Индивидуальные предприниматели сами решают, сколько денег им хранить в кассе, а сколько сдавать в банк. А вот организации должны согласовать эту сумму с банком, в котором открыт расчетный счет. В противном случае вам придется сдавать всю выручку в банк. Ведь устанавливая организации лимит остатка, банк еще и дает разрешение тратить деньги из кассы.
Вообще же лимит наличности может быть разным, все зависит от вида деятельности организации. Например, для магазинов банки обычно утверждают лимит, равный среднедневной выручке. И таким образом сразу ставят бухгалтера перед вопросом: что делать с выручкой за субботу и воскресенье? Ведь в выходные банки не работают. Вот и приходится бухгалтеру мучиться с излишком наличности, выдавать ее под отчет самому себе на два-три дня. Чтобы избежать этого, нужно, договариваясь с банком о лимите, увеличить его на предполагаемую сумму выручки за выходные и праздники.
Вырученные суммы, которые превышают установленные пределы, организация обязана ежедневно сдавать в свой банк. Но, как и в каждом правиле, здесь есть исключение. Его предусматривает пункт 9 Порядка ведения кассовых операций. В нем говорится о наличных, которые пойдут на зарплату, пособия по государственному социальному страхованию или стипендии. Такие деньги (любую сумму) можно хранить в кассе три дня. А для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей этот срок еще больше - пять дней.
Если предприятие имеет несколько счетов в различных банках, то лимит может быть установлен любым из них. В другие банки предприятие обязано направить письменное уведомление. В нем нужно указать размер лимита, когда и каким банком он установлен.
Организация должна представить заявку на установление лимита, форма которой приведена ниже. Стоит отметить, что на конец рабочего дня (начало следующего дня) лимитируется только остаток кассы, а не оборот по счету 50 "Касса".
Вносить деньги в банк можно самостоятельно либо через инкассаторов. Любой банк представляет своим клиентам (как организациям, так и индивидуальным предпринимателям) услуги по инкассированию. С банком заключается договор, определяются дни и часы сдачи денег, и после этого инкассаторы начинают регулярно забирать у вас выручку. Безусловно, это очень удобно, но услуги инкассаторов достаточно дорогие. Поэтому небольшие организации и предприниматели, как правило, выручку в банк сдают сами.
В банке вам дают для заполнения бланк, который состоит из трех частей. Первая и третья части бланка остаются в банке, а вторая (квитанция) выдается вам и служит подтверждением для налоговой инспекции, что деньги действительно сданы в банк.
Эту квитанцию вместе с расходным ордером нужно приложить к той части листа кассовой книги, которая заполняется под копирку и отрывается.