Простейший способ ввода информации о хозяйственной деятельности предприятия - это ввод операций вручную. В меню "Документы" типовой конфигурации имеется пункт "Ввести операцию вручную", при выборе которого открывается форма ввода операции.
Форма операции в типовой конфигурации содержит поля для ввода реквизитов операции и проводок, относящихся к этой операции. В дальнейшем, рассматривая содержание хозяйственных операций, отражаемых в компьютерном учете, будем приводить полный перечень составляющих их проводок. Каждая проводка описывается набором реквизитов, причем не всегда требуется заполнять все реквизиты. Тем не менее, рассмотрим наиболее полную структуру проводки.
————————————————————————————————————————————————————————————————————————
|N |Дт |СубконтоДт |Кт |СубконтоКт |Валюта |Кол-во |Вал.Сум | Сумма |
| | |———————————| |———————————|———————|—————————————————————————————|
| | | | | |Курс |Сод.Пров. | N Ж |
|——|———|———————————|———|———————————|———————|—————————————————————————————|
| | | 3 | | 7 | 10 | 12 | 13 | 14 |
| | |———————————| |———————————|———————|—————————————————————————————|
|1 | 2 | 4 | 6 | 8 | 11 | 15 | 16 |
| | |———————————| |———————————| | | |
| | | 5 | | 9 | | | |
————————————————————————————————————————————————————————————————————————
1 N - порядковый номер проводки, входящей в операцию. Нумерация производится программой автоматически, но при необходимости может быть изменена пользователем вручную;
2 Дт - счет дебета проводки;
3, 4, 5 СубконтоДт - в эту графу вводятся субконто дебетуемого счета. В данной графе реально может присутствовать несколько колонок или строк в зависимости от максимального количества измерений аналитического учета, установленного при конфигурировании системы. В рассматриваемой конфигурации графа содержит три строки, что свидетельствует о том, что каждый счет может иметь до трех аналитических измерений. При вводе проводки бухгалтер должен определить конкретные значения для всех субконто, прикрепленных к дебетуемому счету. Если на счете не предусмотрен аналитический учет, то реквизиты 3, 4, 5 не вводятся, если на счете предусмотрено менее трех аналитических разрезов, то незадействованные субконто не заполняются;
6 Кт - счет кредита проводки;
7, 8, 9 СубконтоКт - вводятся субконто кредитуемого счета. Данные реквизиты имеют тот же смысл и назначение, как и в случае субконто дебетуемого счета;
10 Валюта - валюта проводки, вводится в том случае, если в проводке задействованы валютные счета;
11 Курс - текущий курс валюты на дату операции. Он вводится автоматически из справочника валют при определении предыдущего реквизита;
12 Кол-во - количество, заполняется, если в проводке хотя бы на одном из счетов ведется количественный учет;
13 Вал.Сум - сумма в валюте, вводится в том случае, если в проводке задействованы валютные счета;
14 Сумма - сумма операции в базовой валюте (национальной денежной единице). Данный реквизит вводится вручную или рассчитывается автоматически на основании ранее введенных реквизитов, например, при вводе валютных операций сумма может быть рассчитана как произведение валютной суммы на курс, также, если в проводку введено количество, то сумма может быть рассчитана путем умножения количества на цену.
15 Сод.Пров - вводится текст, поясняющий содержание проводки;
16 N Ж - вводится номер журнала, представляющий собой произвольную комбинацию букв и цифр. В последующем этот номер может быть использован как дополнительный группировочный признак, используемый для быстрого поиска и отбора проводок. В дальнейшем, качестве номеров журналов будем вводить следующие условные обозначения, показывающие принадлежность операции к некоторому участку учета, например, МТ - учет материалов, ОС - учет основных средств, ЗП - учет заработной платы и т.п.
В программе "1С:Бухгалтерия 7.7" имеется универсальная возможность отразить любую хозяйственную операцию и проводки путем ручного ввода. Однако этот способ, будучи самым универсальным, отнюдь - не самый эффективный и удобный. В программе также предусмотрены более развитые средства ввода хозяйственных операций - это типовые операции и документы.