Основное назначение организации аналитического учета - более глубокая детализация учетных данных вплоть до конкретных объектов, учитываемых на некотором бухгалтерском счете. Виды учитываемых на счете объектов определяются видами прикрепленных к счету субконто, например "Материалы", "Сотрудники", "Контрагенты", "Бюджеты" и т.п. Перечни (списки) объектов могут формироваться различными способами. В типовой конфигурации, как правило, списки объектов учета ведутся в виде справочников или в виде перечислений.
Справочники и перечисления предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, используемых для организации аналитического учета, однако они имеют ряд принципиальных отличий.
1. Состав справочника определяется самим пользователем в процессе ведения учета. В справочник можно добавлять новые записи, корректировать и удалять старые.
Состав перечисления фиксирован. Он определяется при конфигурировании системы. Любые изменения в содержании перечисления могут быть внесены только в режиме конфигурирования.
2. Каждый элемент справочника описывается набором параметров (реквизитов). Например, для контрагента это наименование, адрес, банковские реквизиты и др., для сотрудников - это ФИО, должность, дата приема на работу и т.д.
Перечисления представляют простые списки значений, которые не имеют каких либо дополнительных характеристик. Например, перечисление "Бюджеты" представляет собой следующий список значений:
федеральный,
республиканский,
местный.
3. Справочники могут быть многоуровневыми до десяти уровней вложенности. То есть, в справочниках имеется возможность выделять группы элементов, подгруппы, подподгруппы и т.д., вплоть до конечных элементов. Например, в справочнике "Контрагенты" на первом уровне можно определить две группы - "Юридические лица" и "Физические лица", внутри группы "Юридические лица" определить группы "Банки", "Поставщики", "Покупатели", и уже внутри этих групп вводить данные о конкретных организациях-контрагентах. Группы и подгруппы элементов пользователь определяет самостоятельно и может видоизменять произвольно в процессе ведения учета. В типовой конфигурации количество уровней вложенности элементов справочников не превышает трех.
Перечисление всегда представляет линейный список. В результате при использовании перечисления нельзя обеспечить многоуровневого учета по данному виду субконто, в то время, как при использовании справочника это возможно.
4. Для справочников предусмотрен механизм поддержки подчиненных справочников. Такой механизм позволяет связать между собой элементы разных справочников, например, организации и заключенные с ними договора. У подчиненного справочника каждый элемент связан с конкретным элементом справочника-владельца. При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на организации "НПО Боровик", то в подчиненном ему справочнике договоров будут доступны только договора, относящиеся к этой организации. При организации аналитического учета допустима ситуация, когда на счете используются два вида субконто, которым соответствуют справочники, находящиеся в соподчинении. Например, к счету 60 и другим счетам учета расчетов прикреплены два вида субконто - "Контрагенты" и "Договоры". Эти виды субконто представлены соответствующими справочниками, причем, справочник "Договоры" подчинен справочнику "Контрагенты".
Перечислению не могут быть подчинены никакие другие перечисления или справочники.
В дальнейшем на страницах книги, чтобы указать на то, каким образом, формируются списки объектов аналитического учета для того или иного вида субконто, будем говорить, что данному виду субконто соответствует справочник или перечисление, а затем будем указывать их конкретные наименования. Например, субконто вида "Контрагенты" соответствует справочник "Контрагенты", субконто вида "Затраты на производство" соответствует справочник "Статьи затрат на производство", субконто вида "Бюджеты" соответствует перечисление "Бюджеты" и т.п. Для каждого справочника будем раскрывать его структуру и реквизитный состав. Для каждого перечисления будем давать полный список, составляющих его значений.