Мы видели, что документы по реализации товаров, работ, услуг при их проведении могут автоматически определять и зачитывать аванс, ранее полученный от покупателя, при его наличии. Для этого в документах предусмотрен выбор варианта зачета аванса. Обычно в шапках форм диалогов документов присутствует реквизит "Зачет аванса", который показан на рис. 6-10.
См. графический объект "Рис. 6-10. Определение способа зачета аванса".
Реквизит "Зачет аванса" управляет формированием проводок по зачету аванса, полученного от покупателя. Реквизит "Зачет аванса" может принимать одно из следующих значений:
не зачитывать - тогда проводки по зачету аванса не формируются;
без указания договора - документ определяет сумму аванса как сумму по указанному в документе договору, увеличенную на сумму, поступившую или выплаченную с основанием для расчетов "Без договора:", и, исходя из этой общей суммы, формирует проводки по зачету аванса;
только по договору - документ при проведении определяет наличие аванса, поступившего или выплаченного только по указанному в документе договору, и, исходя из этой суммы, формирует проводки по зачету аванса.
Однако, возможны сложные ситуации по взаиморасчетам, когда автоматический зачет аванса не отражает некоторых специфических особенностей конкретной операции. В этом случае в документах по поступлению лучше всего отказаться от зачета аванса, а провести зачет в конце месяца при помощи регламентного документа "Зачет аванса от покупателя".
Документ "Зачет аванса поставщику" входит в группу регламентных документов (меню: "Документы - Регламентные - Зачет аванса от покупателя"). Форма диалога для ввода документа показана на рис. 6-11.
См. графический объект "Рис. 6-11. Форма диалога документа "Зачет аванса от покупателя"
Экранная форма документа состоит из шапки и табличной части. В шапке предусмотрены поля для ввода следующих реквизитов.
"Покупатель" определяет контрагента, для которого производится зачет аванса. Ввод значения осуществляется путем выбора элемента из справочника "Контрагенты".
"Зачет аванса" определяет способ определения суммы аванса: только по договору или без указания договора.
Переключатель "По расчетам" предназначен для выбора вида расчетов:
за товары, продукцию, услуги;
за комиссионные товары.
Табличная часть документа содержит следующие графы для ввода реквизитов многострочной части документа:
"Договор". В этой графе из справочника "Договоры", подчиненного выбранному контрагенту, выбирается элемент, соответствующий договору, по которому производится зачет аванса;
"Виды расчета с покупателями". В этой графе выбирается один из возможных видов расчетов:
расчеты за товары;
расчеты за продукцию, работы, услуги;
расчеты по прочим операциям.
Выбранное значение при формировании проводок используется в качестве третьего субконто на субсчете 62.1 "Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)".
"Сумма зачета аванса по договору".
Табличная часть документа может быть заполнена автоматически с помощью кнопки Заполнить. Заполнение происходит в соответствии с остатками на выбранном субсчете счета 62.1 "Расчеты с покупателями и заказчиками (в рублях)" или 62.4 "Расчеты с покупателями по товарам (работам, услугам) комитента (в рублях)".
При заполнении табличной части программа не проверяет фактическое наличие неизрасходованного аванса по контрагенту (договору) на субсчете 62.2 "Расчеты по авансам выданным (в рублях)". Однако при проведении документа такая проверка выполняется для каждой строки, и если имеющейся суммы аванса недостаточно, чтобы покрыть стоимость реализованной продукции, работ, услуг по конкретному контрагенту (договору), то программа выдаст соответствующее сообщение и не станет проводить данный документ. В случае, если сумма аванса достаточна, то при проведении документа будет сформировано по одной проводке на каждую строку табличной части в дебет счета 62.2 и кредит счета 62.1.
Для документа, пример заполнения которого был рассмотрен выше (см. рис. 6-11), программа сформирует следующие две проводки.
———————————————————————————————————————————————————————————————————————————
|Дата |Дт |Субконто |Кт |Субконто КТ |Вал |Кол-во |Вал.су-|Сум- |
| | |ДТ | | | | |мма |ма |
| | |——————————| |———————————————|————|————————————————————————|
| | |: | |: |Курс|Содержание операции |
| | | | | | | |
| | |——————————| |———————————————| |————————————————————————|
| | |: | |: | |Содержание |NЖ |
| | | | | | |проводки | |
|————————|————|——————————|————|———————————————|————|————————————————————————|
|31.01.01|62.2|Хладоком- |62.1|Хладокомбинат | | | |1,44 |
| | |бинат | | | | | | |
| | |——————————| |———————————————|————|————————————————————————|
| | |Основной | |Основной | |Зачтен аванс |
| | |догов | |договор | | |
| | |——————————| |———————————————| |————————————————————————|
| | | | | | | |ТВ |
|————————|————|——————————|————|———————————————|————|————————————————————————|
|31.01.01|62.2|Хладоком- |62.1|Хладокомбинат | | | |1,800.00|
| | |бинат | | | | | | |
| | |——————————| |———————————————|————|————————————————————————|
| | |Счет | |Счет N000001 | |Зачтен аванс |
| | |N000001 | | | | |
| | |——————————| |———————————————| |————————————————————————|
| | | | |Расчеты за | | |ТВ |
| | | | |продукцию, ра | | | |
———————————————————————————————————————————————————————————————————————————
Счет 63 "Резервы по сомнительным долгам"