После того как вы приобрели контрольно-кассовую машину и заключили договор с ЦТО на техническое обслуживание, ее нужно зарегистрировать в налоговой инспекции.
Кассовый аппарат нужно регистрировать в той налоговой инспекции, где вы стоите на учете. В налоговую инспекцию нужно представить:
- заявление о регистрации ККМ;
- заполненную карточку регистрации ККМ в двух экземплярах;
- доверенность на право регистрации ККМ (если технику регистрирует не руководитель организации);
- технический паспорт ККМ (оригинал и копию);
- паспорт версии ККМ (оригинал и копию);
- договор на техническое обслуживание ККМ в ЦТО (оригинал и копию);
- средства визуального контроля (голограммы);
- журнал кассира-операциониста по форме N КМ-4 - он должен быть с пронумерованными страницами, прошнурован, заверен печатью организации, а также подписями директора и главного бухгалтера либо индивидуального предпринимателя;
- карточку регистрации с отметкой налоговой инспекции о снятии с учета (для подержанных аппаратов).
А некоторые налоговые инспекции требуют и другие документы. Например, оригиналы и копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица и свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Кроме того, вам, возможно, придется представить еще и копию договора аренды помещения, где будет установлен кассовый аппарат.
Получив документы, налоговики в течение пяти дней обязаны зарегистрировать кассовую машину. Причем за эти же дни инспектор, который занимается регистрацией ККМ, должен встретиться с вами и проверить ваш аппарат. В большинстве налоговых инспекций установлены приемные дни, когда вы должны привезти машину для проверки. Впрочем, иногда налоговики сами приезжают туда, где установлены ККМ.
В процедуре регистрации принимают участие три человека. Состав ее участников таков: сотрудник отдела регистрации ККМ налоговой инспекции, специально вызванный специалист центра технического обслуживания и представитель организации. Обычно в налоговых инспекциях установлены определенные (как правило, разные) дни для подачи и получения документов, фискализации аппарата.
Вначале проводится так называемая фискализация новой контрольно-кассовой машины. Ведь кассовый аппарат приобретается в нерабочем (нефискальном) режиме, то есть счетчик, который суммирует дневную выручку, еще не включен. Впрочем, даже если вы купили подержанную ККМ, процедуру фискализации вам пройти все же придется.
Фискализация заключается в следующем. Специалист ЦТО вводит в память кассового аппарата его заводской номер, программирует наименование предприятия-владельца и его ИНН. Затем к делу приступает налоговый инспектор. Он устанавливает цифровой пароль, который защищает фискальную память от взлома. Этот пароль известен только налоговику. Потом специалист ЦТО опечатывает машину, ставя свою пломбу. Дату опломбирования и сведения оттиска клейма записывают в журнал формы N КМ-8.
После этого в техническом паспорте ККМ в разделе "Ввод в эксплуатацию" специалист ЦТО расписывается и указывает номер своего удостоверения.
Далее начинаются испытания кассовой машины. Пробивают условную сумму и проверяют, правильно ли на чеке отпечатались реквизиты. Кроме того, пробуют снять итоговый отчет. А налоговый инспектор вводит тот самый секретный пароль и снимает пробный отчет фискальной памяти.
Когда фискализация закончена, инспектор присваивает ККМ номер и делает запись в книге учета контрольно-кассовых машин организаций, которую ведут налоговые органы. Еще чиновник визирует ваш журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4), ставит в нем печать налоговой инспекции и записывает дату фискализации.
И наконец, налоговый инспектор заполняет вашу карточку регистрации ККМ и подписывает ее у своего начальника. Эту карточку как раз и выдадут вам - она должна находиться там, где установлена кассовая машина (пример заполнения карточки регистрации контрольно-кассовой машины см. на следующей странице).
В карточке регистрации указывается адрес, по которому будет установлена контрольно-кассовая машина. Если у вас несколько магазинов (кафе, мастерских и пр.), то, возможно, появится необходимость переставить ККМ в другую точку. Это можно делать, только предварительно уведомив налоговую инспекцию. Инспектор сделает запись в своем журнале и внесет изменения в карточку регистрации. А иначе при проверке вас могут оштрафовать (о том, какие штрафы предусмотрены за работу без контрольно-кассовой машины, читайте в разделе 7 "Как избежать штрафов").