В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам по форме N КО-2 (код по ОКУД 0310002) или другим надлежащим образом оформленных документам (платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которых ставится специальный штамп, заменяющий реквизиты расходного кассового ордера.
Выписка расходного кассового ордера выполняется с использованием документа "Расходный кассовый ордер", входящего в типовую конфигурацию программы (меню: "Документы - Расходный кассовый ордер"). Диалоговая форма ввода документа показана на рис. 5-5.
См. графический объект "Рис. 5-5. Форма диалога документа "Расходный кассовый ордер"
Рассмотрим порядок заполнения экранной формы данного документа.
Первый реквизит предназначен для ввода номера документа. Автоматически первому документу присваивается номер "000001". Во втором реквизите указывается дата документа, которая должна соответствовать дате выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.
В реквизите "Касса" необходимо выбрать тип кассы: рублевая или валютная. Этот реквизит определяет кредитуемый счет (50.1 или 50.11). Если выбран тип кассы "валютная", то следует также выбрать валюту, в которой будет сформирован кассовый ордер.
Реквизит "Корр. счет, субсчет" предназначен для ввода счета, корреспондирующего по кредиту со счетом 50.1 "Касса". В приведенном примере выбран счет 51 "Расчетный счет".
В зависимости от выбранного корреспондирующего счета ниже появятся поля для ввода аналитических объектов, в разрезе которых ведется учет на выбранном счете. На счете 51 аналитический учет ведется в разрезе расчетных счетов в банках и видов движения денежных средств, поэтому программа автоматически включает в документ поля для ввода реквизита "Банковские счета" и "Движение денежных средств". Для их заполнения потребуется выбрать необходимые значения из соответствующих справочников, обращение к которым осуществляется нажатием кнопки .
Поскольку на счете не предусмотрен третий аналитический разрез, то следующее поле становится блеклым и недоступным для ввода информации.
В реквизите "Движение денежных средств" необходимо выбрать вид движения денежных средств.
В графе "Выдать" указывается ФИО лица, получившего наличные.
Поле "По документу" заполняется, если наличные выдаются физическому лицу, в этом случае в нем указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность.
В поле "Сумма" вводится выданная из кассы сумма.
В поле "Основание" указывается, на каком основании деньги выдаются из кассы.
В поле "Приложение" перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру.
После заполнения всех полей документа нажатие экранной кнопки Печать приведет к выводу на экран окна, содержащего печатную форму документа "Расходный кассовый ордер".
Бухгалтер должен проверить правильность составления документа. Если документ сформирован верно, все поля заполнены правильно, можно распечатать данный документ на принтере.
После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс ввода документа нажатием кнопки Оk в диалоговой форме ввода документа, при этом подтвердив его сохранение в базе данных. При сохранении документа имеется возможность отказаться от его проведения; в этом случае проводки сформированы не будут. В дальнейшем, можно повторно обратиться к документу по тем записям, которые зафиксированы в журналах компьютерной бухгалтерии, и выполнить его проведение.
Проведение документа "Расходный кассовый ордер" приведет к следующим результатам.
1) Сформирован расходный кассовый ордер N 1, который распечатан и сохранен в компьютерной базе данных.
2) В журнале "Кассовая книга" зарегистрирована запись о документе, датированная 23.01.2001, в которой указаны наиболее важные реквизиты документа.
————————————————————————————————————————————————————————————————————
|Кассовая книга (01.01.2000-31.12.2000) |
|————————————————————————————————————————————————————————————————————|
| Дата |Доку- |Но- |Приход |Рас- |Корр.| От кого получено или |
| | мент |мер | | ход |Счет | кому выдано |
|——————————|——————|—————|———————|———————|—————|——————————————————————|
|23.01.2001|Расх. |00001| |500.001|51 |Иванов Петр Сидорович |
| |орд. | | | | | |
|——————————|——————|—————|———————|———————|—————|——————————————————————|
| | | | | | | |
————————————————————————————————————————————————————————————————————
3) В журнале операций зарегистрирована запись о документе, датированная 23.01.2001, в которой указано:
——————————————————————————————————————————————————————————————————————
|Журнал операций (01.01.2000-31.03.2000) |
|——————————————————————————————————————————————————————————————————————|
|Дата |Время|Документ |Но- |Содержание | Сумма |
| | | |мер | | |
|——————————|—————|——————————|——————|——————————————————————————|————————|
|23.01.2001| |Расх.касс.|000001|Выдача из кассы: Приказ N3|1 500.00|
| | |орд. | | | |
|——————————|—————|——————————|——————|——————————————————————————|————————|
| | | | | | |
——————————————————————————————————————————————————————————————————————
По записям, зарегистрированным в журналах, можно повторно обратиться к документу, например, при необходимости формирования проводок. Для этого нужно:
двойным щелчком мыши по записи раскрыть этот документ;
на экране раскроется форма документа, которую следует закрыть нажатием экранной кнопки Ok;
на запросы программы: "Сохранить документ?" и "Провести документ?" необходимо дать утвердительный ответ.
4) Проведение документа вызовет автоматическое формирование проводки, которая сохраняется в журнале проводок. В данной проводке в качестве субконто дебетуемого счета фигурирует наименование расчетного счета в банке и вид движения денежных средств.