Все организации и предприниматели, которые выплачивают своим сотрудникам заработную плату, должны представлять в Пенсионный фонд РФ индивидуальные сведения на каждого сотрудника. Сделать это надо до 1 марта года, следующего за отчетным.
Форму N СЗВ-4-1 бухгалтер должен заполнять по каждому сотруднику отдельно. И копию этого документа бухгалтер также обязан выдать сотруднику. Если сотрудник увольняется, нужно выдать ему индивидуальные сведения по форме N СЗВ-4-1 в последний день работы на предприятии. В этом случае работник также вправе проверить данные, указанные в документе. Если будут найдены ошибки, их нужно исправить и выдать новую форму N СЗВ-4-1.
Если сотрудник продолжает работать, то предоставить ему индивидуальные сведения нужно в течение одной недели после того, как документы примут в Пенсионном фонде. Сотрудник предприятия вправе проверить, правильно ли работодатель указал сведения в форме N СЗВ-4-1. Если бухгалтер допустил ошибки, их надо исправить. А затем еще раз подать индивидуальные сведения в Пенсионный фонд РФ. После этого в течение одной недели исправленная форма N СЗВ-4-1 должна быть снова предоставлена сотруднику.