Итак, день закончился. Значит, нужно оформить кассовые документы. Прежде всего пробейте так называемый Z-отчет. Что он собой представляет? Это итоговый чек, в котором отпечатаны показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на тот момент, когда вы сняли отчет по кассе. Разница между этими показателями и будет вашей дневной выручкой.
После того как кассир снял показания счетчиков (отпечатал Z-отчет), он делает записи в журнале кассира-операциониста. Такой журнал заводят на каждый кассовый аппарат. В его графы ежедневно записывают показания счетчиков аппарата на начало и окончание рабочего дня, остатки наличных денег в кассе на начало и конец дня и сумму дневной выручки.
Кассир должен также обязательно составить и Справку-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6). К отчету прилагают приходный ордер на сумму дневной выручки и вместе с деньгами сдают в кассу организации.
Перед тем как сделать записи, нужно обязательно проверить, совпадает ли сумма, пропечатанная в итоговом чеке, с наличкой в кассе. Вообще-то, эти суммы должны совпадать. Однако может быть и по-другому. Так, например, происходит, когда кассир неправильно пробил чек либо возвратил деньги покупателям.
Итак, предположим, что покупатель потребовал вернуть ему деньги или кассир неправильно пробил чек, скажем, не на ту сумму. "Ошибочный" чек и чек, возвращенный покупателем, обязательно сохраните. Ведь они нужны, чтобы оформить Акт о возврате денежных сумм покупателям (форма N КМ-3) по неиспользованным кассовым чекам. В акте отражают номер чека и сумму (если за день таких чеков несколько, то каждого чека). Акт визируют кассир-операционист, старший кассир (если такая должность предусмотрена) и руководитель организации (индивидуальный предприниматель).
"Ошибочные" чеки и чеки, возвращенные покупателями, погашают специальным штампом или просто надрывают. Потом клеят на лист и вместе с актом отдают в бухгалтерию. Ошибочно пробитую сумму отражают в графе 15 журнала кассира-операциониста.
Пример
ЗАО "Комфорт" продает стройматериалы. В торговом зале магазина установлен один кассовый аппарат. За ним работает кассир-операционист Суханкина И.Р. С ней заключен договор о полной материальной ответственности.
Вечером 27 ноября 2005 года Суханкина пробила итоговый чек (Z-отчет). В чеке были пропечатаны показания денежных суммирующих счетчиков:
- на начало дня - 10 946 700 руб.;
- на конец дня (когда сняли отчет по кассе) - 11 487 300 руб.
То есть сумма дневной выручки составила 540 600 руб. (11 487 300 - 10 946 700). Но вечером в магазин приехал покупатель и вернул приобретенную в этот же день кафельную плитку. Магазин вернул покупателю деньги - 4750 руб.
В журнале кассира-операциониста кассир в конце дня записал:
Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4)
┌──────────┬────────┬─────────┬───┬────────────────────────────────────┬────────┬───────────────────────────────────────┬─────────┬───┐
│ Дата │ Номер │ Фамилия,│ │ Показания суммирующих денежных │ Сумма │ Сдано │Сумма де-│ │
│ (смена) │ отдела │ имя, │ │ счетчиков │выручки ├────────────┬──────────────┬───────────┤нег, воз-│ │
│ │(секции)│ отчество│ ├───────────────────────────┬────────│ за │ наличными, │оплачено по │ всего, │вращенная│ │
│ │ │ кассира │ │ на начало рабочего дня │на ко-┤рабочий │руб. коп │ документам │руб. коп │покупате-│ │
│ │ │ │ │ (смены) │нец ра-│ день │ ├─────┬────────┤ │лям (кли-│ │
│ │ │ │ ├────────┬──────────────────┤бочего │(смену),│ │коли-│сумма, │ │ентам) по│ │
│ │ │ │ │ сумма,│ подпись │дня │ руб. │ │чест-│ руб. │ │неисполь-│ │
│ │ │ │ │ руб. ├─────────┬────────┤(смены) │ коп │ │во │ коп │ │зованным │ │
│ │ │ │ │ коп │ кассира│админис-│ сумма, │ │ │ │ │ │кассовым │ │
│ │ │ │ │ │ │тратора │ руб. │ │ │ │ │ │чекам, │ │
│ │ │ │ │ │ │ │ коп │ │ │ │ │ │руб. коп │ │
├──────────┼────────┼─────────┼───┼────────┼─────────┼────────┼────────┼────────┼────────────┼─────┼────────┼───────────┼─────────┼───┤
│ 1 │ 2 │ 3 │...│ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │...│
├──────────┼────────┼─────────┼───┼────────┼─────────┼────────┼────────┼────────┼────────────┼─────┼────────┼───────────┼─────────┼───┤
│27.11.2005│ 1 │Суханкина│ │10946700│Суханкина│Рогачева│11487300│540600 │535850 │ │ │535850 │ 4750 │ │
│ │ │И.Р. │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────┼────────┼─────────┼───┼────────┼─────────┼────────┼────────┼────────┼────────────┼─────┼────────┼───────────┼─────────┼───┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
├──────────┼────────┼─────────┼───┼────────┼─────────┼────────┼────────┼────────┼────────────┼─────┼────────┼───────────┼─────────┼───┤
│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │
└──────────┴────────┴─────────┴───┼────────┼─────────┼────────┼────────┼────────┼────────────┼─────┼────────┼───────────┼─────────┼───┤
│ │ х │ х │11487300│540600 │535850 │ │ │535850 │ 4750 │ │
└────────┴─────────┴────────┴────────┴────────┴────────────┴─────┴────────┴───────────┴─────────┴───┘
Кроме того, сдавая деньги в кассу, кассир заполнил справку-отчет кассира-операциониста. При этом на сумму наличности старший кассир выписал приходный ордер N 155 на 535 850 руб.
Приложив к ордеру отчет, кассир-операционист Суханкина И.Р. сдала деньги в кассу ЗАО "Комфорт". Сам отчет выглядит так:
Справка-отчет кассира-операциониста (форма N КМ-6)
┌──────────────┬──────────┬─────────────────────────────┬──────────────────────┬────────────────────┐
│Порядковый но-│ Номер │ Показания │ Сумма, руб. коп. │ Заведующий отделом │
│мер контроль-├─────┬────┼───────────┬─────────────────┼──────────┬───────────┤ (секцией) │
│ного счетчика│отде-│сек-│контрольно-│ суммирующего │выручки за│денег, воз-├────────────┬───────┤
│(отчета фиска-│ла │ции │го счетчика│ денежного │рабочий │вращенная │ фамилия, │подпись│
│льной памяти)│ │ │(отчета фи-│ счетчика │день (сме-│покупателям│ и., о. │ │
│на конец рабо-│ │ │скальной ├────────┬────────┤ну) по│(клиентам) │ │ │
│чего дня (сме-│ │ │памяти), │на на-│на конец│счетчику │по неис-│ │ │
│ны) │ │ │регистри- │чало │рабочего│ │пользован- │ │ │
│ │ │ │рующего ко-│рабочего│дня │ │ным кассо-│ │ │
│ │ │ │личество │дня │(смены) │ │вым чекам │ │ │
│ │ │ │переводов │(смены) │ │ │ │ │ │
│ │ │ │суммирующих│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │счетчиков │ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │на нули │ │ │ │ │ │ │
├──────────────┼─────┼────┼───────────┼────────┼────────┼──────────┼───────────┼────────────┼───────┤
│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │
├──────────────┼─────┼────┼───────────┼────────┼────────┼──────────┼───────────┼────────────┼───────┤
│ 0148 │ 1 │ 1 │ - │10946700│11487300│540600 │4750 │Иванова С.А.│Иванова│
└──────────────┴─────┴────┴───────────┴────────┴────────┼──────────┼───────────┼────────────┴───────┘
Итого │540600 │4750 │
└──────────┴───────────┘
Итого выручка в сумме Пятьсот тридцать пять тысяч восемьсот руб. 00 коп.
───────────────────────────────────────────── ──────
(прописью)
Принята и оприходована по кассе,
по приходному кассовому ордеру N 155 от "27" ноября 2005 г.
───── ─── ──────── ─
Сдана в банк Мещанское отделение N 7811 Московского банка
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(банковские реквизиты)
Сбербанка России "27" ноября 2005 г.
───────────────── ─── ─────── ──
Итак, дневная выручка была сдана в кассу организации.
Предположим, что других поступлений в этот день в кассу ЗАО "Комфорт" не было.
Деньги из кассы в сумме 485 000 руб. были сданы инкассатору Волкову А.С., о чем свидетельствует расходный кассовый ордер N 345.
Кроме того, 1000 руб. было выдано экспедитору Максимову Т.И., который уходил в отпуск (расходный кассовый ордер N 346).
Остаток наличности в кассе организации на начало 27 ноября был равен 1400 руб.
Таким образом, на конец рабочего дня 27 ноября в кассе организации осталось:
1400 руб. + 535 850 руб. - 485 000 руб. - 1000 руб. = 51 250 руб.
То есть кассовая книга ЗАО "Комфорт" за 27 ноября 2005 года будет выглядеть так: