Образец

┌─────────┐

│ Код │

├─────────┤

Форма по ОКУД │0302001 │

├─────────┤

ООО "Вияна-сервис" по ОКПО │ │

───────────────────────────────────────────────── └─────────┘

наименование организации

Утверждаю Двести сорок рублей

Авансовый отчет ┌──────┬────────┐ Отчет в сумме ──────────────────────

│Номер │ Дата │ руб коп

├──────┼────────┤

│ 5 │11.01.06│ Руководитель директор

└──────┴────────┘ ──────────────────────

должность

Поспелов И.С.

────────── ─────────────────────

подпись расшифровка подписи

"11" января 2006 г.

┌───────────┐

│ Код │

├───────────┤

Структурное подразделение отдел снабжения │ 1105 │

──────────────────────────────────────────────────────────── ├───────────┤

Подотчетное лицо Сидоров В.В. Табельный номер│ 115 │

────────────────────────────────────────────────────── └───────────┘

фамилия, инициалы

Профессия (должность) менеджер Назначение аванса покупка материалов

──────────────────────── ──────────────────────────────────

┌──────────────────────────────────────────┬─────────┐ ┌───────────────────────────────────────────┐

│ Наименование показателя │ Сумма, │ │ Бухгалтерская запись │

│ │ руб.коп.│ │ │

├─────────────────┬────────────────────────┼─────────┤ ├─────────────────────┬─────────────────────┤

│Предыдущий аванс │ остаток │ - │ │ дебет │ кредит │

│ ├────────────────────────┼─────────┤ ├──────────┬──────────┼──────────┬──────────┤

│ │ перерасход │ - │ │ счет, │ сумма, │ счет, │ сумма, │

│ │ │ │ │ субсчет │руб. коп. │ субсчет │ руб. коп.│

├─────────────────┴────────────────────────┼─────────┤ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│Получен аванс 1. из кассы │ 250 │ │ │ │ │ │

├──────────────────────────────────────────┼─────────┤ ├──────────┼──────────┼──────────┼──────────┤

│ 1а. в валюте (справочно) │ │ │ │ │ │ │

│ 2. │ │ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │

│Итого получено │ 250 │ │ 71 │ 250 │ 50 │ 250 │

│Израсходовано │ 240 │ │ 10 │203,39 │ 71 │ 240 │

│ │ │ │ 19 │ 36,61 │ │ │

│Остаток │ 10 │ │ 50 │ 10 │ 71 │ 10 │

│Перерасход │ │ │ │ │ │ │

└──────────────────────────────────────────┴─────────┘ └──────────┴──────────┴──────────┴──────────┘

Приложение Два документов на двух листах

──────── ───────────

Отчет проверен. К утверждению в сумме Двести сорок руб. коп. (240 руб. 00 коп.)

──────────────

сумма прописью

Главный бухгалтер Лиховцева Н.А. Бухгалтер Рябова А.Н.

─────────────────────────────────────── ───────────────────────────────

подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи

Остаток внесен ┌──────┐

──────────────── в сумме │ 10 │ руб 00 коп по кассовому ордеру N 3 от "11" января 2006 г.

└──────┘

Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир) Медведев И.К. "11" января 2006 г.

────────────── ────────────────────────

подпись расшифровка подписи

____________________________________________________________________________________________________

л и н и я о т р е з а

Расписка. Принят к проверке от Сидорова В.В. авансовый отчет N 5 от "11" января 2006 г.

────────────────────────────────────

на сумму руб. коп., количество документов Два на двух листах

───────────────────── ──── ─────── ──────

прописью

Бухгалтер Рябова А.Н.

────────── ──────────────────── "11" января 2006 г.

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

┌──────┬─────────────────────────┬───────────────────────┬─────────────────────────────────┬───────┐

│Номер │Документ, подтверждающий│Наименование документа│ Сумма расхода │ Дебет │

│по по-│производственные расходы │(расхода) ├───────────────┬─────────────────┤ счета,│

│рядку ├───────────┬─────────────┤ │ по отчету │принятая к учету │cубсче-│

│ │ дата │ номер │ ├───────┬───────┼────────┬────────┤та │

│ │ │ │ │в руб. │ в │в руб. │ в │ │

│ │ │ │ │ коп. │валюте │ коп. │валюте │ │

├──────┼───────────┼─────────────┼───────────────────────┼───────┼───────┼────────┼────────┼───────┤

│ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │

│ 1 │ 10.01.06 │ 002235 │Чек ККМ │ 240 │ │ 240 │ │ 10 │

│ 2 │ 10.01.06 │ 14 │Товарный чек │ 240 │ │ │ │ │

├──────┼───────────┼─────────────┼───────────────────────┼───────┼───────┼────────┼────────┼───────┘

│ │ │ │ Итого │ 240 │ │ │ │

└──────┴───────────┴─────────────┴───────────────────────┴───────┴───────┴────────┴────────┘

Подотчетное лицо Сидоров В.В.

────────────────── ─────────────────────────────────────

подпись расшифровка подписи

11 января Сидоров В.В. заполнил авансовый отчет, в котором указал, на какие цели он израсходовал полученную сумму. К авансовому отчету он приложил два оправдательных документа - чеки продавца. Остаток аванса, 10 руб., он внес в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру N 3 от 11 января 2006 года. Деньги принял кассир Медведев И.К.

Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Рябова А.Н., она же выдала Сидорову В.В. расписку. Все расходы, произведенные Сидоровым В.В., приняты к бухгалтерскому учету. Авансовому отчету присвоен номер 5. Документ подписан главным бухгалтером ООО "Вияна-сервис" Лиховцевой Н.А. и утвержден директором Поспеловым И.С.

[Советы бухгалтеру]

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71.

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выдает сотруднику деньги, а "подотчетник" ставит в ордере свою подпись. Эту операцию бухгалтер предприятия отражает следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

- выданы деньги под отчет.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Получив деньги, кассир составляет приходный кассовый ордер, а бухгалтер предприятия делает следующую проводку:

Дебет 50 Кредит 71

- получен остаток денег от подотчетного лица.

Напомним еще об одном требовании, которым неоправданно пренебрегают некоторые бухгалтеры. Дело в том, что счет 71 "Расчет с подотчетными лицами" - активно-пассивный. Это значит, что в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу и по дебету, и по кредиту. Ведь часто бывает так, что кто-то из работников еще не отчитался по подотчетным деньгам - тогда будет значиться сальдо по дебету. А некоторые сотрудники, наоборот, потратили свои деньги, а предприятие их пока не вернуло. Тогда сальдо по счету 71 значится по кредиту.