Любой документ имеет поля для ввода даты и номера документа. Эти реквизиты обязательны для заполнения, и программа не позволит закончить ввод документа, если они не заполнены.
Если при настройке конфигурации для документа установлен признак автоматической нумерации, то поле для ввода номера документа будет содержать номер, автоматически сформированный программой. Этот номер можно исправить, однако программа проследит, чтобы указанный вами номер не совпадал с номерами документов этого же вида, уже введенных в систему.
Если это обусловлено конфигурацией, при вводе документа его номер будет проверяться на уникальность по правилам определенным в конкретной конфигурации и, если при сохранении документа программа обнаружит нарушение требований уникальности, будет выдано сообщение «Номер не уникальный!», тогда введенный номер следует исправить.
Уникальность номеров документов может поддерживаться для документов данного вида в целом, или для документов введенных в пределах определенного интервала времени.
Например, может быть запрещено вводить в течение одного дня накладные с одинаковым номером. С другой стороны, те же накладные за разные даты могли бы иметь одинаковые номера.
В конфигурации может быть задан так называемый префикс номера документа. Это приведет к тому, что при вводе нового документа очередной номер будет предложен не только исходя из установки автонумерации, но и с определенным префиксом. Тем не менее, пользователь может полностью отредактировать предложенный номер, включая его префиксную часть.
Программа предлагает в качестве даты документа рабочую дату, установленную в общих параметрах (пункт «Параметры» меню «Сервис» главного меню программы). В общем случае рабочая дата равна текущей системной дате компьютера. Предложенную программой дату можно изменить.
Реквизит типа «дата»
Для ввода значения типа «дата» необходимо в поле ввода указать дату в формате ДД.ММ.ГГ (число, порядковый номер месяца и две последние цифры года) или ДД.ММ.ГГГГ (число, порядковый номер месяца и четыре цифры года). Применение того или иного формата ввода даты устанавливается параметром «Число цифр в представлении даты» (закладка «Общие» панели настройки параметров системы). Панель настройки параметров системы вызывается через пункт «Параметры» меню «Сервис».
Разделительные точки указывать не нужно — они всегда присутствуют в поле ввода даты. Если дата указана неверно, — например, номер месяца больше 12, — программа не позволит записать такое значение и в этом случае необходимо исправить неверно указанную дату. Также нельзя будет записать пустую дату. Однако, можно отказаться от ввода значения константы, нажав клавишу Esc, тогда будет сохранено ее предыдущее значение.
При вводе даты можно воспользоваться встроенным календарем программы, нажав на кнопку К2 в поле ввода даты или нажав клавишу F4.
При этом на экране появится встроенный календарь программы, в котором мышкой или при помощи клавиатуры можно выбрать необходимую дату. Более подробно работа со встроенным календарем описана в главе 9 «Сервисные возможности».
Реквизит типа «число»
Числовые реквизиты вводятся путем набора нужного числа на клавиатуре. В поле ввода числового реквизита может также присутствовать кнопка вызова калькулятора К3, если это указано при создании документа в процессе настройки конфигурации задачи. При нажатии мышью на эту кнопку на экран будет вызван калькулятор, тогда можно произвести необходимые вычисления и ввести результат в реквизит документа.
Совет. Если кнопка вызова калькулятора не предусмотрена, можно вызвать калькулятор, нажав клавишу F4.
Реквизит типа «строка»
Если реквизит является строкой символов, его ввод осуществляется простым набором необходимых символов на клавиатуре. При этом доступны возможности редактирования символьных строк, предоставляемые операционной системой, например, работа с буфером обмена.
Реквизиты типа «элемент справочника», «документ» и «перечисление»
Если тип значения реквизита документа не является одним из так называемых «базовых типов» (рассмотренные выше число, строка и дата), то ввод значения реквизита осуществляется путем выбора из какого-либо списка значений и в поле ввода такого реквизита всегда присутствует кнопка К1. При нажатии мышью на эту кнопку (также можно использовать клавишу F4) на экран будет выдан список, из которого требуется выбрать необходимое значение. Список может являться справочником (т.е. списком элементов справочника), журналом документов (т.е. списком документов) или перечислением (списком значений перечисления).
Выбор элемента справочника. Необходимую строку в справочнике можно выбрать, дважды щелкнув на ней мышью или нажав кнопку К5 в панели инструментов окна справочника. Кроме выбора элемента справочника, доступны все функции работы со справочником — ввод нового элемента, редактирование, удаление элемента, реорганизация групп многоуровневого справочника и тому подобное.
Если это обусловлено конкретной конфигурацией задачи, справочник из которого производится выбор элемента в качестве значения реквизита, может быть «подчиненным» другому справочнику (см. главу «Справочники»). В этом случае выбор значения реквизита несколько отличается; при нажатии на кнопку К1 сначала появляется окно справочника-владельца, т.е. того справочника, элементам которого подчинены элементы справочника, используемого для данного реквизита. Только после выбора элемента-владельца на экран выведется окно требуемого справочника, в котором можно произвести выбор элемента.
В некоторых случаях, документ может содержать реквизит, значением которого может быть не элемент конкретного справочника, а элемент любого справочника (или нескольких справочников). При этом, при редактировании такого реквизита, перед выводом на экран окна справочника, система предложит выбрать конкретный справочник, элемент которого будет выбираться как значение реквизита.
В этом окне клавиатурой или мышью выбирается наименование требуемого справочника.
Выбор документа. В журнале документов нужный документ выбирается двойным щелчком мышью. Так же, как и при выборе из справочника, здесь доступны все функции для работы с журналом и документами.
Выбор значения перечисления. Для выбора нужного значения из перечисления достаточно указать на это значение мышью.
Отказ от выбранного значения. Для очистки значения, которое вводится путем выбора из списка, следует использовать пункт «Очистить значение» из меню «Действия» главного меню программы.