По счету в целом, а стало быть и по всем субсчетам счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", аналитический учет ведется в разрезе двух видов субконто "Контрагенты" и "Договоры".
Значениями субконто "Контрагенты" являются элементы справочника "Контрагенты", значениями субконто "Договоры" являются элементы справочника "Договоры (счета)". Справочник "Договоры (счета)" подчинен справочнику "Контрагенты". Из этого следует, что при вводе проводок, прежде чем ввести значение субконто "Договоры", сначала будет запрашиваться контрагент, и только после выбора контрагента из списка договоров по данному контрагенту можно выбрать требуемое значение из справочника "Договоры".
Справочники "Контрагенты" и "Договоры" уже рассматривались нами ранее при обсуждении вопроса организации аналитического учета на счетах 03 "Доходные вложения в материальные ценности" (субсчета 03.2, 03.3, 03.4), 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", 45 "Товары отгруженные", 46 "Выполненные этапы по незавершенным работам". Тем не менее, в текущем параграфе остановимся более подробно на особенностях организации и порядке работы с данными справочниками, поскольку их основное назначение состоит в обеспечении аналитического учета на счетах расчетов.
Справочник "Контрагенты"
Справочник "Контрагенты" является многоуровневым и допускает произвольные группировки контрагентов до трех уровней вложенности. За счет создания групп, с одной стороны, можно облегчить процесс поиска нужного контрагента при выборе его из справочника, с другой стороны, многоуровневая организация справочника позволяет получать аналитические отчеты, как в разрезе отдельных контрагентов, так и в разрезе их групп.
Форма списка справочника показана на рис. 6-1.
См. графический объект "Рис. 6-1. Форма списка справочника "Контрагенты".
В форме списка справочника имеются кнопки Договоры и Расчетные счета, которые предназначены для открытия соответствующих справочников, подчиненных выбранному контрагенту.
Для ввода и редактирования сведений о контрагенте предусмотрена форма диалога элемента справочника, которая показана на рис. 6-2.
См. графический объект "Рис. 6-2. Форма диалога элемента справочника "Контрагенты".
Форма содержит закладки.
Закладка "Общие" содержит реквизит, значение которого определяет тип контрагента:
"Физическое лицо";
"Дочернее общество";
"Зависимое общество";
"Прочая организация".
В зависимости от выбора того или иного варианта происходит трансформация формы диалога.
Под "прочей организацией" в типовой конфигурации понимаются любые предприятия, организации и учреждения (в том числе не являющиеся резидентами Российской Федерации), с которым организация вступает в различного рода отношения.
Под "физическим лицом" понимаются любые физические лица, в том числе предприниматели без образования юридического лица, с которыми организация вступает в различного рода гражданско-правовые отношения. Физические лица могут выступать в качестве поставщиков материально-производственных запасов или покупателей товаров, продукции, работ, услуг. Физических лиц, с которыми организация устанавливает трудовые отношения, в справочник "Контрагенты" заносить не следует, для них предназначен специальный справочник "Сотрудники".
Значение типа контрагента "Дочернее общество" или "Зависимое общество" выбирается в том случае, если с данным контрагентом ведется расчет в рамках группы взаимосвязанных организаций.
При выборе типа контрагента "Прочая организация", "Дочернее общество" или "Зависимое общество" форма диалога будет иметь две закладки "Общие" и "Расчетные счета". При выборе варианта "Физическое лицо" в форме появится еще одна закладка "Паспортные данные". Кроме того, сделанный выбор влияет и на реквизитный состав диалоговой формы.
Если контрагент имеет тип "Организация", то при вводе в справочник нового контрагента ему автоматически присваивается внутренний учетный код и предлагается заполнить следующие основные сведения: короткое наименование (расположено перед полем "код") и полное наименование, почтовый и юридический адрес, телефоны и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).
Реквизит "Основной договор" устанавливается выбором элемента из справочника "Договоры", подчиненного данному контрагенту. Основной договор используется для подстановки в документы основания для расчетов, заданного "по умолчанию". Этот реквизит можно заполнять только после записи нового элемента.
Если в качестве типа контрагента установлено значение "Физическое лицо", то при вводе в справочник нового контрагента ему также автоматически присваивается внутренний учетный код и предлагается заполнить следующие основные сведения: название, фамилию, имя и отчество полностью, адрес, почтовый адрес, телефоны и индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН). Форма ввода для контрагента - частного лица показана на рис. 6-3.
В реквизите "Название" (перед реквизитом "код") следует ввести фамилию и инициалы физического лица. Фамилия, имя и отчество полностью указываются в реквизите "ФИО".
В реквизитах "Адрес", "Почтовый адрес" и "Телефоны" указывается адрес физического лица по месту регистрации, по месту фактического проживания и контактные телефоны. Для физических лиц, являющихся предпринимателями без образования юридического лица, в реквизите "ИНН" указывается идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный налоговыми органами.
Прежде чем вводить реквизит "Основной договор" на закладке "Общие", а также заполнять дополнительную информацию о контрагенте, размещенную на закладках "Расчетные счета" и "Паспортные данные", нужно предварительно записать нового контрагента в справочник, используя кнопку Записать. Это связано с тем, что из формы диалога справочника "Контрагенты" будут заполняться подчиненные справочники "Договоры" (на закладке "Общие") и "Расчетные счета" (на закладке "Расчетные счета").
См. графический объект "Рис. 6-3. Форма ввода элемента справочника "Контрагенты" для физических лиц".
Закладка "Расчетные счета" служит для ввода и редактирования информации о банковских счетах контрагента. Эта информация сохраняется не в справочнике "Контрагенты", а в справочнике "Расчетные счета", который подчинен справочнику "Контрагенты". Диалог для ввода и редактирования информации о банковских счетах показан на рис. 6-4.
На закладке расположено окно для отображения списка расчетных счетов контрагента, а также ряд управляющих кнопок.
Кнопка Добавить открывает пустой диалог "Сведения о расчетном счете" для ввода информации о новом счете.
Кнопка Изменить открывает для редактирования заполненный диалог с информацией о расчетном счете, выбранном в списке.
Кнопка Удалить независимо от установки режима удаления в параметрах системы (пункт "Параметры" меню "Сервис" главного меню программы), удаляет счет из списка счетов закладки "Расчетные счета", но только помечает на удаление этот счет в справочнике "Расчетные счета". Для отмены пометки на удаление расчетного счета следует открыть справочник "Расчетные счета" и в форме списка снять отметку на удаление.
Закладка "Паспортные данные" присутствует в диалоге тогда, когда выбран вид контрагента "Физическое лицо". В соответствующие поля закладки вводятся данные о номере и серии, дате и месте выдачи паспорта.
См. графический объект "Рис. 6-4. Ввод информации о новом расчетном счете контрагента".
Справочник "Договоры"
Данный справочник предназначен для хранения документов-оснований (договоров, актов, счетов, накладных и т. д.) для расчетов с контрагентами и обычно используется для ведения дополнительного аналитического учета на тех же счетах, на которых ведется аналитический учет по субконто вида "Контрагенты". Справочник "Договоры" является подчиненным справочнику "Контрагенты". Это значит, что каждое значение этого справочника относится к конкретному элементу справочника "Контрагенты".
Список документов-оснований в данной конфигурации может иметь двухуровневую структуру, то есть в справочнике можно создавать группы элементов. Например, группа может соответствовать некоторому договору, а ее элементы - этапам договора, расчетным документам, накладным, актам и т.п.
Для заполнения справочника "Договоры" следует открыть справочник "Контрагенты", выбрать нужного контрагента, а затем нажать кнопку Договоры, которая расположена в нижней части формы ввода элемента справочника. Форма списка справочника "Договоры" приводится на рис. 6-5.
См. графический объект "Рис. 6-5. Форма списка справочника "Договоры"
В справочник вводятся элементы, которые предполагается использовать для ведения аналитического учета в разрезе оснований по расчетам с контрагентами, а также указываются "Дата возникновения обязательства" и "Дата погашения обязательства", которые на аналитический учет не влияют, и используются при составлении регламентированной отчетности. (Для разделения задолженности на долгосрочную и краткосрочную, а также для определения просроченной задолженности).
Следует обратить внимание на то, что форма справочника "Договоры", предназначенная для выбора, отличается от формы редактирования (см. рис. 6-5 и 6-6).
См. графический объект "Рис. 6-6. Форма списка справочника "Договоры", открытая для выбора элемента.
В форме присутствует кнопка Без договора. Если нажать эту кнопку, в справочнике будет создан одноименный служебный элемент, и он же будет занесен в документ в качестве значения реквизита "Договор".