Аналитический учет по счету ведется по статьям расходов (субконто "Общехозяйственные затраты") и отдельным производственных подразделениям, в отношении которого имеют место общепроизводственные расходы (субконто "Подразделения"). Каждая статья затрат - элемент справочника "Статьи общехозяйственных затрат". Данный справочник имеет форму списка, который содержит две графы: "Код" и "Наименование". Порядок работы с данным справочником аналогичен порядку работы со справочником "Статьи затрат на производство". Отличие заключается в отсутствии служебной графы, в которой устанавливается признак распределения косвенных затрат. Каждое подразделение - элемент справочника "Подразделения". Оба субконто объявлены оборотными, то есть, учет по ним ведется только по оборотам. Это означает, что остатки на этих счетах в разрезе объектов аналитики не хранятся, а хранятся только обороты.
Отметим еще одну общую особенность видов субконто "Статьи общехозяйственных затрат" и "Подразделения": они допускают ввод пустого субконто, то есть при вводе проводок по этим счетам субконто можно не вводить. Это значит, что пользователь на уровне ввода документов и проводок имеет возможность отказаться от учета по любому из этих видов субконто.
Дело в том, что затраты, учитываемые на счете 26 в большинстве случаев относятся не к отдельному подразделению, а к предприятию в целом. В таких случаях нет необходимости отнесения затрат на какое-то конкретное структурное подразделение. Например, оплата коммунальных услуг, оплата по процентам кредитов банка, затраты на оплату труда управленческого персонала было бы не правильно относить на отдельное подразделение.
Может показаться, что типовая конфигурация "навязывает" ведение аналитического учета на данном счете по подразделениям. Однако, это - не так, если предприятие не хочет вести учет на счете 26 в разрезе подразделений, то этого можно и не делать, причем возможны три пути решения проблемы.
Первый путь - во всех операциях, документах, проводках по счету 26 вводить пустое значение по субконто "Подразделение";
Второй путь - завести в справочнике подразделений служебный элемент, дав ему имя, например, "Общие". При последующем вводе документов и проводок по счету 26 вместо конкретного подразделения понадобится выбирать именно этот служебный элемент. При таком подходе все затраты, учитываемые на счете 26, будут собраны на данном субконто. То есть, затраты не будут детализироваться по подразделениям. Алгоритмы типовой конфигурации будут работать корректно без какой-либо доработки.
Третий путь - отказаться от аналитического учета по субконто "Подразделения" на счете 26. Для этого потребуется в режиме конфигурирования внести изменение в план счетов: удалить для счета 26 субконто "Подразделения". При этом следует помнить, что данная операция сопряжена с определенным риском, поскольку алгоритмы типовой конфигурации по учету затрат и закрытию счетов настроены на использование данного вида субконто. Таким образом, изменение аналитического учета на счете 26 повлечет необходимость корректировки соответствующих алгоритмов в конфигураторе, что является достаточно сложным для пользователя.