана справка для вновь принимаемых сотрудников, либо при первоначальном заполнении данных — год начала расчетов.
Закладка «Фото»
Если вы ведете фотоархив сотрудников, на закладке «Фото» можно ввести фотографию нового сотрудника.
Закладка «Север»
Закладка «Север» предназначена для предприятий, выплачивающих сотрудникам северные или районные доплаты. Закладка появляется в форме документа, если в справочнике «Фирмы» для фирмы установлен флажок «Северные надбавки».
В группу реквизитов «Для начисления надбавки за стаж работы» входят данные, необходимые для исчисления северных надбавок.
Документ «Справка о доходах»
В связи с тем, что подоходный налог по законодательству РФ исчисляется с доходов, полученных в течение календарного года нарастающим итогом, для корректного расчета подоходного налога в начале эксплуатации программы или при приеме нового сотрудника на работу в текущем году необходимо правильно заполнить первоначальные данные.
Документ «Справка о доходах» служит для ввода первоначальных данных о совокупном доходе, льготах и вычетах и удержанном подоходном налоге. Данные указываются в соответствии со «Справкой о доходах физического лица» (Приложение №3 к Инструкции ГНС №35).
Внимание! Документ «Справка о доходах» может быть вызван только из документа «Приказ о приеме на работу» (закладка «Справка») или из окна редактирования данных сотрудника (закладка «Подоходный налог»).
На закладке «Совокупный доход» в реквизитах группы «Налогооблагаемый доход» следует отметить месяцы, за которые будет вводиться совокупный доход, а затем проставить суммы доходов за отмеченные месяцы.
На закладке «Доходы» следует выбрать тип дохода, ввести сумму дохода, а также, если по этому доходу положена скидка, то и сумму скидки.
При вводе данных из справки с предыдущего места работы, представленной работником при приеме на работу, также следует заполнить реквизиты «Номер» и «Дата выдачи» справки о доходах (эти данные требуются для заполнения налоговой карточки.)
На закладке «Вычеты и льготы» в группе реквизитов «Вычеты» следует выбрать тип вычета и ввести сумму соответствующего вычета.
В группе реквизитов «Итоги» следует вводить валовые суммы доходов и суммы удержанного налога из раздела 5 справки о доходах.
Документ «Кадровое перемещение»
Документ «Кадровое перемещение» используется при любых перемещениях сотрудника, а именно: при переводе сотрудника из одного подразделения в другое, при назначении его на новую должность, а также при переводе его в другую группу справочника «Сотрудники».
Документ построен следующим образом: в левой его части содержится информация о сотруднике на момент кадрового перемещения, в правой же его части задаются новые данные согласно изданному приказу. На момент приказа известны место работы сотрудника, его категория, ставка, группа справочника, разряд или оклад, если есть — тариф.
В правой части документа, относящейся к кадровому перемещению, на закладке «Общие» можно выбрать новую должность, подразделение, категорию, а также новую группу.
На закладке «Для расчетов» можно назначить новый разряд, оклад или тариф, если нужно изменить форму оплаты труда работника.
Документ «Приказ об увольнении»
Документ «Приказ об увольнении» используется как при увольнении сотрудника с предприятия, так и при освобождении его от работы по совместительству. При этом в случае ведения штатного расписания освобождается занимаемая ранее ставка, т.е. в справочнике «Штатное расписание» она переходит в группу вакантных.
Заполнив основание для увольнения и дату увольнения, можно вывести приказ об увольнении на печать. Для этого предусмотрена кнопка «Печать».
Если же сотруднику положено выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и/или выходное пособие, следует заполнить соответствующие реквизиты.
Если сотрудник освобождается от должности по совместительству, на закладке «Дополнительные» следует заполнить реквизит «Место работы».
Закладка «Средний заработок» заполняется, если необходимо, данными для расчета среднего заработка:
В графу «Основной» заносится основной заработок (с или без районных коэффициентов и северных надбавок). В группу реквизитов «Премии» можно ввести суммы квартальной (одна треть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) и годовой (одна двенадцатая часть этой суммы будет прибавлена к среднему заработку) премии.
В графу «Дни рабочие» заносится количество отработанных дней по основному табелю-календарю. В графу «Дни отпуска» заносится количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в рабочих днях (или 25.25, если месяц отработан полностью) или количество календарных дней, приходящихся на отработанное время при предоставлении отпуска в календарных днях (или 29.6, если месяц отработан полностью).
Суммы районных коэффициентов и северных надбавок (если они выделяются из среднего заработка на Вашем предприятии) заносятся в графы «Районный» и «Северный».
При проведении данного документа в журнал расчетов вводятся, если это указано, записи для расчета компенсации отпуска и выходного пособия, а также «обрезаются» основные начисления по дату увольнения.
Документ «Смена фамилии»
Документ предназначен для смены фамилии, имени и отчества сотрудников фирм. (иным образом изменить ФИО нельзя).
В документе следует выбрать сотрудника, меняющего фамилию (имя, отчество), и ввести новые фамилию, имя и отчество (обязательно все и полностью). В результате проведения этого документа изменится ФИО не только выбранного сотрудника, но и соответствующего ему физического лица, и если этот человек работал в нескольких фирмах — то и всех этих сотрудников тоже.
Документ «Изменения в штатном расписании»
Документ предназначен для редактирования штатного расписания.
Если редактируется уже имеющая в штатном расписании штатная единица, то можно сначала выбрать подразделение в реквизите «Подразделения», а затем перейти в табличную часть документа и выбрать в колонке «Строка штатного расписания» штатную единицу из данного подразделения. Далее следует заполнить все колонки табличной части, кроме колонок «Должность» «Подразделение».
Если вводится новая штатная единица, то реквизит «Подразделение» в шапке документа указываться не надо. В табличной части следует заполнить все колонки, кроме колонки «Строка штатного расписания».
Остальные колонки табличной части заполняются следующим образом:
· в колонке «Ставок» записывается новое количество ставок для новой или редактируемой штатной единицы;
· в колонках «Мин. оклад» и «Макс. оклад» записываются, соответственно, новые значения минимального и максимального окладов для данной ставки.