На счете 70 предусмотрен аналитический учет по субконто вида "Сотрудники". Данному виду субконто соответствует справочник "Сотрудники". Надо иметь в виду, что подобная настройка аналитики предполагает, что все проводки по заработной плате должны вводиться отдельно по каждому сотруднику, при этом нельзя вводить проводки по заработной плате общей суммой в целом по предприятию, подразделению или другой группе. Можно отказаться от подобной организации аналитического учета следующими способами:
удалить из настройки аналитического учета на счете 70 "Расчеты по оплате труда" субконто вида "Сотрудники", тогда на счете будет вестись только синтетический учет расчетов по заработной плате;
использовать в справочнике "Сотрудники" вспомогательные элементы, соответствующие группам персонала, по которым предполагается вести аналитический учет;
установить на счете 70 субконто любого другого вида, устраивающего пользователя.
Справочник "Сотрудники" имеет трехуровневую структуру, что позволяет объединять его элементы в произвольные группы и подгруппы.
Для ввода новых элементов в справочник можно воспользоваться формой элемента справочника (меню "Справочники - Сотрудники"), либо при помощи документа "Приказ о приеме на работу". Если для ввода использовать документ, то помимо нового элемента справочника будет сформирован и сохранен в системе документ "Приказ о приеме сотрудника на работу", который не порождает никаких проводок. Ввод приказа о приеме на работу требует ввода тех же самых реквизитов, которые включены в форму элемента справочника, в связи с чем, остановимся лишь на порядке заполнения этой формы.
На рис. 6-21 показан пример ввода в справочник нового сотрудника с использованием формы элемента справочника.
В типовой конфигурации форма ввода элемента справочника "Сотрудники" имеет четыре закладки.
В закладке Общие отображаются основные данные о сотруднике: табельный номер, ФИО, должность, подразделение, характер работы и даты приема на работу и увольнения.
В реквизите "Должность" указывается должность, на которую принимается работник. Этот реквизит заполняется в том случае, если с работником устанавливаются трудовые отношения.
Реквизит "Подразделение" вводится путем выбора элемента из одноименного справочника (меню: Справочники - Подразделения"). Если в организации нет структурных подразделений, то в справочник надо ввести хотя бы одно подразделение с любым наименованием.
Переключатель "Характер работы" устанавливает одно из двух возможных отношений с сотрудником:
"Основное место работы";
"Работа по договору подряда".
Закладка Начисление з/пл предназначена для ввода данных о начислении сотруднику заработной платы и удержании подоходного налога: месячный оклад, процент северной надбавки, счет отнесения затрат по начислению заработной платы. Счет затрат выбирается из плана счетов. Для выбранного счета следует ввести необходимые объекты аналитического учета (субконто). Количество объектов аналитики и их названия определяются выбранным счетом.
См. графический объект "Рис. 6-21. Ввод нового элемента в справочник "Сотрудники"
Закладка Налог на доходы предназначена для ввода данных, необходимых для расчета налога на доходы физического лица.
Реквизит "Сальдо по подоходному налогу на начало текущего года" представляет сумму подоходного налога для данного сотрудника на начало года. Если работнику помимо оклада в течение года производится начисление дополнительных доходов, облагаемых подоходным налогом, то сумма этих доходов с начала года указывается в реквизите "Дополнительный облагаемый доход с начала текущего года".
В соответствии с действующим законодательством при исчислении налога на доходы физического лица из его совокупного дохода могут производиться вычеты. Группа реквизитов "Право на вычеты" включает "Тип вычета" и "Количество детей".
В реквизите "Тип вычета" следует указать тот вычет, который предоставляется конкретному физическому лицу путем выбора значения из следующего перечня:
400 руб.;
500 руб.;
3000 руб.;
вычет не предоставляется.
Если работа в организации является для сотрудника основным местом работы, то следует заполнить реквизит "Кол-во детей".
Закладка Начальные данные используется, если работник принимается на работу в организацию не с начала года. В этой закладке указываются данные с предыдущего места работы согласно представленной справке: валовой доход с начала года, облагаемый доход с начала года и налог на доходы, удержанный с начала года. Облагаемый доход с начала года может быть отрицательным, в этом случае он интерпретируется как сумма недоиспользованных вычетов.
В закладке Паспорт вводятся паспортные данные сотрудника. Эти данные сотрудника используются при выписке первичных документов, например, расходных кассовых ордеров.
В нижней части формы справочника расположены кнопки, позволяющие получить информацию по выбранному сотруднику или по всем сотрудникам фирмы, а также обратиться к документам по учету кадров.
Кнопка Отчет по всем сотрудникам позволяет сформировать отчет по всем сотрудникам. Поскольку большинство реквизитов справочника являются периодическими, отчет формируется по состоянию на текущую (рабочую дату). Если требуется, чтобы в отчет попали данные на некоторый предшествующий момент, то необходимо перед его формированием установить соответствующую рабочую дату.
Если в справочнике выбрать конкретного сотрудника и нажать кнопку Отчет по сотруднику, то будет сформирован отчет только по данному сотруднику. В отличие от отчета, формируемого по всем сотрудникам, в этом отчете отражается история изменения исходных данных для начисления зарплаты от первой записи в справочнике до рабочей даты.
Нажатие кнопки Новый приказ открывается меню для выбора документов по учету кадров:
приказ о приеме на работу;
приказ о кадровых изменениях;
приказ об изменении окладов;
приказ об увольнении.
Документ "Приказ о приеме на работу" позволяет ввести в справочник нового сотрудника.
Документ "Приказ об изменении окладов" предназначен для изменения окладов сотрудников списком.
Остальные документы ("Приказ о кадровых изменениях" и "Приказ об увольнении") следует открывать, предварительно выбрав в списке конкретного сотрудника. Тогда в открывшейся форме документа будет стоять фамилия указанного сотрудника.