Для установки или изменения организации аналитического учета на счете у пользователя имеется ряд возможностей.
Для организации ведения аналитического учета на счете в разрезе некоторого вида субконто, необходимо "прикрепить" к счету этот вид субконто. Данное действие выполняется при настройке плана счетов. В графе "Субконто" указывается наименование прикрепляемого вида субконто. Так, например, к счету 01 можно прикрепить субконто вида "Основные средства". Этот же вид субконто можно прикрепить для ведения аналитического учета в разрезе объектов основных средств на других счетах (субсчетах), например на счете 02 "Амортизация основных средств", на некоторых субсчетах счета 08 "Капитальные вложения", на счете 83.1 "Прирост стоимости имущества по переоценке" и др.
Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: "Материалы" и "Места хранения (склады)". Аналитический учет в разрезе нескольких независимых видов субконто по одному счету называется многомерным. В этом случае счет имеет несколько независимых разрезов представления информации. Так, например, ведение аналитического учета на счете 10 по двум названным видам субконто позволит получать итоги по счету в целом, по материалам в разрезе складов, по складам в разрезе материалов, а также, разумеется, в целом по каждому материалу и в целом по каждому складу.
Помимо многомерного учета в программе может быть организован многоуровневый аналитический учет. Многоуровневый учет обеспечивается в том случае, если виду субконто соответствует многоуровневый иерархический справочник. Так, если справочник "Контрагенты" организовать как многоуровневый, выделив в качестве первого уровня вид контрагента (физические лица, юридические лица), а в качестве второго уровня - данные о конкретных контрагентах, то на всех счетах, на которых ведется аналитический учет по субконто вида "Контрагенты" могут быть сформированы итоги, как по видам контрагентов, так и по каждому контрагенту в отдельности. Поскольку справочники допускают до десяти уровней вложенности, то, соответственно, на каждом аналитическом разрезе может быть организован многоуровневый (до десяти уровней) аналитический учет.
При корректировке значений видов субконто, прикрепленных к счету, предлагается диалог для выбора вида субконто из списка видов субконто, определенных в конфигурации. Форма диалога представлена на рис. 2.
См. графический объект "Рис. 2. Диалог для выбора вида субконто и настройки параметров аналитического учета на счете"
В диалог выбора вида субконто включены дополнительные параметры настройки аналитического учета.
Флаг "Только обороты" устанавливается в тех случаях, когда на счете по данному виду субконто не требуется накапливать остатки, а требуются только лишь обороты. Такие субконто (аналитические разрезы счета) называются "оборотными". Если для некоторого вида субконто на счете установлен флаг "Только обороты", то в плане счетов в графе "Субконто:" перед наименованием вида субконто автоматически отображается признак "(об.)". В типовой конфигурации оборотные субконто используются достаточно часто. Одним из примеров использования оборотного субконто в типовой конфигурации является субконто вида "Сотрудники", установленное на субсчетах счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". Тот же вид субконто, используемый на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", не является оборотным.
Флаг "Учет по сумме" устанавливается для того, чтобы на счете по данному виду субконто накапливались итоги в стоимостном выражении. В случае, если флаг не установлен, то стоимостные итоги на счете по данному виду субконто накапливаться не будут. Такой вариант настройки может быть применен, когда по некоторому виду субконто интерес представляют только лишь итоги в валютном или натуральном выражении.
Флаг "Учет по валютной сумме" устанавливается для того, чтобы на счете по данному виду субконто накапливались итоги в валютном выражении. Установка данного флага имеет смысл в том случае, если счет объявлен валютным. Если флаг не установлен, то валютные итоги на счете по данному виду субконто накапливаться не будут.
Флаг "Учет по количеству" устанавливается для того, чтобы по данному виду субконто накапливались итоги в натуральном выражении. Данный флаг имеет смысл в том случае, если счет объявлен количественным. Если флаг не установлен, то количественные итоги на счете по данному виду субконто накапливаться не будут. Такой вариант настройки может быть применен, когда на счете по некоторому виду субконто интерес представляют только лишь итоги в стоимостном или валютном выражении.
Для отказа от ведения аналитического учета используется кнопка Очистить.
При редактировании видов субконто действуют следующие правила.
Если для счета задается несколько видов субконто, то они должны указываться слева направо без пропусков. Очередность указания видов субконто определенным образом влияет на быстродействие формирования различных итогов, но принципиально не ограничивает возможность получения итогов в любых комбинациях значений субконто. Так, если для счета "10" последовательно установлены два вида субконто "Материалы" и "Места хранения", то получение остатка по конкретному материалу по всем местам хранения будет выполняться быстрее, чем при обратном порядке настройки видов субконто. При любом порядке следования этих видов субконто можно получать итоги по материалам в разрезе мест хранения, по местам хранения в разрезе материалов, а также по каждому виду субконто в отдельности.
Если у счета задан один или более видов субконто, то у субсчета могут быть добавлены дополнительные виды субконто правее от ранее введенных.