Для ввода информации о расходах, выполненных подотчетным лицом, в типовой конфигурации предусмотрен документ "Авансовый отчет" (меню: "Документы - Авансовый отчет".) Форма диалога документа показана на рис. 6-27.
Форма документа имеет две закладки.
На первой закладке "Лицевая сторона" указывается информация, которая отражается на лицевой стороне обычного авансового отчета. На второй закладке "Оборотная сторона" заполняется табличная часть, соответствующая оборотной стороне авансового отчета.
На первой закладке устанавливаются значения следующих реквизитов.
Переключатель "Тип авансового отчета" может быть установлен в одно из двух положений - "рублевый" или "валютный". В зависимости от этого суммы выдаваемых средств и суммы расходов указываются в рублях или в иностранной валюте. При выборе валютного варианта появляется два поля. В одном запрашивается валюта расчетов, в другом отображается курс этой валюты на дату составления авансового отчета.
См. графический объект "Рис. 6-27.Форма диалога документа "Авансовый отчет"
Значение реквизита "Сотрудник" вводится путем выбора элемента из справочника "Сотрудники".
В реквизите "Наименование аванса" указывается, на какие цели был выдан аванс.
В группе "Получено (от кого, дата, сумма)" указывается источник получения аванса, дата получения, сумма выданного аванса.
В реквизите "Приложено документов" указывается количество приложенных к авансовому отчету оправдательных документов.
Если расчеты с сотрудником по предыдущему авансовому отчету полностью не завершены, то в поле "Предыдущий аванс" указывается сумма задолженности или перерасхода по предыдущему авансовому отчету. Ее можно ввести вручную или с помощью кнопки Показать. Во втором случае в документе будет показано состояние расчетов с сотрудником по данным бухгалтерского учета (сальдо на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами").
На закладке "Оборотная сторона" формы диалога расположена табличная часть документа (рис. 6-28).
В каждой строке табличной части следует указать:
дату или интервал дат совершения расходов;
корреспондирующий счет и объекты аналитического учета;
назначение расходов (поле "кому, за что и по какому документу уплачено");
общую сумму расходов на указанные цели согласно представленным оправдательным документам или по расчету;
если на выбранном корреспондирующем счете предусмотрен количественный учет, необходимо ввести количество приобретенных материальных ценностей;
если расходы оплачены с учетом налога на добавленную стоимость, возмещаемого в установленном порядке из бюджета, следует дополнительно указать сумму НДС.
См. графический объект "Рис. 6-28. Закладка "Оборотная сторона" документа "Авансовый отчет"
При проведении авансового отчета по каждой строке табличной части будет сформирована проводка на сумму без НДС по дебету указанного корреспондирующего счета и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2 в зависимости от типа авансового отчета).
Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на приобретение материально-производственных запасов (МПЗ) - основных средств, нематериальных активов, материалов, или на оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать счет расчета с контрагентами (60 или 76). В инструкции по применению плана счетов подобная корреспонденция отсутствует. Принимая во внимание рекомендательный характер инструкции и разрешение использовать дополнительные корреспонденции, не включенные в типовую схему, подобная проводка представляется вполне уместной.
Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца (Типовая форма N 807).
Для печати авансового отчета в форме документа следует нажать кнопку Печать.
Если сотрудник представил в бухгалтерию уже заполненный отчет, то информацию из него следует перенести в форму документа и сформировать проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении авансового отчета, то бухгалтер может самостоятельно составить отчет по предоставленным документам. В этом случае следует сформировать и распечатать форму установленного образца и после утверждения отчета провести.
При проведении документа по какой строке табличной части будут сформированы проводки по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (субсчет 71.1 или 71.2) и дебету счета, на который списываются затраты. Для "рублевых" авансовых отчетов используется субсчет 71.1 "Расчеты с подотчетными лицами в рублях", для "валютных" - субсчет 71.11 "Расчеты с подотчетными лицами в валюте". В этом случае остаток на счете 71.11 по данному сотруднику переоценивается, и сумма курсовой разницы списывается проводкой на счет 91 "Прочие доходы и расходы".
Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"
Счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами.
Обратимся к фрагменту рабочего плана счетов типовой конфигурации, в котором представлена настройка счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
——————————————————————————————————————————————————————————————————
|Код |Наименование |Вал |Кол|Заб |Акт|Субконто 1|Субконто 2|
|—————|————————————————————|————|———|————|———|——————————|——————————|
|73 |Расч.с перс.по | | | |А |Сотрудники| |
| |проч.опер. | | | | | | |
|—————|————————————————————|————|———|————|———|——————————|——————————|
|73.1 |Расч. по предост. | | | |А |Сотрудники| |
| |займам | | | | | | |
|—————|————————————————————|————|———|————|———|——————————|——————————|
|73.2 |Расч. по возмещ. | | | |А |Сотрудники| |
| |ущерба | | | | | | |
|—————|————————————————————|————|———|————|———|——————————|——————————|
|73.3 |Расч. по прочим | | | |А |Сотрудники| |
| |операциям | | | | | | |
——————————————————————————————————————————————————————————————————
К счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" открыты следующие субсчета.
Субсчет 73.1 "Расчеты по предоставленным займам" предназначен для учета расчетов с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.).
Субсчет 73.2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" предназначен для учета расчетов по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака и т.п.,
Субсчет 73.3 "Расчеты по прочим операциям" предназначен для учета любых других расчетов, не вошедших в две предыдущие группы.
Аналитический учет по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" ведется по каждому работнику организации. Вопросы организации аналитического учета в разрезе сотрудников рассматривались в параграфе, посвященном счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".