Наиболее эффективным средством ввода проводок по фактам хозяйственной деятельности предприятия являются объекты программы, называемые документами. Типовая конфигурация 1С:Бухгалтерии включает широкий набор документов разных видов. При помощи документов в учете отражаются платежи с расчетного счета, операции по кассе, движения по складу и прочие события.
Часть документов предназначена только для ввода, хранения и печати первичных документов, используемых на предприятиях, например, документы "Платежное поручение", "Счет", "Доверенность". Другая часть документов, помимо ввода данных первичного документа, выполняет автоматическое формирование проводок. Это такие документы, как "Поступление ОС", "Ввод в эксплуатацию ОС", "Приходный кассовый ордер", "Расходный кассовый ордер" и другие.
Кроме того, в данной конфигурации существует несколько видов регламентных документов, которые не содержат никаких данных, а используются исключительно для автоматического формирования проводок. Например, документ "Переоценка валюты" выполняет автоматическое формирование проводок по переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитики.
Использование документов, автоматически формирующих проводки, позволяет существенно облегчить ведение бухгалтерского учета и подготовку к составлению отчетности, особенно при большом количестве операций.
Ввод документов может производиться из меню "Документы" главного меню программы.
Рассмотрим некоторые наиболее общие принципы построения документов типовой конфигурации и приемы работы с ними.
Для ввода данных в документ используется форма диалога для ввода документа. Она содержит набор реквизитов, переключатели, флажки и кнопки.
Каждый документ имеет обязательные реквизиты - номер и дату. При открытии нового документа ему автоматически присваивается номер, который может быть изменен вручную. Дата документа устанавливается в соответствии с рабочей датой программы, но также может быть изменена.
Кроме номера и даты, каждый документ содержит реквизит "Комментарий" текстового типа, который служит для записи в документ произвольной дополнительной информации.
В форме диалога документа различают два структурных элемента - шапку и табличную часть.
В шапке документа содержатся поля для ввода номера и даты документа, а также для ввода других реквизитов, флажки и переключатели.
В некоторые документы включается многострочная табличная часть, содержащая список объектов бухгалтерского учета, которые обрабатываются данным документом. Табличная часть содержит список объектов и их свойств. Например, документ "Поступление материалов" содержит список поступивших материалов, причем, для материала указаны количество, цена сумма и НДС. В документе "Начисление заработной платы" табличная часть содержит список сотрудников, которым начисляется заработная плата, и начисленные суммы.
Способ заполнения табличной части, если таковая имеется в документе, определяется отдельно для каждого документа и приводится в описании документа в документации к программе в книге "Описание типовой конфигурации".
При проведении документа им формируются проводки, состав и содержание которых определяется назначением документа. В дальнейшем, при рассмотрении документов, входящих в состав типовой конфигурации, будем особо останавливаться на проводках, которые формируются документом. Структуру проводок будем рассматривать в той же форме, которая была приведена выше при обсуждении ручного способа ввода операций. Заметим, лишь, что документы связаны с порожденными ими проводками. Изменить содержимое этих проводок можно путем редактирования реквизитов документа и повторного его проведения.
Все введенные документы регистрируются в общем журнале документов, а также в некоторых специализированных журналах, предназначенных для документов определенного вида. Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра его формы диалога, а также принадлежащих ему проводок можно из журнала операций, журнала проводок или из журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида.
Основой автоматизации учетного процесса в типовой конфигурации является ориентация на ввод хозяйственных операций при помощи документов. В последующих главах, рассматривая счета, входящие в новый План счетов, будем особое внимание уделять документам типовой конфигурации, предназначенным для выполнения операций по счету.