Замена ежегодного отпуска денежной компенсацией допускается, только если работник сам попросил о ней.
Заменить отпуск денежной компенсацией можно в двух случаях:
- если работник увольняется, а положенный отпуск не отгулял, то он имеет право на компенсацию за неиспользованный отпуск;
- если компенсация предоставляется за отпуск, который сотрудник не использовал в прошлом году;
- если компенсация предоставляется за ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (дополнительный отпуск).
Самый распространенный случай, когда за неиспользованный отпуск выдается денежная компенсация, - это увольнение работника. В такой ситуации работодатель должен выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска независимо от того, сколько лет работник не брал отпуск (ст. 127 Трудового кодекса РФ). При этом право работника на компенсацию не зависит от причины его увольнения.
Но бывает, что администрация по соглашению с работниками компенсирует им часть отпуска и при этом они продолжают работать. Поступить так позволяет статья 126 Трудового кодекса РФ. Подчеркнем, что замена денежной компенсацией части отпуска в таком случае - это право работодателя, а не его обязанность.
Однако по письменному заявлению работника денежной компенсацией можно заменить лишь часть отпуска, превышающую 28 календарных дней. А вот компенсировать деньгами основной отпуск за текущий год нельзя.
Итак, заменить отпуск денежной компенсацией без увольнения сотрудника по-прежнему можно в двух случаях. Например, когда не использованный в течение года отпуск переносится на следующий год. Поступить так позволяет статья 124 Трудового кодекса РФ. Скажем, в 2004 году работник не был в отпуске. Соответственно в 2005 году его отпуск составит 56 календарных дней, из них за 28 дней прошлогоднего отпуска он может получить компенсацию.
Кроме того, заменить деньгами можно ежегодный дополнительный отпуск сверх 28 календарных дней. Порядок предоставления таких отпусков регулирует статья 116 Трудового кодекса РФ. Прежде всего, они полагаются сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, сотрудникам с ненормированным рабочим днем, а также работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Предусмотреть дополнительный отпуск для сотрудников организация может и самостоятельно, прописав такую возможность в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.
Какие налоги и взносы нужно начислить на сумму компенсации, мы представили в таблице.