По счету в целом, и по каждому субсчету в отдельности, аналитический учет ведется по инвентарным объектам основных средств (субконто "Основные средства"). Каждый инвентарный объект основных средств - элемент справочника "Основные средства" (меню: "Справочники - Основные средства").
Форма списка справочника показана на рис. 1-1.
См. графический объект "Рис. 1-1. Форма списка справочника "Основные средства"
Список основных средств может иметь двухуровневую структуру, то есть в справочнике можно объединять основные средства в произвольные группы. Например, в отдельные группы могут быть выделены основные средства, полученные по договору аренды, основные средства, сданные в аренду и т.п. Форма списка содержит несколько управляющих элементов.
Кнопка Инвентарная карточка ОС-6 формирует инвентарную карточку для выбранного основного средства.
Кнопка Отчет по группам ОС позволяет получить отчет по группе основных средств или по конкретному объекту основных средств, соответственно, если в форме справочника выбрана группа или объект ОС.
Кнопка Анализ субконто "Основные средства" формирует соответствующий стандартный отчет по субконто.
Кнопка История позволяет обратиться к списку изменения значений периодических реквизитов справочника по датам.
Детальная информация о каждом объекте основных средств вводится с использованием формы элемента справочника.
Форма элемента справочника, показанная на рис. 1-2, содержит две закладки: "Общие сведения" и "Порядок начисления амортизации".
См. графический объект "Рис. 1-2. Форма элемента справочника "Основные средства"
В закладке "Общие сведения" указываются основные сведения об объекте основных средств. К ним относятся: инвентарный номер, наименование, вид (группа) ОС, место эксплуатации, ответственное лицо, дата ввода в эксплуатацию и др.
При вводе в справочник нового объекта основных средств ему автоматически присваивает уникальный инвентарный номер. Если в организации сложилась некоторая система формирования инвентарных номеров, то целесообразно вводить номера вручную в соответствии с выработанной системой. При этом программа контролирует уникальность вводимого инвентарного номера.
Специфические реквизиты справочника, относящиеся к начислению амортизации (износа) основных средств, рассматриваются далее в параграфе, посвященном счету 02 "Амортизация основных средств".