┌───────────────────────────────────────────────────────────┬───────┬────────────┬─────────────────┐
│ Дебет │Кредит │ Сумма, │ Код целевого │
│ │ │ руб. коп. │ назначения │
├──────────────────┬─────────────────────┬──────────────────┤ │ │ │
│код структурного│ корреспондирующий │код аналитического│ │ │ │
│подразделения │ счет, субсчет │учета │ │ │ │
├──────────────────┼─────────────────────┼──────────────────┼───────┼────────────┼─────────────────┤
│ │ │ │ │ 2300=00 │ │
└──────────────────┴─────────────────────┴──────────────────┴───────┴────────────┴─────────────────┘
Выдать Заработную плату за март Мартынову Г.А.
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
фамилия, имя, отчество
Основание: приказ N 24/125
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Сумма Две тысячи триста рублей
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
прописью руб. коп.
──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── ───────
Приложение
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
Руководитель организации директор Сергеев Сергеев
──────────── ─────────── ────────────────────
должность подпись расшифровка подписи
Главный бухгалтер Иванова Иванова
─────────── ────────────────────
подпись расшифровка подписи
Получил Две тысячи триста руб. 00 коп.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
сумма прописью
───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────── руб. ______ коп.
"04" апреля 2006 г. Подпись Мартынов
───── ──────── ─── ────────────
По пасп. 0545 184420, выданному 18.01.2002 ОВД Соликамского р-на
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────
наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя
Выдал кассир Иванова Иванова
─────────── ────────────────────
подпись расшифровка подписи
Сотрудник, который получил деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании не позднее чем через три рабочих дня после того, как истечет срок, на который были выданы деньги. Этот срок утверждается приказом руководителя предприятия.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию (форму авансового отчета см. на стр. 224).
Если на предприятии нет такого приказа, то получается, что срок, на который выдаются деньги, не установлен. А в этом случае "подотчетники" должны отчитываться не позже чем через три рабочих дня после того, как получат ту или иную сумму. Иначе в ходе налоговой проверки предприятие могут оштрафовать.
Деньги под отчет можно выдать и сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц. В этом случае нужно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию предприятия, и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом.